Que devez-vous inclure dans votre rapport sur le gouvernement d’entreprise ?

Créé par une ordonnance de juillet 2017 prise en application de la loi Sapin 2, le rapport sur le gouvernement d’entreprise est établi par le conseil d’administration à destination de l’assemblée générale des actionnaires. Il est joint au rapport de gestion et se substitut au rapport du président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance sur le gouvernement d’entreprise. Défini par la réglementation et bénéficiant de préconisations du code Afep-Medef, il est un document majeur des conseils.

Rappel des dispositions légales concernant le rapport sur le gouvernement d’entreprise

La réglementation française à travers l’article L.225-37 du Code de commerce contraint les conseils d’administration à établir un rapport sur le gouvernement d’entreprise. Celui-ci est présenté par le conseil à l’assemblée générale avec le rapport de gestion ou comme une section spécifique en son sein. Ce rapport de gestion, institué par l’article L. 225-100, doit être présenté avec les comptes annuels et, le cas échéant, les comptes consolidés.

De plus, l’Ordonnance n°2017-1162 du 12 juillet 2017 portant diverses mesures de simplification et de clarification des obligations d’information à la charge des sociétés inclut dans son premier chapitre plusieurs dispositions concernant ce rapport. Ainsi, les sociétés cotées sont contraintes d’y intégrer une présentation détaillée des rémunérations perçues par leurs mandataires sociaux (article L. 225-37-3). Les dispositions suivantes listent un grand nombre d’autres informations précises à faire mentionner dans le rapport.

Le rapport sur le gouvernement d’entreprise selon le code Afep-Medef

Tout au long document, le code sur le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées Afep-Medef évoque le rapport sur le gouvernement d’entreprise, reprenant notamment les obligations légales précédemment évoquées.

Les préconisations générales du code de gouvernance

Le rapport doit rappeler que la société se réfère au code Afep-Medef et apporter des explications en cas de non respect de certaines préconisations (point 27.1), comme de non suivi des recommandations du Haut Comité de gouvernement d’entreprise (27.2). Au 1.8, il précise que « le rapport sur le gouvernement d’entreprise rend compte de l’activité du conseil ». Il doit aussi rapporter l’activité des comités spécialisés (14.2).

Le règlement intérieur décrivant les modes d’organisation et de fonctionnement du conseil est intégré à ce rapport (2.2) ainsi que publié sur le site web de la société. Ce règlement intérieur intègre les modalités d’organisation des travaux des administrateurs ainsi que la composition du conseil. Le code ne donne pas en la matière de règles précises considérant que chaque société est différente et la mieux placée pour « d’adopter le mode d’organisation et de fonctionnement qui lui permet d’accomplir au mieux ses missions ».

Le rapport sur le gouvernement d’entreprise inclut également la politique de diversité du conseil d’administration (6.2). Dans le cadre de la réflexion prescrite en matière « d’équilibre souhaitable de sa composition et de celle des comités qu’il constitue en son sein, notamment en termes de diversité (représentation des femmes et des hommes, nationalités, âge, qualifications et expériences professionnelles …) », le document doit reprendre la présentation de la politique, ses objectifs, ses modalités d’application et ses résultats annuels.

De plus, le rapport doit expliquer l’appréciation des critères d’indépendance d’un administrateur (8.5). Ainsi il faut expliciter la pertinence ou non de certaines caractéristiques permettant de qualifier un membre du conseil d’indépendant.

Par ailleurs, les rapports sur le gouvernement d’entreprise font état annuellement de la réalisation des évaluations des administrateurs (9.3) ainsi que des éventuelles suites qui leur sont données.

Le rapport intègre également un récapitulatif des séances du conseil d’administration (10.1). Il convient d’y mentionner leur nombre, ainsi que celui des comités spécialisés, et la participation individuelle des membres du conseil.

Les rapports sur le gouvernement d’entreprise sont aussi des documents résumant les mandats des membres du conseil (13.3). Ainsi, pour chaque administrateur, il faut noter la date de début de mandat, celle de fin, ses « mandats et fonctions exercés dans d’autres sociétés, sa nationalité, son âge, la principale fonction qu’il exerce » et le nombre d’actions possédées (19). De plus, pour chaque comité spécialisé du conseil, une liste nominative est jointe.

La question de la rémunération dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise

Le rapport sur le gouvernement d’entreprise intègre aussi de nombreux éléments concernant les rémunérations. Le code rappelle à ce propos que la loi impose de faire figurer dans ce rapport « la rémunération totale et les avantages de toute nature versés, durant l’exercice, à chaque mandataire social, ainsi que le montant des rémunérations et des avantages de toute nature que chacun de ces mandataires a reçus durant l’exercice de la part des sociétés du groupe » (25).

Le document va compiler les sommes versées à chaque membre du conseil (20.4) selon la politique de répartition des jetons de présence mentionnée. De plus, le rapport doit préciser l’obligation de détention d’actions par les dirigeants mandataires sociaux (22) ou encore les modalités de rémunération variable des dirigeants mandataires sociaux exécutifs (24.3.2).

Les rapports sur le gouvernement d’entreprise doivent tous comporter un chapitre entier consacré à la rémunération des mandataires sociaux (25.2). Il doit être rédigé avec l’aide du comité des rémunérations. Le code Afep-Medef liste ensuite les différents éléments à présenter selon un modèle qu’il fournit en annexe, dont :

• les règles d’attribution de la partie variable annuelle et pluriannuelle ;
• une description de la politique d’attribution d’options d’actions et d’actions aux dirigeants mandataires sociaux ;
• une présentation des options d’actions et des actions de performance attribuées ;
• une description de la rémunération individuelle de chaque dirigeant mandataire social ;
• une présentation de la politique d’attribution de jetons de présence ;
• des informations sur les systèmes de retraite.

Les précisions du guide pratique du Haut Comité de gouvernement d’entreprise

Depuis sa création en 2013, le Haut Comité de gouvernement d’entreprise (HCGE) propose un guide d’application pour faciliter la mise en œuvre des recommandations du code Afep-Medef. Concernant le rapport sur le gouvernement d’entreprise, il détaille les différents points à intégrer dans la seconde partie du document.

À travers 7 pages, les différents points que ce guide pratique distingue sont :

• « Référence à un code de gouvernement d’entreprise ;
• Le conseil d’administration ;
• Le conseil et la communication avec les actionnaires et les marchés ;
• Les comités du conseil ;
• Le cumul d’un contrat de travail et d’un mandat social ;
• L’obligation de détention d’actions des dirigeants mandataires sociaux ;
• Les rémunérations des mandataires sociaux. »

Institué récemment en juillet 2017, le rapport sur le gouvernement d’entreprise est devenu un document majeur pour la gouvernance des sociétés. Imposé par la réglementation et détaillé par le code Afep-Medef, il représente une avancée notable dans le reporting interne des entreprises pour une information optimale des actionnaires.