Comment optimiser les documents nécessaires à une réunion du conseil d’administration ?

La réunion du conseil d’administration doit être préparée avec beaucoup de soin pour permettre aux administrateurs de prendre les meilleures décisions. Pour remplir leurs missions, ces derniers doivent disposer des informations adéquates au regard de l’ordre du jour. C’est pourquoi il est impératif que les gestionnaires puissent fournir les documents nécessaires de la meilleure façon qui soit. Quels sont les 3 conseils à suivre pour optimiser la gestion documentaire d’une séance du conseil d’administration ?

1. Fournir le juste niveau de documentation pour la réunion du conseil d’administration

Il est utile de s’assurer de fournir le bon niveau de données aux administrateurs, ni trop peu, ni pas assez. Il est très courant que les documents transmis pour un conseil d’administration fassent plusieurs centaines de pages. Or, aucun administrateur n’aura le temps de tout lire. Pour la bonne organisation d’une séance, il faut chercher à privilégier la qualité à la quantité.

Le secrétariat doit pouvoir compter sur son professionnalisme et son jugement pour déterminer quels éléments sont indispensables à une réunion du conseil d’administration. Le nombre de pages ainsi que leur présentation sont des points qu’il doit prendre en compte. Il faut veiller à optimiser avec discernement la gestion de projet dans un souci de bonne communication entre les différentes parties prenantes impliquées.

La réunion du conseil d’administration doit pouvoir se dérouler avec des éléments à jour et fiables. Les données fournies sont d’une grande importance pour les décisions à prendre. Aussi, leurs sources doivent être correctement vérifiées au préalable.

Il est important d’inclure dans le dossier d’une réunion :

• l’ordre du jour de la séance,
• les procès-verbaux de la réunion précédente à valider,
• le mémo du PDG (Président-directeur général),
• des documents permettant de nourrir le débat autour des thèmes à l’ordre du jour,
• le rapport financier de la société,
• les documents de travail des comités spécialisés.

Avec la digitalisation des conseils d’administration, certaines organisations en ont profité pour transmettre davantage encore de documents aux administrateurs. Puisqu’elle ôte toute limite de documents, la transformation numérique a entraîné une multiplication des volumes envoyés. Cependant, il faut veiller à bien différencier le type de données, pour que les informations supplémentaires ne viennent pas occulter les informations importantes, ce qui empêcherait les administrateurs d’aller au cœur d’une problématique.

Afin de permettre à tous les administrateurs de prendre connaissance et d’approfondir chacun des points à l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration, certaines entreprises choisissent activement de limiter la taille de leurs documents à moins de 100 pages. C’est une façon d’affirmer avec fermeté la nécessité de concentrer la documentation sur les points capitaux éclairant les décisions stratégiques à prendre. Il ne faut pas que le conseil se perde dans des conjectures opérationnelles du quotidien qui ne sont pas de son ressort.

Le but de la documentation fournie aux membres du conseil est de répondre aux contraintes de procédure, d’assurer la bonne gouvernance de l’entreprise et d’éclairer leurs réflexions. Ils doivent pouvoir disposer de données (rapports et chiffres) à mettre en perspective pour étayer leur analyse. Elles viendront approfondir leur connaissance en association avec leur propre expérience. Les éléments fournis doivent enrichir le débat afin que le conseil prenne la meilleure décision qui soit pour l’avenir de l’entreprise.

2. Anticiper les impondérables pour laisser suffisamment de temps aux administrateurs

Pour une bonne préparation d’une réunion du conseil d’administration, il est important de fixer des jalons et de laisser assez de temps à la révision. Il est peu probable qu’une fois partagés avec les administrateurs, vos documents du conseil ne bougent plus. Les changements de dernière minute sont monnaie courante. Ils doivent être intégrés dans la planification de la publication des documents du conseil d’administration.

Le gestionnaire d’une réunion du conseil d’administration peut être très perturbé par les modifications et ajouts dans les documents. Aussi, il est important de fixer des dates limites claires et fermes aux personnes contributrices. Un rétroplanning est alors un outil indispensable permettant que tout se déroule parfaitement bien avant la séance du conseil.

Ces dates butoirs doivent laisser un peu de marge au secrétaire avant l’envoi des documents aux administrateurs. Il faut aussi insister sur leur caractère irrévocable et relancer éventuellement les retardataires.

Ensuite, il est bon que le délai d’examen et d’approbation de la part de la hiérarchie soit suffisant. Il est nécessaire alors d’intégrer le temps des éventuelles révisions des documents pour la réunion du conseil d’administration. Ces délais sont très variables d’un organisme à un autre. Les structures très pyramidales et réglementées sont parmi les moins rapides en la matière.

Que vous préfériez envoyer les documents au fur et à mesure ou en un seul envoi, assurez-vous de laisser assez de temps à vos administrateurs pour relire les documents, surtout s’ils font plusieurs centaines de pages. Cela veut aussi dire, parfois, de prendre en compte les retards d’envoi, les modifications et les anticiper.

3. Utiliser des outils technologiques adaptés lors de la réunion du conseil d’administration

Ce n’est un secret pour personne, la préparation des documents des réunions du conseil et de ses comités est une tâche longue et fastidieuse, bien qu’essentielle. Avec des outils comme Diligent Boards, les secrétaires du conseil passent en moyenne 6 fois moins de temps à préparer les réunions pour un meilleur résultat final.

Aussi, la gestion documentaire numérique représente une véritable voie d’amélioration pour le secrétariat du conseil. Avec un outil technologique, tel que Diligent, les modifications de dernière minute comme l’ajout d’une ligne ou la mise à jour d’un chiffre dans un document sont très simples à réaliser avant la réunion du conseil d’administration. Il suffit de corriger le document, puis de le placer dans l’espace personnel des membres du conseil d’administration par un simple glisser-déposer. Les administrateurs seront ensuite automatiquement notifiés de ce changement.

Avec une documentation papier, ces modifications impliquent la correction, l’impression d’une nouvelle page, le remplacement de la page et le ré-assemblage des dossiers. Et si les éléments ont déjà été transmis aux administrateurs, le casse-tête se poursuit avec les envois postaux ou par coursier.

L’outil digital ne simplifie pas uniquement la vie du service administratif du conseil, il impacte aussi celle des administrateurs. Ces derniers peuvent accéder à leurs documents partout où qu’ils se trouvent grâce à un simple appareil électronique. Ils n’ont plus besoin de transporter les énormes dossiers papier dans leur mallette.

Grâce à une navigation simple et intuitive, les membres du conseil d’administration ont accès aux éléments facilement. Des options de recherche poussées permettent de trouver rapidement et en un clic la documentation relative à chaque point de l’ordre du jour. Ils peuvent disposer de fonctionnalités connexes pour aller plus loin : échanges sécurisés avec les autres administrateurs, annotations des documents…

En conclusion, il est important que le secrétaire du conseil apporte aux administrateurs les informations nécessaires à la prise de bonnes décisions et ce le plus en amont possible. En s’aidant de la technologie, il est plus simple de respecter ces prérequis et ainsi d’offrir les bases d’une séance du conseil véritablement utile pour une meilleure stratégie de votre société.