5 idées reçues sur la plateforme d’échange collaborative pour conseil d’administration démystifié

Trop de mythes et d’idées fausses circulent concernant les plateformes d’échange collaboratives. Il est nécessaire de les dépasser. Cette solution n’est pas systématiquement un outil inaccessible, cher et inadapté. Les portails numériques sont accessibles à toute entreprise : gouvernementale, cotée, non cotée, familiale… et ils offrent bien plus que ce qu’on peut penser.

1. Une plateforme d’échange collaborative pour conseil d’administration est trop chère. FAUX

Les portails digitaux pour la gestion des conseils d’administration ne sont pas toujours aussi onéreux que certains le pensent. S’ils représentent un investissement de départ qui peut sembler important, les économies engendrées ne se feront pas attendre. In fine, elles viendront très probablement équilibrer la dépense et parfois même générer des gains financiers.

En effet, la mise en place d’une plateforme d’échange collaborative permet de diminuer certaines dépenses. Ainsi, elle va induire une baisse des charges liées à la suppression du papier (impressions, photocopies, envois postaux ou par coursier…), au gain de temps (pour vos collaborateurs et administrateurs), aux meilleures décisions (du fait d’une meilleure information) … Toutes ces économies d’un conseil sans papier sont autant de bénéfices que l’on peut attendre d’un tel logiciel.

La disparition des versions papier des documents du conseil va vous permettre de diminuer radicalement vos couts d’impression, depuis le besoin en matières premières aux frais de fonctionnement liés. De plus, l’expédition des documents du conseil d’administration ne sera plus un centre de dépense. Les coûts de mise sous pli, de timbres postaux, de coursiers qui peuvent s’avérer élevés en cas d’envois multiples seront ainsi supprimés.

Avec une plateforme d’échange collaborative, la simplification et l’automatisation des tâches administratives vont être d’un grand secours pour vos équipes. Ces dernières vont pouvoir être réorientées vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. À masse salariale égale, votre entreprise va bénéficier d’une force de travail bien plus utile et performante.

2. Les portails digitaux pour conseil d’administration offrent les même avantages qu’un intranet type SharePoint. FAUX

Il existe plusieurs différences notoires entre une plateforme d’échange collaborative pour conseil d’administration et un intranet de type SharePoint ou Google Drive. La première offre des fonctionnalités supplémentaires, utiles et pertinentes pour les personnels gestionnaires des réunions du conseil comme pour les administrateurs.

Avec un portail numérique, la collaboration est facilitée entre les utilisateurs puisque les notes sont individuelles ou collectives, au choix. À l’inverse, les outils tels que SharePoint et Google Drive ne proposent que des notes collectives, à moins de télécharger le document sur son propre appareil, créant des problèmes de sécurité.

De plus, sur une plateforme dédiée au conseil d’administration, l’accès se fait parfois hors ligne ou en ligne. Pour accéder à un intranet, il est nécessaire d’avoir une connexion internet.

Par ailleurs, la solution numérique dédiée au conseil d’administration prend en compte les spécificités du monde de la gouvernance. Ainsi, l’accès est facilité pour les administrateurs indépendants qui ne disposent pas d’email de la société, et des fonctionnalités de vote, de signature éléctronique ou de rédaction de procès-verbaux sont directement intégrés dans la plateforme pour une meilleure intégration des besoins et priorités.

Enfin, une plateforme d’échange collaborative présente un meilleur contrôle de sécurité. En effet, le téléchargement des documents sur un appareil est rendu impossible puisque même téléchargé, le document reste dans l’application sécurisée.

3. Une plateforme d’échange collaborative est réservée aux grandes entreprises. FAUX

Les portails digitaux ont été adoptés prioritairement par les grands groupes, aussi bien en France qu’à l’international. Néanmoins, ils sont aujourd’hui largement répandus dans tous types d’entreprises et d’organisations, jusqu’aux instances gouvernementales et associations caritatives.

La raison en est que leurs nombreux bénéfices viennent contrebalancer leur coût. Ainsi, il suffit d’avoir un nombre important de documents et/ou d’administrateurs, un éloignement géographique, des réunions fréquentes… et le coût de la plateforme d’échange collaborative est compensé par le gain opérationnel.

De nos jours, un grand nombre de sociétés se retrouvent alors dans la situation où les avantages procurés dépassent amplement les frais d’acquisition. Aussi, les plateformes d’échange collaboratives deviennent très utiles dans une majorité d’entreprises.

4. Toutes les plateformes collaboratives se ressemblent. FAUX

De prime abord, les plateformes d’échange collaboratives peuvent se ressembler. Mais, en y regardant de plus près, des différences notables se font jour. Tous les portails digitaux offrent un éventail de fonctionnalités et d’outils divers et variés.

Il est crucial pour chaque entreprise de se questionner sur les fonctionnalités différenciantes de chacune des plateformes. De cette manière, elle trouvera plus facilement chaussure à son pied. Toutes les sociétés n’ont pas les mêmes besoins, actuels et à venir. Aussi, avant toute acquisition d’un logiciel de gestion du conseil d’administration, il faut faire une étude comparative entre différentes solutions proposées sur le marché.

L’outil permet-il l’importation de dossiers complets ou le gestionnaire doit-il télécharger les documents un par un ? Un utilisateur peut-il conserver ses notes suite à la suppression d’un document ? Quel est le degré d’intuitivité de l’interface ? Quels sont les investissements annuels en sécurité réalisés par le prestataire ? Quels sont les éléments de protection mis en place ? Le fournisseur dispose-t-il des dernières innovations disponibles sur le marché ? Quel service client est associé au produit ?

5. Diligent Boards est adapté à tous, même aux plus averses à la technologie. VRAI

Chez Diligent, nous l’avons compris, la rentabilité d’un investissement dans un logiciel passe avant tout par une adoption massive en interne. Aussi nous avons conçu une plateforme d’échange collaborative de qualité, intuitive et sécurisée.

Au fil des années, nous avons perfectionné Diligent Boards pour que sa prise en main soit la plus facile et rapide possible. Son interface est extrêmement intuitive et simple d’utilisation, même pour les moins experts en technologie. Elle permet également l’interconnectivité des solutions pour toujours plus de simplicité.

De plus, la formation individuelle, gratuite et illimitée, est un réel atout pour accompagner tous les utilisateurs vers une bonne prise en main du portail. Nous offrons aussi un service client de qualité multilingue, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Toujours pour favoriser l’adoption par tous, nous avons cherché à bâtir une solution numérique qui apporte un véritable soutien. Nous avons tout mis en place pour que vous tiriez le maximum de nos solutions et rentabilisiez votre investissement.

Pour conclure, ces grands mythes autour de la plateforme d’échange collaborative ont, nous l’espérons, été décryptés. Les portails numériques ont beaucoup à offrir à votre entreprise et à votre gouvernance.