Sociétés cotées : quels outils pour le format ESEF 2022 ?

Depuis le 1er janvier 2021, les sociétés européennes sur marché réglementé ont l’obligation de publier leur rapport financier annuel au format ESEF. L’ESEF équivaut au European Single Electronic Format, ou format électronique unique européen. Ce format représente une évolution pour les reportings financiers des grandes entreprises, et va probablement influencer ceux des plus petites sociétés. Il a donc un rôle à jouer dans les enjeux liés à l’éthique d’entreprise. Les observateurs estiment effectivement qu’il incarne le premier pas vers une mutation globale de la communication extra-financière, qui réclame l’utilisation de nouveaux outils.

Format ESEF : de quoi parle-t-on ?

Le format ESEF, ou format électronique unique européen, European Single Electronic Format, fait l’objet de larges explications de la part de l’Autorité des Marchés Financiers française. Rappelons que ce format recoupe un standard de publication du reporting financier annuel des sociétés cotées sur marché réglementé. Selon ce standard, le rapport financier adopte dorénavant un format structuré unique xHTML et des balises, ou « tags », XBRL, réalisées avec technologie IXBRL, Inline extended business reporting language.

Ce format de communication financière a plusieurs objectifs :

• faciliter la comparabilité des reportings financiers ;
• simplifier l’accès à l’information avec un système de tags ;
• encourager une meilleure exploitation de ces rapports unifiés par les analystes et par les investisseurs ;
• optimiser la visibilité des émetteurs et booster leur réputation auprès des investisseurs dans le cadre des levées de fonds ;
• améliorer la transparence des marchés de capitaux de l’Union européenne.

Pourquoi ce format de reporting financier fait tant parler ?

Si les oreilles ont tant bourdonné autour du standard ESEF, c’est parce que très peu de sociétés cotées étaient équipées pour émettre leurs rapports financiers au format demandé. La plupart des émetteurs se contentaient de reportings financiers au format Word. Le format ESEF a obligé ces entreprises à se doter de logiciels adaptés et à se soumettre à de nouveaux coûts.

Le besoin de conformité ESEF a ainsi encouragé les sociétés cotées à se doter de logiciels collaboratifs. Les solutions de travail collaboratif permettent effectivement à la Direction des Affaires Financières de travailler en symbiose avec les autres services pour s’assurer d’obtenir les approbations nécessaires au bon moment. Ces outils peuvent servir à tous les émetteurs soumis à la directive Transparence (Directive 2004/109/CE révisée par la Directive 2013/50/UE). Si vous voulez plus de détails sur le mandat ESEF, consultez notre article sur les modalités de mise en œuvre du reporting ESEF.

Quels impacts sur vos documents financiers ?

Le format ESEF concerne principalement les documents d’enregistrement universels (URD) qui servent de rapports financiers annuels (RFA) au sens de la Directive Transparence. Il s’agit généralement d’états financiers consolidés en IFRS, International financial reporting standards.

L’ensemble de ces documents doit ainsi être publiés en format xHTML. Il convient également qu’ils soient balisés avec les tags XBRL. Cette obligation de format ne concerne cependant pas les rapports financiers semestriels, ou RFS.

En ce qui concerne le dépôt des rapports, celui-ci n’a pas évolué en termes de délais, ni de destinataire. Le dépôt des reportings financiers se fait toujours auprès de l’AMF, dans l’extranet de dépôt ONDE ou via diffuseur. Les fichiers sont cependant limités à 100 Mo. Pour en savoir plus sur les contrôles qui seront réalisés sur les URD au format ESEF, consulter le dossier de l’AMF sur les questions fréquentes liées à l’ESEF.

Quels outils pour faciliter l’adoption du format ESEF par vos équipes ?

Si le format ESEF a compliqué le quotidien des DAF, il les a aussi poussées vers une digitalisation accélérée de leurs activités. Il faut dire que l’adoption de logiciels facilitant la production de l’information financière permet de réduire le temps global passé à réaliser les rapports financiers.

Comme déjà expliqué ci-dessus, le standard ESEF a notamment encouragé l’utilisation de plateformes de travail collaboratif. Ces outils numériques permettent à chaque acteur de travailler en même temps que les autres sur un seul et même document. Les modifications apparaissent en temps réel. Elles génèrent en outre des notifications aux autres participants, qui peuvent les afficher directement. Dans tous les cas, chaque utilisateur mobilise automatiquement la version la plus actualisée du rapport, pour éviter tout risque de doublon.

Ces solutions de collaboration font donc interagir la DAF avec la comptabilité, la direction juridique, la direction de la communication et les commissaires aux comptes. Seules les personnes autorisées à accéder au document peuvent en outre le modifier, pour une sécurité optimale des données sensibles. Ce mode de travail permet en général de gagner du temps dans la publication du reporting ESEF.

Chez Diligent, l’outil de collaboration que nous proposons est Diligent Boards. Il s’agit d’une solution digitale qui permet de gérer des documents en groupe, avec un système d’annotations, de commentaires et de notifications à chaque modification. Le document est accessible 24/7, de partout, même sans WiFi.