Sécurité

Sécuriser ses données : pourquoi Secure Meeting Workflow ?

Les conseils d’administration sous-estiment encore les cyberrisques, malgré une conscience accrue de leur responsabilité dans la prévention des attaques. C’est en tout cas la conclusion d’une étude éditée par Questions de management. Cette situation amène, certes, certains boards à sécuriser les données issues de leurs réunions. C’est une première étape importante, qui en néglige néanmoins une autre. Les échanges qui préparent la réunion sont tout aussi confidentiels que les documents finalisés post-CA.

Les fichiers concernés, partagés sur l’intranet ou par emails, se révèlent ainsi particulièrement exposés aux risques de fuite. Ils dépendent par ailleurs de modalités de collaboration peu intuitives, qui volent un temps précieux aux administrateurs. Diligent Secure Meeting Workflow représente une solution ergonomique pour fluidifier les communications pré-CA et pour assurer leur complète confidentialité.

Des CA en manque de solutions pour sécuriser les données

Les conseils d’administration ont besoin de méthodes et d’outils pour sécuriser les données qui entourent leurs délibérations. L’étude « Cyber Insécurité : Gérer les menaces de l’intérieur » réalisée par The Economist Intelligence Unit affirme effectivement que 86% des entreprises ont connu au moins une cyberattaque sur les trois dernières années. Cette réalité s’explique en partie par le fait que les CA consacrent encore trop peu de budget à la prévention des piratages informatiques et à la protection des informations sensibles.

Ces données confidentielles ne relèvent d’ailleurs pas que des documents échangés pendant le conseil d’administration. Les enjeux relatifs aux échanges de documents entre administrateurs apparaissent aussi en amont de la tenue du CA. Ces collaborations s’exercent de façon peu sécurisée. Elles s’opèrent effectivement souvent via les intranets, parfois par emails.

Ces modes de communication impliquent par ailleurs des processus chronophages de relectures croisées. Un système défavorable au travail des administrateurs, dont les plannings sont généralement bien fournis. Les intranets et les emails ne sont par ailleurs pas pensés pour faciliter le suivi des corrections. Le contrôle efficace des versions relève ainsi du défi.

Le fait de communiquer par des voies mal sécurisées représente en outre une source de stress pour les administrateurs. Leur responsabilité dans la sécurisation des données numériques va croissant. On attend d’eux davantage de compétences en sécurité informatique, dans un contexte où les vulnérabilités humaines apparaissent comme le premier facteur de cyberrisque pour les entreprises.

Il existe pourtant des logiciels tels que Diligent Secure Meeting Workflow qui permettent de rendre le risque quasiment nul pour les conseils d’administration. La méthode ? Un espace scellé et crypté, entièrement dédié aux documents confidentiels échangés dans le cadre des réunions. De quoi sécuriser ses données de façon totalement étanche.

La sécurité chez Diligent

Pour laisser un logiciel sécuriser ses données sensibles, il faut faire une confiance aveugle à son prestataire. Chez Diligent, nous affichons plusieurs certifications de cybersécurité, en plus de subir des centaines de tests de pénétration annuels. Pour en savoir plus sur nos politiques de sécurité, contactez-nous.

Diligent Secure Meeting Workflow : la solution pour échanger intuitivement et en totale confidentialité

Diligent Secure Meeting Workflow est un outil de notre solution Diligent Boards. C’est un des logiciels les plus performants du marché pour sécuriser les communications informatiques et autres documents en ligne. Il comporte aussi une diversité de fonctionnalités au service de la fluidité des échanges entre membres du CA :

  • Télécharger les fichiers dans un espace confidentiel ;
  • Travailler sur des brouillons sans perdre le suivi des versions ;
  • Accéder à un historique intuitif des modifications et des étapes d’approbation ;
  • Annoter facilement les documents, en recevant des notifications à chaque commentaire ;
  • Accéder aux dossiers 24h/24 et 7j/7, de partout, depuis tous les supports, avec ou sans Wifi ;
  • Ajouter les brouillons finalisés à Diligent Boards automatiquement, pour sécuriser leur édition.

Au-delà de l’aspect collaboratif qu’elle facilite, cette solution est aussi pensée pour simplifier les missions du conseil d’administration. Les administrateurs, comme les secrétaires d’administration, profitent d’un système qui les accompagne pendant toute la préparation de la réunion avec des rappels automatiques. C’est aussi un outil numérique ergonomique, qui permet de créer l’ordre du jour des CA d’un simple glisser-déposer.

Cette solution offre en outre un cadre rassurant aux communications des membres du CA, qui leur permet de travailler sereinement. Cette data room virtuelle constitue effectivement un espace privé, avec mot de passe d’accès. Chaque utilisateur – interne ou externe – dispose d’une autorisation pour y entrer.

C’est également l’outil parfait pour sécuriser ses données, vu que celles-ci y sont cryptées. En cas de vol ou de perte d’un ordinateur ou d’un appareil mobile, la solution permet de verrouiller les fichiers à distance, pour garantir la protection des données. C’est notamment ce qui explique que Diligent Secure Meeting Workflow soit particulièrement apprécié pour réussir une M&A, une opération contraignante tant en termes de sécurité que de collaboration.

Encadrer le risque humain et sécuriser les données de votre conseil d’administration

Les conseils d’administration ont tous des failles de sécurité. Pour rationaliser vos processus, abandonner les conduites à risques et améliorer la cybersécurité de votre board, il convient de suivre des consignes précises. Téléchargez notre livre blanc sur la sécurisation des conseils d’adminsitration pour lancer un processus réfléchi et efficace

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