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C’est quoi une GED, Gestion Électronique des Documents ?

Dans notre article sur les logiciels de gestion d’entreprise, nous indiquons que l’un de leurs principaux avantages relèvent de la centralisation des données. Pas de centralisation numérique des données, cependant, sans GED. Mais c’est quoi une GED ? Les grands groupes ont majoritairement adopté la Gestion Électronique des Documents, et les TPE-PME commencent à s’y intéresser également. Il faut dire que les systèmes de gestion numérique des fichiers permettent d’assurer la sécurité informatique de l’entreprise, mais aussi sa conformité juridique. Définition, fonctionnement, avantages pour l’entreprise : voici tout ce qu’il faut savoir sur la GED.

C’est quoi une GED, ou Gestion Électronique des Documents : définition

L’acronyme GED désigne la “Gestion Électronique des Documents”. La GED se définit donc comme un système informatique destiné à faciliter la gestion des documents digitaux. Ce système relève en général d’un logiciel professionnel.

Comme le précise le Référentiel général de gestion des Archives du gouvernement, la GED se différencie de la GEIDE. La “Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise”, ou GEIDE, s’apparente davantage à ce qu’on a désormais renommé la “gestion du contenu de l’entreprise”. On parle donc plus dans ce cas d’ECM, ou Enterprise Content Management. La GED relève ainsi des documents, l’ECM – ex GEIDE – des contenus.

La GED couvre par conséquent la numérisation des documents papiers de l’entreprise, ainsi que tous les processus digitaux impliqués dans le flux de ses documents. Seul un système de GED permet d’appliquer aux documents électroniques les mêmes obligations légales qu’aux documents papier. La gestion numérique des fichiers encadre donc tout le cycle de vie du document dématérialisé, et digitalise l’ensemble des processus métiers liés à la gestion documentaire :

  • création ou numérisation d’un document ;
  • stockage en ligne ;
  • indexation selon un système de classement prédéfini ;
  • recherche documentaire qualifiée et filtrée ;
  • consultation du document numérisé ;
  • diffusion en interne ;
  • archivage numérique selon les lois en vigueur dans les différentes filiales de l’entreprise ;
  • gestion des versions passées et de la version actualisée du document.

4 fonctionnalités principales d’un logiciel de GED

Pour répondre à la question “C’est quoi la GED ?”, pensez donc qu’un logiciel de Gestion Électronique des Documents s’organise selon 4 usages principaux : acquisition du document, stockage, gestion et diffusion :

  • L’acquisition documentaire s’effectue soit en numérisant un document papier, soit en créant un dossier digital en ligne, soit en communiquant des fichiers numériques par voie informatique.
  • Le logiciel de GED permet ensuite de stocker ces documents en toute sécurité, tout en garantissant la conformité légale des pratiques d’archivage mises en place.
  • La GED incarne aussi une gestion documentaire facilitée par des fonctionnalités de filtrage, de classement, de recherche qualifiée des fichiers ;
  • cette gestion électronique implique en outre des pratiques de numérisation et de partage des documents facilitées, par exemple en téléchargeant des dossiers entiers.

Votre entreprise dispose-t-elle de plusieurs filiales ? Au-delà du choix du bon logiciel de GED, la question qui va vous occuper relève dans ce cas aussi de la conformité juridique de votre gestion électronique. Nous vous invitons donc à découvrir Diligent Entities, un logiciel de gestion des entreprises internationalisées, spécialisé dans la conformité juridique. Cliquez ici pour une démo de Diligent Entities.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de gestion documentaire numérique ?

La diffusion du télétravail depuis 2020 impose aux entreprises de numériser les documents qui ne l’étaient pas encore. Elles ont aussi l’obligation de choisir de nouveaux modes d’échanges documentaires, digitaux mais également cyber-sécurisés.

La tendance croissante au travail à distance a effectivement permis aux cyberpirates de multiplier leurs attaques. D’où la nécessité de recourir à des logiciels professionnels de gestion documentaire. La traçabilité des documents est assurée. L’accès aux informations est contrôlé.

L’enjeu auquel permet de remplir la GED relève également, comme expliqué ci-dessus, de la conformité juridique. Seul un logiciel dédié à la gestion documentaire peut permettre d’installer des signatures électroniques juridiquement valides. C’est aussi ce type d’outil qui automatise les chaînes de procédures légales pour éviter les erreurs, faire gagner du temps aux utilisateurs et réduire les risques de non-conformité. Côté archivage, les durées légales de conservation sont automatiquement respectées.

Les logiciels de Gestion Électronique des Documents ont aussi la réputation d’améliorer les performances des collaborateurs. Ils rendent les documents accessibles en permanence, et ce sur tous les supports informatiques : ordinateurs, mais aussi smartphones et tablettes. Ils se synchronisent en outre aux autres solutions métiers de l’entreprise, pour devenir des centres partagés et transversaux de stockage documentaire. Garants d’une performance accrue des équipes, les logiciels de gestion des documents sont d’ailleurs très utilisés des CA, ou conseils d’administration.

Autres avantages de la GED pour les sociétés, associations et établissements publics

Les avantages de la GED ont déjà été détaillés ci-dessus, et relèvent notamment de la conformité juridique, de la cybersécurité et de la productivité des collaborateurs. La gestion documentaire numérique a cependant encore d’auteurs atouts :

1 / Économiques : numériser l’ensemble des documents de la structure permet de réaliser de réelles économies de papeterie. Plus besoin d’impression, de courriers, de mesures d’archivage ou encore de coursier pour délivrer tel ou tel fichier à faire signer. Tout se fait en ligne, de façon 100% sécurisée.

2 / Écologiques : la dématérialisation des processus papier réduit donc aussi l’empreinte carbone de l’entreprise.

3 / Temporels : la digitalisation des processus documentaires permet d’épargner aux collaborateurs des démarches chronophages, liées à l’archivage ou à la lenteur de communication des documents papiers. Fini les parapheurs, désormais les partage de documents se font en ligne, parfois de façon automatisée. Les utilisateurs accèdent ainsi facilement aux dossiers, quand ils le souhaitent et de partout. Plusieurs personnes peuvent en outre travailler en même temps sur le même document.

3 / Organisationnels : La numérisation des fichiers, mais aussi des processus liés à la gestion documentaire facilite le travail collaboratif en ligne. Un même dossier peut être modifié de façon synchronisée. Chacun accède aux modifications réalisées par les autres, tout en ayant la garantie d’accéder à la version la plus actualisée du document. Les procédures de communication interne s’en voient également améliorées.

Il existe plusieurs démarches indispensables pour bien choisir son logiciel GED. Il s’agit de répondre à un certain nombre de questions, qui vont du volume de documents à traiter, aux fonctionnalités de gestion documentaire souhaitées, en passant par les capacités d’évolution attendues de la part de l’éditeur. Lisez notre article sur comment choisir un logiciel de gestion documentaire pour tout savoir sur ce sujet.

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