Témoignage d’une secrétaire du conseil sur la digitalisation des réunions du conseil d’administration : Partie 2

Dans cette série d’articles de blogs, Maître Olga de Weck, avocate au barreau de Paris et ancienne secrétaire du Conseil, nous raconte de manière romancée et atypique son quotidien de secrétaire du conseil, avant et après la digitalisation. Cliquez ici pour découvrir la partie 1.

En pratique : « la vie est belle… grâce à la digitalisation des réunions du conseil d’administration »

Après quelques semaines d’explorations minutieuses de la zone définie avec le Cherif, elle trouva quelques pistes et, l’une des meilleures était celle de Paco (« Aigle à tête blanche »), Président du Conseil des sages, un homme extraordinaire, plein de bon sens, aux côtés de qui Chimalis apprenait beaucoup en écoutant le récit extraordinaire de ses aventures. Emportée par ce souffle d’espoir, elle finit par trouver LA solution dans un village voisin, ce village, DILIGENT, sait digitaliser et dans ce désert et ses montagnes de papier, la guide vers cette oasis de digitalisation !

“I say maybe you are gonna be the one that saves me

And after all you are my Wonder Wall”

Et comme dans toutes les histoires qui se terminent bien, elle est sauvée… De retour au village, elle partage à son tour ses bonnes pratiques autour de la digitalisation des réunions du conseil d’administration :

• Questions à se poser avant de se lancer dans la digitalisation du conseil
• Bilan du passage vers la digitalisation tout en douceur
• Dix règles d’or pour réussir la digitalisation de votre conseil

Questions à se poser avant de se lancer dans la digitalisation du conseil

1. Combien de temps peut prendre tout le processus de la digitalisation des réunions du conseil d’administration ?
2. Comment sensibiliser la Direction et les membres du Conseil sur ce sujet ?
3. Quel est le budget à prévoir ?
4. Où sont hébergées les données et les serveurs ? Les données sont-elles protégées ?
5. Que dites-vous au sujet de la protection des données et les investissements en cybersécurité ?
6. Y a-t-il un moment opportun pour lancer le processus de digitalisation ?
7. Quelles sont les conséquences immédiates de ce passage pour mon quotidien, pour le quotidien du service/des membres de la direction ?
8. Faut-il prévoir les sessions de démonstration, de formation, en présentiel ou par téléphone, quand et comment les organiser ? combien cela coûte ?
9. Que propose DILIGENT pour accompagner pendant et après la digitalisation ?
10. Quel est le taux de rétention des clients chez DILIGENT ? En quoi DILIGENT se différencie de la concurrence ?

Bilan de la digitalisation tout en douceur

• Etape de sensibilisation de la direction et membres du conseil : 6 mois
• Etape de préparation et de déploiement du projet de digitalisation : 6 mois
• Bilan du premier Conseil digitalisé : déroulement fluide sans incident
• Niveau de satisfaction constaté : niveau supérieur ++ (« plus jamais sans »)
• Utilisateurs internes, la direction et externes, les membres du Conseil, épanouis : phase de découverte, amusement avec les tablettes, démonstration, encouragement naturel pour les membres encore réticents par les membres déjà convaincus
• « Avant / Après » : moins de stress, plus de crédibilité vis-à-vis des administrateurs, livraison et manipulation des documents aisées.

« And I think to myself, what a wonderful world! »

Les dix règles d’or de Chimalis pour réussir la digitalisation des réunions du conseil d’administration :

1. Se renseigner sur la plateforme DILIGENT et avoir bien en tête les réponses à toutes les questions avant de se lancer dans l’étape de sensibilisation

2. Trouver vos alliés dans l’équipe du Chérif et parmi les membres du Conseil des sages

Une armée interne à former et à préparer pour une bataille contre ces vilains tas de papier étalés partout ! Imaginez un Conseil sans papier ! « It’s a kind of magic ! »

3. Se rapprocher de vos alliés un par un tel un caméléon, trouver une technique de persuasion pour chacun en fonction de son âge, son caractère, sa personnalité

Quel est l’âge moyen de vos administrateurs ? Donnez de votre personne pour démontrer les bienfaits de la digitalisation des réunions du conseil d’administration. Introduisez-la par petites doses de démonstration par ici par là. Rendez la désirable, cette digitalisation ! Donnez des exemples concrets. Dites-leur que pour avoir une organisation fluide et moins stressante, cette transformation est nécessaire.

4. Être synthétique et précis dans votre démarche, ne pas s’encombrer de détails inutiles

Préparez une présentation synthétique des avantages du passage vers le numérique, avec le budget à prévoir. Vous pouvez faire appel à DILIGENT pour organiser une réunion avec la direction et puis avec l’un des membres du Conseil qui portera votre voix aux autres membres du Conseil.

5. Prévoir un passage progressif vers le numérique – la transition tout en douceur…

6. Prendre le temps d’un vrai dialogue avec les membres de la direction et les membres du conseil

Vous ne pouvez pas forcer un tel passage. Même après ce passage, certains administrateurs vous demanderont de recevoir les dossiers au format papier mais résistez à cette tentation et pensez à vos alliés qui sont à vos côtés, vous marchez ensemble, dans la même direction, vers la digitalisation, main dans la main !

7. Prévoir une session de formation par téléphone pour chaque membre ou une session-démonstration juste avant le Conseil avec l’intervention de l’un des membres de l’équipe DILIGENT

8. Montrer que vous êtes déjà incollable sur toutes les fonctionnalités disponibles sur la plate-forme

Soyez prêt à toute sorte de questions sur le fonctionnement de cette plate-forme : le mode d’emploi utilisateur et le mode d’emploi administrateur à connaitre par cœur !

9. Profiter de toutes les fonctionnalités de la plateforme DILIGENT

Le prochain article sera consacré aux fonctionnalités clés – surveillez le blog 🙂  

10. Utiliser le service de support DILIGENT 24h/7j

D’après une source sûre – un membre de l’équipe du Chérif – les conseillers de DILIGENT sont disponibles même dans la soirée du 31 décembre – testé et approuvé !