Témoignage d’une secrétaire du conseil sur la digitalisation des réunions du conseil d’administration : Partie 1

Dans cette série d’articles de blogs, Maître Olga de Weck, avocate au barreau de Paris et ancienne secrétaire du Conseil, nous raconte de manière romancée et atypique son quotidien de secrétaire du conseil, avant et après la digitalisation. Pour ce premier article, nous partons à la découverte de Chimalis et de ses challenges au quotidien.

Introduction : « Mon Conseil, ma bataille ! »

Il était une fois dans l’Ouest parisien une Secrétaire du Conseil prénommée Chimalis – « oiseau bleu » – image à l’appui – réfléchissant aux modèles de flèches à déployer pour se débarrasser des tas de papiers qui encerclaient le village, son Cherif, le Président du Directoire et tous les membres du Conseil des sages, le Conseil de surveillance.

La journée type d’une secrétaire du conseil comme Chimalis avant la digitalisation du Conseil ?

La journée ordinaire de Chimalis.

« Mais trois  sept nuits par semaine

C’est sa ma peau contre les notes de l’AMF ma peau, et je suis avec elles

Mais trois  sept nuits par semaine

Et bon Dieu le Conseil/le Directoire…qui m’appellent »

Il conviendrait de reformuler la chanson de Chimalis proprement, « Vous consacrez beaucoup de temps à la préparation d’une séance du Conseil ». Cette préparation est pimentée par des moments « surprises ! » tels que :

• « imprimante en panne »,
• « une V21 de la pressur les résultats à imprimer – encore et encore…»
• « ah, Belle Plume a imprimé le book du Comité d’Audit – du mois de février, vous voyez ce que je veux dire – en recto, 20 exemplaires étalés dans les couloirs, Chimalis slalome entre les montagnes blanchies par le papier, elle s’imagine au ski»,
• « 36 exemplaires du Document de référence (« DDR ») imprimés avec une faute dans le Chapitre sur la Gouvernance – faisons un feu de joie et réchauffons-nous au mois de février ! »

Ajoutez à cette pochette surprise quelques « suppléments mortels » :

• « Chimalis, avez-vous terminé le PV du Comité d’audit ? »,
• « La taille de la salle est-elle assez grande pour la réunion de cette semaine ? »,
• « Avez-vous rappelé l’AMF sur la question de l’obligation de conservation des actions gratuites ? » …

La liste est longue, vous pouvez la croire !

Elle comptait dans sa tête le nombre de points sur sa to do list et chantonnait « Ils m’entrainent au bout de la nuit, les fantômes de minuit » :

• le fil rouge,
• le Document de référence,
• les rapports du Directoire et du Président,
• les présentations à rédiger,
• quatre PV à finaliser
• dossiers papiers à imprimer…

A ce stade il n’y avait plus que deux solutions :

1 – « Clonage de Chimalis » comme dans « La guerre des clones » – beaucoup de Chimalis, très efficaces, une armée de Chimalis ! mais la version rapide s’il vous plaît, elle ne peut pas attendre la réalisation de plusieurs épisodes de Star Wars. Et comme Yoda dirait, « Un clone, la solution n’est pas ! »

2 – Trouver un prestataire digne de ce nom pour faciliter la préparation des réunions du Conseil et pouvoir – enfin ! – se débarrasser du papier tout en sécurisant le stockage et les échanges au sein d’une plate-forme dédiée au Conseil. Cette ‘plateformounette’ permettrait à notre secrétaire du conseil de dégager du temps pour se concentrer sur le métier de juriste et améliorer ainsi qualité et les délais de livraison des documents.

La solution 2 s’est imposée à elle !

Chimalis était en pilotage automatique depuis quelques mois, tout près des étoiles, certes, mais elle ne les voyait plus – dommage ! …En revanche, les chansons ne quittaient pas sa tête et heureusement elle n’était jamais seule dans sa tête – mal coiffée depuis quelques jours déjà… La chanson l’aide à se concentrer sur l’essentiel, sur le but à attendre :

« Alors je cherche et je trouverai

Cette fille solution qui me manque tant

Alors je cherche et je trouverai

Cette fille plate-forme qui me manque tant

Partenaire particulier, cherche solution particulière

Débloquée Efficace et pas trop timide chère

Avec une bonne dose de savoir-faire

Savoir-faire… »

Elle se rappelait des efforts déployés pour arriver à ce poste, le nombre de flèches cassées, le nombre de coups et blessures encaissés dans tous ses combats, les sacrifices personnels… elle se révolte : « C’est le DROIT et la GOUVERNANCE que j’aime, et pas du tout tous cette PAPERASSE ». Elle sort donc sa botte secrète, un « PC » et se lance à la recherche du temps perdu, à la recherche de LA pépite d’or qui viendra améliorer le quotidien du village, de ses habitants et du Conseil des sages. Le Cherif serait aux anges, lui aussi !

Découvrir la suite dans l’épisode 2