Quelles sont les qualités essentielles du legal operations officer ?

Né aux États-Unis, le poste de Legal Operations Officer commence seulement à s’implanter dans les Directions des Affaires Juridiques françaises (DAJ). “Legal Ops est donc un nouveau métier, à plusieurs facettes. Chargé d’améliorer les processus de travail des juristes, ce poste se partage entre l’optimisation de l’organisation des directions juridiques et leur digitalisation. Il doit encourager la productivité, tout en accompagnant le changement avec tout le doigté nécessaire. Un métier polyvalent, demandant, qui réclame certaines appétences et traits de caractère. Quel type de personnalité se cache derrière le profil du legal operations officer ?

Qualité 1 : Un vrai goût pour le digital

D’un point de vue très global, le corporate legal operations officer doit être capable de regarder sa direction juridique avec assez de recul pour identifier ses dysfonctionnements et leur trouver des solutions. De plus en plus, son choix se porte dans ce cas vers des outils innovants, souvent digitaux, qui soulagent les juristes des tâches les plus répétitives.

Les legal opérations managers (LOM) se révèlent ainsi à l’origine de la digitalisation des directions juridiques de grands groupes tels qu’Airbus ou Sanofi. Il faut dire que les exigences réglementaires qui planent sur les DAJ se font de plus en plus nombreuses.

Avec l’adoption du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données européen – RGPD dont on commence seulement à tirer les leçons – la confidentialité des informations sensibles se dresse comme une des missions principales des directions juridiques. À ces nouveaux enjeux s’ajoutent ceux liés à l’émergence des technologies hypersécurisées comme la Blockchain. La cybersécurité des documents juridiques doit ainsi constamment se renforcer pour assurer la traçabilité des échanges juridiques.

Les défis digitaux auxquels font face les juristes se multiplient donc, et réclament un poste dédié à leur gestion. Le Legal Ops a par conséquent, parmi ses missions, celle de choisir les legaltechs – ou logiciels juridiques -, les plus adaptées à la réussite des objectifs de l’équipe.

Il faut pour cela qu’il ait une bonne maîtrise du marché des solutions juridiques, et qu’il soit familier de l’utilisation de ces outils. En prouvant qu’il entretient lui-même un usage intuitif des logiciels qu’il sélectionne pour la DAJ, le legal operations officer convainc plus facilement de leur facilité d’utilisation.

Qualité 2 : Une sensibilité au change management

Comme l’illustre l’exemple ci-dessus, le Legal operation manager a la lourde tâche d’installer de nouveaux modes de fonctionnement au sein de la DAJ. Si ces changements visent des processus plus efficaces, ils impliquent aussi des bouleversements dans les méthodes de travail des juristes. La digitalisation n’est effectivement pas le seul domaine où le LOM peut réformer :

• Il peut développer de nouveaux modes de collaboration, plus axés knowledge management, par exemple grâce à un tableau de board juridique ;
• Il choisit souvent des outils d’automatisation des documents juridiques, pour libérer du temps à son équipe ; note rédaction : possibilité d’ajouter le lien vers l’article du même thème quand il sera publié
• Souvent, il opte pour de nouveaux process de services clients en interne ;
• Le legal operations officer peut aussi choisir une politique RH spécifique à la DAJ, qui vise à fidéliser les juristes.

Comme dans tout projet d’accompagnement du changement, le Legal Operations manager doit donc avoir des qualités d’analyse. Il anticipe les effets qu’auront les évolutions qu’il entreprend sur la DAJ, mais aussi sur les opérationnels, et sur la société dans sa globalité.

Le Legal operations Officer gagne aussi à faire preuve de souplesse et d’adaptabilité. Malgré les plans qu’il a pour son équipe juridique et les efforts qu’il y investit, ses projets ont de grandes chances de ne pas se développer à 100% comme prévu. Le Legal Ops doit pouvoir accepter les résistances aux changements et prendre le temps de les comprendre. Il peut aussi, parfois, être amené à faire évoluer la stratégie qu’il avait mise en place.

Enfin, le bon LOM fait preuve d’écoute et d’empathie. Comme l’écrit Benjamin Sylvand, Docteur en sciences cognitives, dans un article sur la gestion du changement pour Manager Go !, manager le changement implique d’être capable d’en accepter les impacts émotionnels, et notamment la peur. Les qualités d’écoute du Legal Ops sont donc centrales. “Il ne s’agit pas d’être sympathique, mais empathique”, précise B. Sylvand.

Qualité 3 : Avoir une mentalité « couteau suisse »

En France, le métier de Legal Ops est en construction. Les prétendants au poste ne doivent donc pas avoir peur d’ajouter des missions à leurs fiches de poste, en fonction des besoins de leurs sociétés. Le Legal operations officer apprécie la flexibilité de ses activités, et sait donc être force de proposition.

Certaines compétences se retrouvent dans plusieurs descriptions de poste de LOM. Elles révèlent la nécessité d’avoir un profil professionnel polyvalent, ou à fort potentiel de diversification :

• Beaucoup de Legal Operations Officiers sont des seniors, anciens juristes reconvertis. Ils maîtrisent les modalités de travail des DAJ, et ont assez de recul pour analyser objectivement le fonctionnement d’une équipe juridique ;
• Ils ont une certaine sensibilité numérique ;
• Les Legal Operations managers doivent être à l’aise avec les chiffres, et savoir répondre des budgets qu’ils adoptent devant le directeur juridique (un métier juridique lui-même en pleine mutation) ;
• Interfaces entre les juristes et les opérationnels, les postes de Legal Operations Officers requièrent un talent pour les ressources humaines.

Ce profil professionnel peut laisser penser à bien des candidats qu’ils ne cochent pas toutes les cases pour être le Legal Ops parfait. Le multitasking n’est pourtant plus considéré comme un gage de productivité. Plus que d’être capable de jongler entre des missions diversifiées, les directions juridiques espèrent surtout d’un LOM qu’il fasse preuve des qualités humaines nécessaires pour soutenir leur quotidien.

S’il est “couteau-suisse”, c’est donc d’abord parce que le Legal operations manager a le souci de résoudre les problèmes de ses collègues qu’il est efficace à son poste. Cette fibre humaine s’accompagne souvent de qualités parallèles, telles que la diplomatie, l’écoute et la capacité d’analyse.