Comment rédiger le PV de l’assemblée générale efficacement ?

Comme nous vous l’expliquions dans notre article sur la rédaction du procès-verbal idéal, l’exercice ne s’improvise pas. Ce type de document répond à des obligations légales qu’il faut connaître. Les règles de rédaction du PV d’assemblée générale varient en outre selon le statut de votre entreprise. Voici un article pour vous aider à rédiger ce document obligatoire dans le cadre de vos communications avec vos partenaires et associés.

Qui doit rédiger le PV d’assemblée générale ?

Le PV d’assemblée générale relève de ce qu’on appelle les actes “sous seing privée”.

Sa rédaction revient aux instances de gouvernance de l’entreprise, et plus généralement à leurs membres ou représentants légaux. Les PVs incarnent de véritables documents stratégiques pour l’entreprise.

Dans les faits, la personne qui rédige est souvent un “tiers”, c’est-à-dire un rédacteur interne. Celui-ci peut relever de la direction juridique ou du secrétariat de direction.

Dans le cas des sociétés anonymes (SA) ou des sociétés en nom collectif (SNC), c’est le secrétaire de séance qui rédige le PV. Ce ou cette secrétaire relève du choix de l’assemblée. Dans d’autres cas, il peut s’agir d’une personne interne à l’entreprise, habilitée à rédiger ce type de document.

Notez que le fait de laisser la rédaction du PV à un tiers, même en interne, ne décharge pas les membres des organes exécutifs de la responsabilité civile qu’implique le PV. Le procès-verbal relève effectivement de l’obligation légale de communication aux associés et aux actionnaires.

Quoi qu’il en soit, la société n’a généralement pas besoin d’un notaire pour réaliser son PV d’AG. Elle peut, en revanche, souhaiter avoir recours à un expert externe, tel qu’un avocat.

Dans quel délai rédiger un PV d’assemblée générale ? L’entreprise n’a pas l’obligation de procéder à sa rédaction directement après la réunion. Si, cependant, la rencontre a été agitée, il peut être utile de proposer un brouillon de PV à la présidence d’assemblée et à un associé pour éviter les désaccords ultérieurs.

Que contient un procès-verbal d’AG ?

Le contenu d’un PV d’assemblée générale varie selon la forme juridique de l’entreprise.

PV d’AG de SARL et de SNC

Les PV d’assemblées générales des sociétés à responsabilité limitée dites SARLs doivent comprendre un certain nombre d’éléments obligatoires. Il s’agit à peu près des mêmes éléments que ceux prévus pour les PV d’AG de SNC, ou sociétés en nom collectif :

– date et lieu de la rencontre ;

– noms, prénoms et qualité de la personne à la présidence de l’assemblée ;

– fichiers soumis à l’AG ;

– résumé factuel des échanges ;

– texte des résolutions “mises aux voix”, qu’elles aient été adoptées ou rejetées ;

– résultat des votes ;

– les PVs de SNC doivent aussi comprendre le détail des documents soumis pour discussion.

Le PV d’assemblée générale d’une SARL doit aussi détailler les noms et prénoms des associés présents pendant l’assemblée, ou représentés par procuration. Si l’AG est digitalisée, ces personnes sont dites “réputées présentes”. Le nombre de parts sociales que chacun détient doit, quoi qu’il arrive, apparaître dans le PV.

Les assemblées générales peuvent effectivement, dans certains cas, se dérouler à distance, en visioconférence. Ce n’est cependant pas le cas pour les AG qui portent sur les comptes annuels ou consolidés. Si l’AG s’est déroulée en ligne, le PV doit détailler les éventuelles difficultés techniques rencontrées pendant les échanges.

PV d’assemblée dans les sociétés anonymes

Les PV d’AG de SA relèvent strictement du rôle du ou la secrétaire de séance. Ce PV reprend plusieurs éléments des PV de SARL, avec quelques spécificités en plus :

– date et lieu de la rencontre ;

– fichiers soumis à l’AG ;

– résumé factuel des échanges ;

– texte des résolutions “mises aux voix”, adoptées ou rejetées ;

– Résultat des votes.

À ces éléments s’ajoutent également :

• mode de convocation des participants ;
• ordre du jour des différents points à discuter pendant la réunion ;
• nombre d’actions participant aux votes ;
• nombre d’actionnaires présents ou représentés par rapport au nombre d’actionnaires minimum nécessaire pour que les délibérations puissent être valables : le dit “quorum” ;
• allocution de la présidence ;
• interventions et observations des actionnaires, qu’elles soient orales ou écrites, et réponses ;
• “composition du bureau”, entendez par là l’identité de la personne à la présidence de l’assemblée, mais aussi de ses « scrutateurs » et du ou de la « secrétaire de séance”.

Pour rappel, les scrutateurs procèdent au décompte et à l’enregistrement des votes pour anticiper une éventuelle contestation.

Paraphes et signatures de procès-verbal : spécificités

Les signatures et paraphes des procès-verbaux d’AG relèvent eux aussi de règles spécifiques.

Signatures, paraphes et utilités

Signer un procès-verbal revient à s’engager au respect des résolutions prises lors de la rencontre. Cette signature atteste en outre que ce qui est écrit dans le procès-verbal correspond à la réalité des propos échangés. Elle sert aussi de repère en cas de différend, quand il s’agit d’identifier les personnes responsables du contrôle des votes des résolutions.

Parapher un procès-verbal d’AG consiste à y apposer une signature abrégée, par exemple des initiales. Ce paraphe figure sur l’ensemble des feuilles recto-verso qui composent le PV. Seule la dernière n’affiche pas de paraphes, mais des signatures. Si des corrections ou ratures apparaissent, des paraphes doivent également y être apposés. Ils attestent de l’authenticité de la totalité du document.

Qui signe et qui paraphe le PV ?

Ici encore les législations sont précises, et divergent selon la forme juridique de votre entreprise :

• Dans les SARL, les gérants associés se chargent de signer et de parapher le PV d’AG. Selon Infogreffe, toutes les personnes qui occupent des fonctions sociales dans l’entreprise doivent aussi le signer.
• Le président du conseil d’administration, les scrutateurs et le ou la secrétaire du bureau désignée parmi les actionnaires signent et paraphent les PV des sociétés par actions. Le PV s’inscrit dans ce cas dans la gestion des documents stratégiques du conseil.
• Les associés présents signent et paraphent les PV d’AG des SNC.

Simplifier la rédaction des PV d’AG

Vous l’avez compris, rédiger le PV de l’AG n’est pas une tâche simple. Pour faciliter la mission, nous proposons une fonctionnalité dédiée à ce travail, Diligent Minutes. Cette solution logicielle facilite le travail du rédacteur de PV. Une interface guide la rédaction selon les différentes obligations légales de la structure.

Le logiciel enregistre en outre vos précédentes informations pour pouvoir les ajouter automatiquement lors de vos futures rédactions. Les PVs que notre logiciel permet de créer profitent par ailleurs du chiffrement des données. Vous assurez ainsi la sécurité informatique des données confidentielles. Le document généré se télécharge ensuite au format texte, pour un partage facilité.