Faut-il utiliser une salle de données virtuelle pour les réunions du conseil d’administration ?

Dans le cadre de la gouvernance moderne, une salle de données virtuelle peut sembler une solution toute choisie pour réunir en un même espace toutes les parties prenantes à l’organisation d’une séance du conseil d’administration. Mais pour stimuler une bonne gouvernance propice à son épanouissement, une société a la possibilité de faire d’autres choix technologiques. Tout en veillant particulièrement sur les aspects sécuritaires devenus si essentiels, quelle utilisation d’une data room peut être faite pour les réunions du conseil d’administration ?

Une salle de données virtuelle est très utile pour la préparation des séances du conseil d’administration

Disposer d’une salle de données virtuelle représente bon nombre d’avantages lors des processus de préparation d’une réunion du conseil d’administration. En effet, en amont, il est décisif de pouvoir parfaitement sécuriser la collecte des documents qui seront employés lors de la séance du conseil. Pour ce faire, les solutions Secure File Sharing et Secure Meeting Workflow de Diligent offrent des avantages fondamentaux, grâce à notre connaissance du fonctionnement des conseils et les retours de nos 650 000 utilisateurs mondiaux.

Une data room est un excellent outil pour partager des fichiers en toute sécurité. Elle dispose de solutions de protection haut de gamme protégeant les données stockées de tout hacker. En préparant votre séance du conseil dans une salle de données virtuelle, vous diminuez vos risques et offrez le même niveau de protection qu’à vos documents finaux.

Les documents nécessaires à une réunion du conseil sont le plus souvent des documents classés très sensibles ou confidentiels. Ce sont des rapports et des études internes, des analyses statistiques sur les performances de la société, des réflexions stratégiques, des éléments budgétaires… Mais ce sont avant tout des documents non finalisés en cours d’élaboration qui évoluent et vont évoluer encore. Aussi, il est indispensable qu’ils ne soient en aucun cas divulgués hors de la société, que le gestionnaire puisse tracker les différentes versions et accès des utilisateurs.

Ces matériaux extrêmement sensibles, s’ils font l’objet d’une fuite de données peuvent avoir des conséquences néfastes et coûteuses pour l’entreprise. Pour protéger les informations les plus confidentielles, les conseils d’administration et les membres de la direction ne peuvent plus, de nos jours, compter sur des solutions tels que les réseaux internes et les clouds classiques, trop peu sécurisés et auquel de nombreuses personnes de l’équipe informatique ont accès.

Aussi, pour garantir la confidentialité extrême des documents du conseil, il faut se doter d’un outil avec une sécurité suffisante, tel que les data room de Diligent. Les documents y sont puissamment cryptés et stockés pour le classement. Les intervenants, qu’ils soient internes à la société ou externes, disposent de leur propre accès privé et sécurisé avec un espace dédié où ils peuvent télécharger leurs documents.

Par ailleurs, une salle de données virtuelle représente un véritable levier d’amélioration de la collaboration des équipes lors de la phase préparatoire des séances du conseil d’administration. Cet espace de travail permet de faire interagir toutes les parties prenantes de la préparation pour une efficacité optimale. Dans le cadre de la préparation d’un conseil, plusieurs directions peuvent être mobilisées pour différents points à l’ordre du jour. Des prestataires extérieurs peuvent également avoir une mission à exécuter. Aussi, il importe qu’ils travaillent ensemble conjointement avec fluidité et performance. Une data room offre cet espace de travail adapté.

Enfin, avec des outils tels que Secure File Sharing et Secure Meeting Workflow, vous pouvez rationaliser la préparation des séances du conseil d’administration. Outre l’aspect sécuritaire, il est possible d’organiser l’automatisation de la compilation, la distribution et la gestion des documents de réunion. Les contributeurs peuvent ainsi recevoir des rappels automatiques tout au long de la phase préparatoire.

Une salle de données virtuelle n’est pas idéale pour la révision des documents du conseil d’administration

Alors que la data room s’avère un précieux outil en amont, la salle de données virtuelle n’est pas la solution idéale pour la révision des documents des réunions du conseil d’administration. Un portail digital représente un meilleur outil car il permet d’avoir ses propres versions des documents, un agenda des réunions à venir, et un outil d’annotation nécessaires à une bonne préparation des administrateurs. En somme, il offre un panel de fonctionnalités qui s’adaptent mieux à cette étape.

En zoomant sur ce que permet une solution de pointe telle que Diligent Boards, le leader mondial des portails digitaux pour conseil d’administration, il est plus facile de voir les bénéfices qu’elle apporte.

Ainsi, notre solution permet d’éditer les ordres du jour des séances du conseil, les convocations, les procès-verbaux… Il est également possible de facilement dupliquer les formulaires pour créer rapidement des livres du conseil d’administration. Chaque administrateur a la possibilité de consulter les différentes versions des documents présents sur son espace. Il peut les annoter et gérer ses notes. Il est possible d’organiser des votes, des évaluations et des questionnaires.

Les membres du conseil peuvent collaborer facilement et échanger entre eux de façon sécurisée. Ils peuvent participer de multiples façons : poser des questions, signer des documents, remplir les questionnaires, voter des résolutions… L’ensemble des contacts est centralisé pour plus d’efficacité. Un calendrier permet à chaque administrateur de voir en un clin d’œil toutes ses réunions.

Pour accéder à Diligent Boards, n’importe quel appareil électronique suffit : un smartphone, une tablette ou un ordinateur. Un administrateur peut donc consulter ses éléments du conseil où qu’il soit dans le monde, à n’importe quelle heure, et même hors ligne. L’ensemble des documents du conseil est mis à jour en temps réel. Un service d’assistance de pointe est disponible tous les jours de l’année et à toute heure.

Enfin, tout comme une salle de données virtuelle, le portail digital Diligent Boards est intuitif et ultra sécurisé. Les données y sont cryptées. Des autorisations d’accès différenciées peuvent être accordées au niveau d’un document ou d’un utilisateur. En cas de perte ou de vol d’un appareil d’un utilisateur, le verrouillage et l’effacement à distance peuvent être réalisés pour éviter toute fuite de données.

Pour conclure, une salle de données virtuelle représente la meilleure solution en amont d’une réunion du conseil d’administration, lors des processus de préparation, pour sécuriser la collecte des documents. Par contre, il est préférable de faire appel à un portail digital pour la révision des documents des réunions du conseil par les administrateurs et parties prenantes. Pour éviter des failles de cyber-sécurité et optimiser la gouvernance, il est essentiel que ces deux systèmes technologiques communiquent parfaitement entre eux.