Sept meilleures pratiques pour faire tenir les promesses d’un portail pour conseils d’administration

Les portails pour conseils d’administration vous promettent d’échapper aux « méandres du numérique » et d’améliorer la collaboration et la sécurité. Ils permettent aux entreprises de se libérer du papier et des solutions à bas coût telles que le courriel et le partage de fichiers, des solutions qui compromettent la sécurité, l’intégrité et l’accès rapide aux informations cruciales. (Voir l’article « Pièges à éviter pour obtenir un conseil sans papier ».) Mais pour atteindre l’objectif d’une salle de conseil réellement efficace et sans papier, il ne suffit pas de sélectionner le portail adéquat pour votre conseil d’administration. Il est également indispensable de déployer la nouvelle solution dans les règles de l’art. Forts de notre expérience de soutien à des milliers de conseils d’administration de tout type et de toute taille à travers le monde, nous avons identifié chez Diligent sept bonnes pratiques à mettre en place afin que le portail pour conseils d’administration tienne ses promesses :

1. Montrez-vous engagé avec le portail pour conseils d’administration

Pour réussir la transition, vous avez besoin de l’engagement de tous les membres du conseil. Il sera difficile de changer vos habitudes si certains ne soutiennent pas la transition vers le nouveau portail pour conseils d’administration. Pour l’efficacité du déploiement, il faudra sélectionner un fournisseur, puis démarrer la formation des membres du conseil environ deux mois avant la première réunion.

2. Schématisez votre flux d’information.

Commencez par comprendre parfaitement quand et comment les dossiers de conseil sont compilés, distribués et mis à jour actuellement. Le nouvel portail pour conseils d’administration servira ensuite à reproduire cette procédure le plus fidèlement possible en lui apportant une multitude d’améliorations. Votre organisation a ses propres exigences, ne vous contentez donc pas d’une solution passe-partout. FirstRand, par exemple, une société de services financiers établie en Afrique du Sud, génère plus de 8 700 dossiers de conseil par an et avait donc besoin d’un portail pour conseils d’administration capable de faire face de manière fiable à cette charge de travail.

3. Ne lésinez pas sur la formation.

La qualité et le sérieux de la formation dispensée aux administrateurs, directeurs et membres du conseil contribuent largement à l’adoption réussie d’un portail pour conseils d’administration. Une formation adéquate au nouveau système devrait être simple et pouvoir être assurée en ligne ou par téléphone. Assurez-vous que votre fournisseur vous offre également des formations illimitées ; elles vous seront utiles lorsque de nouveaux membres intègreront le conseil ou que des administrateurs devront se rafraîchir la mémoire.

4. Insistez pour bénéficier d’une assistance 7 j/7, 365 j/365.

Assurez-vous que l’équipe d’assistance sera immédiatement disponible pour vous aider lorsque vous en aurez besoin. En cas de problèmes de connexion juste avant le décollage de votre avion, par exemple, vous ne pouvez pas attendre des heures avant d’être rappelé. L’équipe d’assistance de Diligent répond à toute heure aux appels reçus des directeurs et membres du conseil. Quel soulagement d’avoir une personne à l’autre bout du fil lorsque votre temps est compté !

5. Assurez-vous de la diversité des formats proposés.

Une solution de qualité supérieure vous offrira la souplesse de choix du format correspondant à vos besoins, quel que soit le type de document. Il arrive qu’un dossier de conseil doive inclure des documents grand format qui ne se prêtent pas à un affichage satisfaisant sur tablette. Veillez à ce que l’application choisie propose une solution à de telles situations. Par exemple, l’un de nos clients, un conseil municipal, intègre des plans d’architecte dans ses dossiers et utilise dès lors des écrans plats de très grande taille pour afficher les plans depuis l’application Diligent.

6. Prenez votre temps.

Laissez à vos collègues membres du conseil et à vous-même, suffisamment de temps pour vous adapter au nouveau système : il n’est pas nécessaire que la transition se déroule dans la précipitation. Nous entendons souvent des membres de conseil réclamer une copie papier de leur dossier en plus de leur iPad lors de la première réunion avec un portail numérique. Ces réunions se terminent généralement par un retour à l’administrateur sans que le document imprimé ait été touché, le membre du conseil conclut alors « Je pense que le papier est désormais inutile ».

7. Laissez la pression exercée par les collègues finir de convaincre les derniers sceptiques.

Vous pouvez tout à fait continuer de faire plaisir aux derniers récalcitrants qui réclament encore des dossiers imprimés au terme de la première réunion sans papier. Ils finiront bien par adopter la solution numérique. Quand ils verront avec quelle aisance leurs collègues parcourent les informations, ils ne voudront plus se sentir responsables de la lenteur des réunions. Par exemple, lorsqu’une société d’assurance importante a adopté un portail pour conseils d’administration numérique, quelques membres ont insisté pour obtenir une copie imprimée. Mais après avoir regardé tous les autres se servir de la solution pour iPad de Diligent Boards durant plusieurs mois, ils ont abandonné le papier sans regret.

Le développement des portails pour conseils et l’adoption généralisée de tablettes conviviales et puissantes ont finalement permis de faire une réalité de la salle de conseil sans papier. Mais un planning détaillé et une approche centrée sur l’utilisateur dans le déploiement d’un outil pour conseils sont essentiels pour que votre entreprise fasse tenir les promesses du portail pour conseils d’administration.