Quelles technologies pour des réunions efficaces du conseil d’administration ?

Il est essentiel pour votre entreprise que les séances du conseil d’administration soient parfaitement organisées. Des réunions efficaces permettent aux administrateurs de se concentrer sur leur mission principale afin de voter les meilleures orientations pour votre société. Pour y parvenir, il est très utile de s’appuyer sur des outils technologiques fiables, sûrs et pratiques qui vont venir faciliter la collaboration. Sur quelles solutions numériques s’appuyer pour des réunions du conseil d’administration plus performantes ?

1. Pensez à Diligent Boards, le logiciel leader de gestion du Conseil d’Administration pour des réunions efficaces

Il est essentiel pour le bon déroulement de vos séances du conseil d’administration que vous veilliez à organiser efficacement leur préparation. Un logiciel de dématérialisation des documents, tel que Diligent Boards, est une solution qui va vous aider à assurer une organisation optimale.

Ce type d’outil numérique est vecteur d’efficacité et de productivité pour le secrétariat du conseil d’administration. Il va soutenir la préparation en amont des réunions afin d’en faciliter l’exécution. Il représente une aide précieuse pour gagner du temps et de l’argent en toute sérénité.

Avec la solution de dématérialisation des documents du Governance Cloud, vous vous débarrassez du papier efficacement et à votre rythme. Vous partagez des documents instantanément avec les administrateurs et l’équipe de direction. Un simple glisser-déposer suffit pour réaliser la transmission de tout le dossier préparatoire d’une séance du conseil grâce au portail digital, même avec plusieurs formats de documents à l’intérieur de ce dossier.

Les tâches deviennent alors bien moins chronophages, rendant les réunions efficaces avec Diligent Boards. Vous n’avez plus besoin de camper à côté de l’imprimante pendant des heures ou de distribuer des documents à jour à l’entrée de la salle du conseil. Pour chaque changement de dernière minute, il vous suffit de corriger le document et de le partager en un clic. Vous n’avez plus besoin de tout réimprimer pour ensuite organiser une nouvelle expédition des éléments dans l’urgence.

Les membres du conseil reçoivent en temps réel tous les éléments pour leur future réunion. Cela représente un gain de temps pour eux également. Il n’est plus nécessaire d’attendre les expéditions en format papier par voie postale ou de coursiers. C’est aussi une tâche ennuyante, fastidieuse et sans valeur ajoutée en moins !

Ainsi, les administrateurs disposent le plus en amont possible des documents pour des réunions plus efficaces. Ils peuvent ainsi les étudier correctement, échanger à leur propos et se forger une opinion à défendre lors de la séance du conseil à venir.

Le logiciel de dématérialisation des documents pour les séances du conseil d’administration est une solution qui améliorera l’exécution des missions administratives, tout en avantageant également les administrateurs. Il représente donc une option bénéfique à toutes les parties.

2. Diligent Minutes, un logiciel de gestion des procès-verbaux pour plus d’efficacité pendant et après les réunions du conseil d’administration

Pour rendre les réunions efficaces, il est également très utile de se doter d’un outil de gestion des comptes-rendus. À ce titre, Diligent Minutes permet de rationaliser les procès-verbaux (PV) de réunion pour profiter de nombreux avantages.

Parmi les multiples bénéfices à utiliser un logiciel pour PV, il faut noter la meilleure lisibilité que ce dernier offre. En permettant au gestionnaire du conseil d’administration d’être accompagné dans la rédaction du document, il va disposer d’un modèle-type avec des éléments pré-remplis. En effet, le logiciel Diligent Minutes du Governance Cloud va pouvoir s’aider des informations déjà complétées, telles que celles contenues dans la convocation, pour proposer un compte-rendu partiellement complété.

Ainsi, la forme du document est normalisée. Il en devient alors plus facile à remplir mais également à relire et approuver. Le secrétaire du conseil peut ainsi plus simplement rédiger le procès-verbal. Le compte-rendu ainsi produit est homogène avec tous les précédents, ce qui facilite le suivi des tâches.

Par ailleurs, être accompagné d’un logiciel de gestion des PV permet de gagner du temps pour rendre les réunions efficaces. Plus rapidement rédigé, partagé, validé et corrigé, le compte-rendu devient une tâche moins chronophage et rébarbative. Tout le monde y gagne, du secrétariat aux administrateurs.

En outre, un outil comme Diligent Minutes permet de collaborer à distance et en temps réel pendant l’approbation des comptes-rendus. Ainsi, il n’y a plus besoin de contrôler les différentes versions du document, tout est automatisé et mis à jour en temps réel.

Pour ne rien gâcher à ces réunions efficaces, le logiciel est hautement sécurisé. Le secrétaire du conseil travaille sur le même document sécurisé. Le travail en cercle fermé permet de limiter le risque de fuite d’information ou d’erreur humaine. Le compte-rendu est ainsi protégé. Les administrateurs y accèdent au moyen d’une double authentification qui garantit la bonne protection des informations.

En conclusion, les outils du Governance Cloud de Diligent permettent aux secrétaires du conseil de gagner du temps et d’être plus efficaces pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Ils permettent des réunions efficaces et productives, orientées vers l’essentiel : la prise de bonnes décisions pour l’avenir de l’entreprise.