Recettes gagnantes pour DSI pour la prise de décision à distance

Durant les dernières semaines, les DSI comme les instances de gouvernance ont été exposés à d’importants enjeux de prise de décision et de management de crise à distance. Bien évidemment, de nombreuses entreprises et décideurs manquaient d’expérience pour organiser une prise de décision rapide et efficace à distance et assurer l’alignement de tous autour de ces décisions. Rappelons que 60% des Européens n’avaient pas travaillé une seule journée depuis leur domicile en 2018, selon l’OCDE.

Dans un premier temps, les efforts se sont concentrés sur la technologie et les DSI sont sortis grandis par la réussite de cette adaptation technique à la volée. Pour la majeure partie des managers, DSI inclus, s’en sont suivis des journées de visio s’enchainant sur des horaires élargis, avec une efficacité parfois douteuse. Puis, en quelques semaines, DSI et gouvernance ont gagné en maturité sur la prise de décisions à distance et les pratiques se sont progressivement différenciées pour une prise de décision plus performante.  Retour sur quelques pratiques des DSI à partager pour la suite des prises de décision à distance.

Il n’y a pas un processus de décision mais des processus de décision.

A distance, il est important de faire la différence entre des décisions dites d’autorité, pour lesquelles la décision autonome devra donner lieu à des actions visant à faire informer et faire accepter, des décisions d’arbitrage ou de consensus qui viendront s’intégrer dans une réflexion plus globale et concertée et enfin des phases de consultation, préalables à une décision individuelle.

La nature de la prise de décision doit être pensée et partagée, de manière honnête et transparente. Le processus d’engagement des collaborateurs et décideurs se distinguera alors plus clairement.

1^ère conséquence d’une prise de décision à distance mature et performante : Moins de discussions et plus d’écrits. Il s’agit de garder trace mais aussi de s’adapter à différents styles de communication individuels.

2ème conséquence d’une prise de décision à distance mature et performante : un mix entre décisions synchrones et asynchrones où tout ne se joue pas en réunion. Les moyens technologiques de communication asynchrone ont leur place et le principe « par défaut » de la réunion pour prendre des décisions doit être questionné.

3ème conséquence d’une prise de décision à distance mature et performante : la responsabilité de la décision peut se décliner à un autre niveau de granularité. La réflexion amont de la décision a en effet intérêt à être segmentée et déléguée, pour tendre vers un focus et un engagement plus explicites, tout au long de la prise de décision.

Organiser la prise de décision à distance en asynchrone

Les solutions de Digital Workplace offrent des canaux de communication qui permettent à une équipe d’obtenir les mêmes informations, de tenir des discussions en ligne, de préparer voire d’arbitrer certaines décisions. La prise de décision peut s’organiser autour d’espaces temporaires (la décision étant alors abordée comme un projet) accessibles à des équipes plus petites avec moins de décisions à prendre. Elles pourront ainsi discuter des détails d’une décision et conserver les informations associées.

Le questionnement d’un document de proposition peut soutenir cette prise de décision à distance.

Le principe : Une personne qui souhaite qu’une décision soit prise crée une proposition : elle comprend la décision qui doit être prise et une première analyse (avantages et inconvénients, détails liés à cette décision et inconnues restant à approfondir). La proposition est ensuite transmise à l’équipe (sous la responsabilité de son « propriétaire ») qui dispose d’un espace pour poser des questions de clarification.  Une fois que ces questions de clarification posées, le « propriétaire » répond, modifie la proposition le cas échéant. La proposition de décision est annoncée, les objections étant encouragées. Une réunion n’est organisée que si les objections méritent un échange pour finaliser la décision.

Préparer les réunions, un temps essentiel pour une bonne prise de décision au sein de la DSI

Une visio se planifie rapidement, sans coût, et il est très facile de tomber dans la surabondance et la dilution des objectifs. Parmi les bonnes pratiques recensées auprès des DSI :

• Privilégier des réunion courtes, maximum 45 minutes avec des objectifs et un nombre de participants resserrés, pour des réunions plus fructueuses et dynamiques. Les participants ne sont impliqués que dans les points de l’agenda auxquels ils peuvent apporter une contribution significative.
• Un responsable pour chaque élément de l’ordre du jour qui rassemble à l’avance toutes les informations pertinentes et les met à la disposition des participants en précisant comment chacun est censé se préparer.
• Une préparation individuelle, avec annotations

Il ne faut évidemment pas hésiter à interagir en amont : demander des éclaircissements, discuter au préalable des sujets controversés avec les participants concernés. Cela permet de se concentrer sur les problèmes les plus urgents qui nécessitent la présence virtuelle complète de l’équipe pendant la réunion.

Pour une réunion, garder le cap et rester orienté sur les résultats

Dès la mise en place du confinement, certains DSI ont organisé des réunions régulières, journalières ou hebdomadaires, souvent plus fréquentes qu’en face à face, qui ont progressivement gagné en formalisme.

• Un ordre du jour clair est le facteur le plus important pour la prise de décision en réunion. Il est nécessaire de rester concentré sur lui et de fermer chaque point de l’agenda avec la définition et l’attribution explicite des prochaines actions.
• Appeler de manière proactive et adressée les participants à partager leur opinion, poser des questions individuelles, permet de rendre les participants plus attentifs (pour ne pas être pris au dépourvu) , encourage la participation des plus introvertis et

diminue les prises de parole multiples ou intempestives.

• Après la réunion virtuelle, la formalisation de la prise de décision doit être particulièrement rapide. Les compte-rendus avec les actions à entreprendre augmentent la probabilité que les participants honorent les décisions.

Ne pas confondre vitesse et précipitation pourrait devenir selon les DSI interrogés un leitmotiv pour la prise de décision à distance avec des bonnes pratiques qui rappellent certains modes de fonctionnement d’un conseil d’administration.