Technologie

Directeurs juridiques, comment choisir une plateforme numérique collaborative pour votre conseil d’administration ?

La digitalisation des conseils d’administration passe idéalement par la mise à disposition d’une plateforme numérique collaborative auprès des administrateurs. C’est l’outil privilégié par un nombre croissant de sociétés qui souhaitent s’inscrire dans le sens de l’histoire et faire fi du papier. Ce type de solution numérique va permettre également de booster la performance et l’efficacité de tous ses utilisateurs. Mais encore faut-il se doter de la plateforme qui sera la plus utile aux membres de votre conseil ! Pour vous y aider, voici 3 conseils inspirants à suivre pour être sûr de faire le bon choix.

 

1/ Identifiez vos besoins concernant la plateforme numérique collaborative

 

Pour savoir ce qu’il vous faut précisément comme outil collaboratif, commencez par définir vos besoins en la matière. Interrogez-vous : Pourquoi souhaitez-vous digitaliser le conseil d’administration de votre société ? Souvent, nombreuses sont les raisons qui vous amènent à mettre en place une plateforme numérique collaborative. Un tel outil digital est en mesure de procurer beaucoup de bénéfices dont une large part sera au profit direct de votre conseil.

Vous souhaitez peut-être avec cette plateforme digitale de collaboration :

  • Améliorer la qualité des décisions prises par le conseil d’administration,
  • Renforcer la collaboration entre les membres du conseil,
  • Orienter vos collaborateurs vers des tâches à plus forte valeur ajoutée,
  • Faire gagner du temps à tous les utilisateurs,
  • Etre plus éco-responsable,
  • Répondre à un besoin de cybersécurité,
  • Bénéficier d’une solution moderne dans l’air du temps,

Prenez le temps de définir vos axes prioritaires pour ce projet. Pensez à bien détailler tous les besoins qui sont les vôtres en fonction des différents utilisateurs envisagés de la solution. Voyez quels sont vos arguments principaux et ceux qui sont plus accessoires. De cette façon, vous allez déterminer vos priorités dans votre sélection de plateforme numérique collaborative.

En connaissant clairement vos ambitions et vos besoins, il sera plus facile d’identifier les fonctionnalités indispensables à avoir et celles qui représentent un léger plus. Grâce à cette réflexion préalable, vous allez pouvoir faire une pré-sélection de solutions digitales pour votre conseil d’administration au vu des avantages qu’elles procurent.

Nous ne pouvons que vous déconseiller de faire l’impasse sur trois caractéristiques des outils de digitalisation du conseil d’administration :

  1. La simplicité d’utilisation,
  2. La cybersécurité et
  3. Le service client.

Ce sont des éléments indispensables à l’adoption de la plateforme et pour son ROI. Ils sont cruciaux à la réussite de votre projet. Ne les négligez surtout pas !

 

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Diligent Boards est la plateforme numérique collaborative la plus utilisée par les conseils d’administration dans le monde. Construite par et pour les contributeurs du conseil, elle est simple d’utilisation, hautement sécurisée et conviviale. Pour obtenir une démonstration gratuite, cliquez ici.

 

2/ Renseignez-vous sur les options disponibles de l’outil digital collaboratif

 

La connaissance de vos besoins actuels est nécessaire, mais n’est pas suffisante. Il vous faut aussi chercher à anticiper vos besoins à venir. À mesure que la plateforme numérique collaborative sera pleinement adoptée par les membres du conseil d’administration, d’autres demandes vont naître. Ils vont vouloir y réaliser davantage de tâches. L’utilisation du papier va peu à peu devenir obsolète et la digitalisation une réalité au quotidien.

En parallèle, votre entreprise va se développer et, en conséquence, ses besoins vont également évoluer. Ce qui vous est aujourd’hui accessoire deviendra surement indispensable d’ici quelques années. Tous ces points sont à prendre en compte. Même si cela reste difficile, il importe de se projeter dans l’avenir. Cela permet de s’orienter vers une plateforme digitale qui vous suivra de nombreuses années. C’est une perte de temps et d’énergie que de devoir changer de solution après quelques années.

Par ailleurs, au-delà de l’anticipation des besoins futurs, il faut tenir compte de besoins annexes. Les prestataires de plateforme numérique collaborative peuvent proposer d’autres outils connexes très utiles. Aussi, veillez à porter votre sélection sur ceux qui offrent des solutions supplémentaires qui peuvent être intéressantes pour votre entreprise.

Certaines plateformes, comme Diligent, offrent une suite d’outils, le Governance Cloud, qui permet de grandir avec vos besoins. Autrement dit, la solution que vous retenez est évolutive. Elle va s’adapter aux évolutions de vos besoins et attentes afin de vous proposer le meilleur du numérique, au service de votre société. Chez Diligent, vous pouvez ainsi, au-delà de la digitalisation des documents du conseil, bénéficier des logiciels de prise de procès-verbaux ou encore de gestion des entités.

 

3/ Testez par vous-même les plateformes numériques collaboratives !

 

Ne choisissez pas une plateforme numérique collaborative sur un simple formulaire écrit. Un tel choix engageant pour votre entreprise et votre conseil demande davantage d’investigations. Il vous faut vous assurer que l’outil va répondre à vos besoins et être pleinement accepté par tous les administrateurs.

Demandez des démonstrations et des tests gratuits pour vous rendre compte de la facilité d’utilisation de l’outil. Vous verrez ainsi comment les fonctionnalités peuvent être employées, la façon dont elles se présentent et sont activées. Cela vous donnera une bonne information sur l’ergonomie, l’intuitivité et le niveau d’expertise requis de la plateforme numérique collaborative.

La sécurité étant un aspect fondamental, renseignez-vous en particulier sur ce point. Sollicitez en particulier des tests de pénétration pour vous assurer que vous choisissez le bon prestataire. Même si les certifications et autres garanties sont importantes, il n’en demeure pas moins qu’une vérification dans le réel est bien plus démonstrative de la sécurisation de la plateforme digitale visée.

Par ailleurs, n’hésitez pas à demander à parler à des clients existants. Il est important qu’une certaine transparence du prestataire en la matière vous permette de vous assurer que d’autres entreprises comme la vôtre ont adopté la plateforme numérique collaborative.

Enfin, il est intéressant de voir des faits concrets concernant l’outil numérique de collaboration. À cet égard, vous pouvez consulter, par exemple, les plans de développement du produit ou les investissements réels effectués dans l’amélioration du logiciel. D’une façon générale, la capacité et la volonté du prestataire à répondre favorablement à vos demandes et à chercher à ce que vous soyez convaincu à 100 % de votre choix sont essentielles.

 

Pour faire le meilleur choix pour votre conseil d’administration, il est capital de porter votre attention sur les besoins que vous éprouvez à vous doter d’une plateforme numérique collaborative. Il vous faut aussi savoir quelles sont les options disponibles dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. Enfin, à l’image de ce que vous proposent les équipes de Diligent, prenez le temps de tester les solutions du marché pour voir celle qui vous correspond le mieux.

 

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