Principaux résultats de l’étude Forrester : Diligent Boards fait gagner du temps, réduit le flux de travail et diminue les risques.

Diligent Boards est une solution logicielle de gestion pour les conseils d’administration qui fournit un environnement sécurisé permettant de créer, de gérer et de partager les documents du conseil d’administration et des comités, y compris leurs livres et les procès-verbaux des réunions. Ce logiciel permet aux membres du conseil d’accéder en toute sécurité aux documents et de collaborer, où qu’ils se trouvent.

Diligent a récemment chargé Forrester, une société internationale de conseil et de recherche, de réaliser une étude de Total Economic Impact™ (TEI) analysant Diligent Boards  aux côtés de quatre autres solutions :Diligent ESG, Diligent Entities, Diligent Risk et Diligent Compliance.

Depuis plus de deux décennies, Forrester publie des rapports TEI qui aident les consommateurs de technologies pour entreprises à les analyser en vue de prendre leurs décisions technologiques internes. Ces rapports permettent également aux entreprises technologiques de fournir une vitrine objective de l’impact financier de leurs solutions. Les rapports TEI sont établis sur la base d’une vérification diligente, des avis de clients indépendants et de recherches primaires. Derrière chaque étude TEI se trouve un cadre sectoriel vérifié.

Ici, nous examinons les avantages, les coûts et les risques associés à un investissement dans Diligent Boards. Lisez la suite pour connaître les points forts et les principales leçons à retenir du rapport TEI sur Diligent Boards.

Contexte et enjeu commercial

Pour prendre des décisions importantes, les conseils d’administration s’appuient sur les possibilités d’accès aux informations confidentielles et de partage et discussion de celles-ci de manière transparente et sécurisée. Pourtant, traditionnellement, ces documents se présentent sous forme de copies papier et de pièces jointes au format PDF, faciles à corrompre et moins simples à compiler, à mettre à jour et à distribuer en temps opportun. Même si des solutions de gestion des conseils ont été mises en place, ses membres et ceux des comités les contournent souvent par des méthodes de communication plus familières telles que les e-mails, les sites SharePoint et les dossiers physiques, exposant ainsi les documents sensibles à un risque de divulgation fortuite.

« Il est facile d’oublier un classeur. Si vous êtes à l’aéroport, par exemple, vous risquez de le laisser quelque part. Tous les types de scénarios peuvent se produire », explique le juriste gouvernance d’une société de services publics.

Les risques de sécurité ne sont que l’une des nombreuses préoccupations des professionnels de la gouvernance qui compilent les documents du conseil d’administration. La création de livres et de classeurs pour les conseils d’administration et les comités est un processus chronophage, avec les inévitables modifications de dernière minute et des mises à jour qui compliquent encore plus les choses.

« Essayer d’obtenir des documents provenant d’autres pays, les documents arrivent en retard… et puis essayer de les présenter avec exactitude… c’était très compliqué… »
— Un juriste gouvernance d’une entreprise de services publics

L’objectif : 150 réunions simplifiées

Pour ce rapport, Forrester a interrogé cinq représentants de divers secteurs d’activité ayant déjà utilisé Diligent Boards. Le cabinet a ensuite regroupé leurs réponses sous forme de l’expérience d’une multinationale imaginaire qui compterait 10 000 employés, aurait un chiffre d’affaires annuel de 5 milliards de dollars et dont le conseil d’administration et les comités se réuniraient 150 fois par an.

Pour l’étude, cette organisation composite comportait 10 membres du conseil d’administration et 50 utilisateurs disposant de Diligent Boards. Le logiciel était déployé sur quatre mois pour remplacer la solution logicielle de gestion pour conseil d’administration utilisée auparavant.

Dans la liste de souhaits des personnes interrogées sur la solution idéale de gestion pour conseils d’administration, les priorités premières comprenaient l’amélioration de la sécurité, un support produit de haute qualité, la compatibilité avec les solutions de gouvernance existantes et, finalement mais non des moindres, une expérience utilisateur que les membres du conseil trouveraient intuitive afin de minimiser les contournements.

Les avantages quantifiés

L’un des plus grands avantages quantifiables de Diligent Boards a été le gain de temps, quelles que soient les méthodes utilisées par les personnes interrogées : manuelles ou autres produits logiciels.  « En ce qui concerne le passage à Diligent Boards, je dirais qu’il a réduit de 75 % le temps que les avocats et les juristes consacraient à la préparation des documents pour le conseil d’administration », a déclaré le directeur des services financiers. Le délai grâce à Diligent Boards a été de « deux ou trois heures pour préparer les documents et les envoyer ».

Pour le juriste gouvernance d’entreprise, obtenir les documents dans les délais quand le temps presse exige souvent un juriste junior, un juriste senior et un directeur juridique. Avec Diligent Boards, « je peux le faire moi-même », avec un gain de temps estimé entre 75 et 80 % à partir de la mise en ligne des documents jusqu’à leur vérification.

Ce gain de temps profite également à la gestion de l’informatique. Selon les personnes interviewées, les solutions précédentes de gestion pour conseils d’administration exigeaient du personnel informatique dédié pour résoudre les problèmes et administrer les comptes : « deux responsables, quatre personnes offshore. Cela faisait partie de leur travail et compliquait énormément les choses », a déclaré le directeur des services financiers.

Avec Diligent Boards, le personnel chargé des documents du conseil peut gérer lui-même l’informatique. Les mises à jour du système, par exemple, « entrent automatiquement », a observé le juriste gouvernance de cette entreprise de services publics. « Elles ne sont pas fréquentes et elles peuvent être exécutées en arrière-plan, mais de temps à autre, le logiciel va vous dire que quelque chose est en cours d’installation. Lorsque vous le lancez, la mise à jour est faite. » De plus, avec Diligent Boards, les organisations peuvent supprimer leur ancien logiciel de gestion pour conseil d’administration, soit des économies de plus de 167  000 USD sur la valeur actualisée ajustée en fonction du risque sur trois ans.

La facilité d’utilisation a permis de réaliser des économies supplémentaires grâce à la réduction des risques. En d’autres termes, l’interface intuitive de Diligent Boards signifie que les membres du conseil d’administration sont plus susceptibles de conserver des documents sensibles au sein de ce portail sécurisé. Par exemple, ils utilisent la solution pour partager des informations plutôt que de recourir à des solutions de contournement risquées telles que « envoyez-moi simplement un PDF par e-mail ».

Le directeur des services financiers a estimé que 60 % des membres du conseil d’administration et des comités demandaient des PDF avec la plateforme précédente, mais que moins de 10 % le font avec Diligent Boards. Le secrétaire général adjoint d’une compagnie d’assurance a partagé une expérience similaire. « Aujourd’hui, je peux honnêtement dire qu’au cours des dernières réunions du conseil d’administration, aucun membre ne m’a contacté pour obtenir une copie des documents. »

Les avantages non quantifiés

« [Diligent Boards] nous permet de communiquer efficacement, avec précision et rapidité, avec les membres de notre conseil et nos dirigeants, et c’est le seul produit qui a été capable de répondre à tous ces besoins. »
— Juriste gouvernance d’entreprise, entreprise de services publics, interrogé pour le rapport TEI

Bien qu’il soit plus difficile d’estimer le coût d’avantages tels que la flexibilité, la simplicité et la commodité, les personnes interrogées ont également considéré avoir obtenu une valeur significative dans ces domaines. Selon eux, Diligent Boards a rendu le fonctionnement du conseil d’administration plus facile et plus efficace de diverses façons, parmi lesquelles :

• permettre aux nouveaux membre du conseil d’administration d’accéder aux documents d’intégration, d’information et d’initiation de manière sécurisée et transparente via des dossiers à accès limité ;
• partager de manière sécurisée les documents avec les régulateurs et les auditeurs via des comptes visiteurs spéciaux ;
• améliorer la réactivité des membres du conseil et des comités en regroupant les documents et les communications à un seul endroit.

« Avant, si j’envoyais un e-mail à leur adresse interne, je pouvais ne pas avoir de réponse pendant plusieurs jours », souligne le juriste gouvernance de l’entreprise de services publics. « Avec [Diligent Boards], je remarque que depuis son implémentation, nous obtenons des réponses instantanément. » De même, les signatures sont effectuées « quelques minutes après le chargement, car la plupart de nos utilisateurs laissent Diligent Boards ouvert tout le temps. »

Les personnes interrogées ont également insisté sur la sécurité et la mobilité de Diligent Boards, qui leur ont permis de tenir les membres du conseil d’administration au courant et de maintenir le fonctionnement de ce dernier en période de perturbation des activités, comme la pandémie de Covid 19. « Sans Diligent, j’aurais été dans les classeurs d’immeubles de bureaux », a commenté l’assistant juridique en gouvernance d’entreprise d’une entreprise de services publics.

En outre, les personnes interrogées ont trouvé que travailler avec l’entreprise Diligent fournissait de la valeur ajoutée. Ils ont tout apprécié, des capacités supplémentaires des solutions de gouvernance, de gestion des risques et de conformité de Diligent aux informations transmises lors des conférences de Diligent sur la gouvernance. « Il est agréable d’être considéré comme étant de son époque et de montrer aux membres de notre conseil d’administration que nous sommes sensibles aux meilleures pratiques et technologies de gouvernance disponibles », a déclaré le responsable informatique de l’entreprise du secteur de l’énergie.

En outre, selon les personnes interrogées, Diligent Boards améliorait le processus de prise de décision du conseil d’administration et de ses comités. En ayant accès d’avance aux derniers documents, avec la possibilité de les lire et de prendre des notes, les conversations sont plus éclairées et les décisions adoptées sont plus pertinentes.

« Sans aucun doute, [Diligent Boards] est un meilleur produit. Il nous permet d’organiser les réunions du conseil d’administration et de prendre des décisions plus rapidement. »
— Un directeur des services financiers interrogé pour le rapport TEI

Pour en savoir plus, téléchargez le rapport complet de Forrester sur l’impact économique total de Diligent Boards.