La plus grosse erreur commise dans la rédaction d’un procès verbal de réunion

Dans le cadre de la digitalisation des rapports de réunion, des erreurs peuvent être commises. En effet, il existe de nombreuses difficultés et complexités dans la bonne rédaction d’un procès verbal de réunion. Aussi, il est si facile de commettre une petite erreur. Parmi toutes celles qu’un secrétaire de séance pourrait commettre, il en existe une plus importante que les autres. Elle est en mesure d’avoir un impact fort sur la société et sur son avenir. Aussi il faut veiller à ne pas la commettre en suivant les bonnes pratiques. Découvrez de quoi il s’agit !

Pourquoi faut-il noter de façon digitalisée ce qui se passe durant les réunions ?

Il est essentiel de noter tout ce qui a été dit durant les réunions. Ce constat est d’autant plus vrai pour les assemblées générales de société. La rédaction d’un procès verbal de réunion est une action réellement indispensable qu’il convient de réaliser avec beaucoup d’attention. Elle va éditer l’acte qui permet d’avoir une preuve de tout ce qui a été discuté. Un PV est un document qui va attester des sujets traités et des discussions débattues lors d’une réunion.

Avec ce procès-verbal de réunion, s’il y a des conflits avec les clients de l’entreprise ou qui que ce soit d’autre, il y a alors une preuve de ce qui a été dit. Le PV sert de référence pour certifier des éléments vus lors d’une réunion. Il est ultra capital de chercher à établir de meilleurs procès-verbaux de réunions, pour les conseils d’administration en particulier.

Avec la rédaction d’un procès verbal de réunion idéal, la société se protège contre toute contestation, attaque ou remarque. Elle dispose d’un document formalisé qui reprend l’ensemble des discussions et résolutions prises officiellement. Ainsi la société peut se défendre bien plus facilement en cas de litige.

Quelle est la plus grosse erreur dans la rédaction d’un procès verbal de réunion ?

Selon Megan Baier, partenaire avec Wilson Sonsini Goodrich & Rosati, la plus grosse erreur qui puisse être commise en matière de rédaction d’un procès verbal de réunion est d’être trop succincte. Elle constate que les rapports de réunion manquent de précision. Ils sont constitués de trop peu d’éléments.

Prenons un exemple. Si une réunion dure 5 heures et que le rapport comporte seulement deux lignes, il ne peut correspondre alors à ce qui s’est dit durant la réunion. En effet, des discussions aussi longues ne peuvent se résumer si rapidement. Pour arriver à un tel résultat, il a été nécessaire d’amputer les échanges de la réunion de façon importante. Aussi, il est impossible de considérer qu’il soit correctement établi.

Le risque lorsqu’il manque des éléments à un compte-rendu réside dans la difficulté de prouver tel ou tel échange ou discussion. Les PV doivent permettre d’engager des actions pour la société. Aussi il leur incombe de parfaitement détailler tous les aspects. De plus, il faut se prémunir de toute contestation ou nullité. La société doit pouvoir, sur la base de ce qui est écrit, engager les décisions prises sans contrainte.

Pour autant, il ne faut pas tomber dans le travers inverse et intégrer trop de détails. C’est un autre risque d’erreur qui ne résout pas les difficultés. Il ne faut, en aucun cas, reproduire l’ensemble des discussions et noter tous les sujets évoqués dans le détail. Cela noie les décisions prises, perd le lecteur et ne facilite en rien la bonne exécution des actions décidées lors de la réunion.

Il est donc nécessaire de trouver le juste équilibre entre le trop peu et le trop. La rédaction d’un procès verbal de réunion est alors une affaire de savant dosage qu’un bon secrétaire de séance sait comprendre.

Conseil pour éviter cette grosse erreur dans la rédaction d’un procès verbal de réunion

Megan Baier fournit un précieux conseil pour se prémunir de tout risque d’erreur. Elle explique que le niveau de détail d’un rapport doit certes être dicté par la longueur de la discussion, mais également par le sujet évoqué.

En effet, s’il s’agit d’un thème banal et ordinaire, le rapport peut retranscrire les discussions de façon rapide. Une telle thématique a peu d’importance et d’impact sur la société et son avenir. Aussi, il n’est pas nécessaire de trop s’attarder dessus. Le compte-rendu pourra être ultra bref, voire même éluder totalement certains aspects totalement dénués de toute implication.

Par contre, plus les sujets sont d’importance, plus il est nécessaire de les détailler. En effet, ce sont ces thèmes qui peuvent entraîner des situations conflictuelles. Aussi il appartient au secrétaire de séance de parfaitement bien les retranscrire fidèlement pour qu’il soit plus facile d’y revenir plus tard. Il lui importe donc de parfaitement déterminer les sujets d’importance au regard de la société, son activité et ses enjeux d’avenir.

Mais au-delà même des thématiques d’importance pour la société, ce qui devrait être le plus détaillé, ce sont les domaines à risque pour l’entreprise. Si le risque est ce qui guide la réunion, les bons sujets sont alors traités. La rédaction d’un procès verbal de réunion doit alors parfaitement intégrer les thèmes qui peuvent générer un niveau de risque important. Le compte-rendu doit chercher à s’attacher à fournir moult détails concernant ces aspects cruciaux.

Il faut cependant noter qu’il existe une exception notable à cette nécessité de détails pointus. Ainsi, les sujets réellement sensibles au niveau de l’entreprise ne doivent pas être retranscris en intégralité. Il ne faut pas trop détailler ce type de points, ni même les enregistrer.

Par exemple, si le sujet d’une réunion porte sur les dividendes. Le procès-verbal ne doit pas fournir un niveau de précision trop important. Ce type de discussion doit faire l’objet d’un traitement concis et rapide.

La rédaction d’un procès verbal de réunion revêt une grande importance pour toute société. Elle va garantir la bonne application des décisions prises et permettre de se protéger de tout litige, comme de toute contestation. Aussi, chaque entreprise doit s’attacher à établir un compte-rendu de réunion le plus complet possible, sans omission ni oubli. Sans tomber dans l’exhaustivité à outrance, le PV doit être représentatif de tous les sujets abordés les plus importants pour la société.