Efficacité du conseil d’administration : le rôle des technologies

Évaluer l’efficacité d’un conseil d’administration est à la fois indispensable et complexe à mettre en place. Les auto-évaluations à base de tableaux Excel restent chronophages à exploiter. Elles impliquent souvent une forme de subjectivité qui nuit à la bonne compréhension du contexte. Recourir à des tiers pour examiner son conseil reste en outre onéreux.

La technologie peut aider à rationaliser cette démarche, mais pas seulement. Elle devient indispensable pour fiabiliser les informations échangées par les membres du CA. Les technologies logicielles dédiées aux boards aident aussi à anticiper les risques et les tendances stratégiques. En train de benchmarker les logiciels de gestion d’entreprise ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur les technologies dédiées aux boards.

Technologie et évaluation de l’efficacité du conseil d’administration

Comment mieux s’assurer de l’efficacité de votre conseil d’administration qu’en évaluant sa composition ? Qu’en assurant son respect des procédures et des bonnes pratiques de gouvernance ? De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à composer un conseil qui booste la gouvernance :

• Les rôles de certains membres du CA se chevauchent ou sont mal définis ;
• Les administrateurs et administratrices ne disposent pas de toutes compétences nécessaires à leurs mandats.
• Ces mêmes personnes sont recrutées par proximité avec la direction générale.
• Les profils des membres du conseil sont trop similaires.

L’efficacité du CA dépend de la contribution des administrateurs et administratrices. Pas de bonne gouvernance sans complémentarité des différents profils membres du conseil. Pourtant, ces deux critères réclament une évaluation objective et impartiale de la composition du board.

Beaucoup d’entreprises délèguent encore ce type d’évaluation à des tiers. Une façon plus rapide et moins onéreuse de procéder consiste cependant à se fier à un logiciel dédié. Celui-ci évalue la composition du conseil de façon neutre et détaillée. Il la compare à celles de conseils d’administration efficaces chez la concurrence. Ce type d’outil numérique fournit ainsi des recommandations de mesures correctives pour vous assurer des performances de votre conseil.

Une information actualisée, fiable, protégée

Une des principales difficultés du travail d’administrateur ou d’administratrice réside dans le fait de prendre des décisions bien documentées. Cette responsabilité implique de maîtriser son domaine de compétences à la perfection. Elle réclame aussi d’avoir confiance en les données partagées en amont et pendant les séances. Parce que la validité des décisions prises en dépend, les informations communiquées doivent être claires, pertinentes, actualisées et protégées.

La clarté et la mise à jour des données peuvent cependant laisser à désirer si les échanges se font par multiples emails ou parapheurs. C’est également le cas quand les administrateurs passent par un cloud où différents fichiers sont partagés, parfois en différentes versions. Une suite logicielle de gouvernance comme Diligent améliore l’efficacité du conseil d’administration car elle :

• dématérialise les flux de travail ;
• donne un accès instantané aux documents nécessaires avant, pendant et après la réunion ;
• centralise les documents importants en évitant les doublons ;
• notifie en temps réel les utilisateurs et utilisatrices en cas de modifications ;
• donne à voir la dernière version de chaque document pour éviter toute confusion.

Un conseil qui réduit les risques de fuite de données

Un des risques les plus critiques pour les conseils d’administration concerne la cybersécurité. Parce que les membres du CA manipulent les données les plus stratégiques de l’entreprise, leurs échanges doivent être particulièrement encadrés. Pourtant, un grand nombre d’administrateurs et d’administratrices passent encore par des messageries instantanées grand public.

Une messagerie instantanée cryptée protège les communications du conseil. Les messageries comme WhatsApp exposent vos données sensibles en cas de perte ou de vol du matériel informatique. À l’inverse, une fonctionnalité comme Diligent Messenger sécurise tous les échanges hors de la salle de réunion. Elle vous permet de :

• personnaliser les paramètres d’accès aux documents échangés via l’appli ;
• créer des groupes de contacts prédéfinis ;
• protéger l’accès avec l’authentification par Touch-ID ;
• empêcher les copier-coller ;
• récupérer les erreurs d’envoi ;
• interdire l’accès aux données en cas de perte ou de vol ;
• conserver les messages importants ;
• protéger les échanges avec un chiffrement AES 256 bits et des tests d’intrusion réguliers.

Quand les administrateurs prédisent l’avenir avec la technologie

L’usage de la technologie digitale doit aussi permettre au conseil d’administration de faire un travail pertinent en termes de prospectives. Elle l’aide à identifier des opportunités, anticiper les succès, les menaces et les échecs. Les progrès technologiques récents propulsent le conseil dans un rôle proactif, plus que réactif.

Différents outils existent pour assurer une veille efficace de l’actualité. Les logiciels de gouvernance produisent des données déjà structurées pour orienter les décisions à prendre. C’est par exemple le cas d’outils comme le Governance Intel Software. Celui-ci capte les actualités qui concernent l’entreprise et ses concurrents dans le monde entier.

Chaque utilisateur paramètre ce type d’outil selon ses besoins thématiques et ses préférences en termes de notifications. La fonctionnalité facilite aussi l’émission de rapports d’informations personnalisés au format de votre choix : tableaux de bord, reporting, emails, messages mobiles.

Prendre le pouls de la concurrence en temps réel booste l’efficacité des conseils d’administration. Leurs décisions sont plus à même de nourrir la croissance et les bénéfices de l’entreprise. C’est aussi ce qui leur donne la possibilité d’exploiter rapidement les pistes d’innovation.