Transformation digitale du droit et des legaltechs : que choisir ?

La transformation digitale des entreprises françaises porte en elles des promesses économiques réelles. Si elle reste souvent confondue avec la transformation numérique, elle désigne cependant un processus transversal, aux impacts inévitables sur les sociétés françaises. Parmi ces conséquences, trône d’ailleurs l’apparition de nouveaux services numériques, et notamment de legaltechs. Ces entreprises développent des services dématérialisés, qui automatisent les processus juridiques des entreprises.

Comment adopter cette tendance à la digitalisation du juridique sans se tromper d’outil numérique ? Sur quelle legaltech miser pour gagner en efficacité ?

 Transformation digitale du droit et legaltechs : de quoi parle-t-on ?

Dans sa thèse, La transformation numérique du monde du droit, Bertrand Cassar définit la transformation digitale comme un phénomène transversal à toute l’entreprise qui se base sur :

• l’innovation ;
• l’automatisation des documents ;
• la dématérialisation ;
• l’interopérabilité, c’est-à-dire la communication entre différents systèmes informatiques, mais aussi entre différentes équipes.

Ces legaltechs ont notamment comme objectif de donner naissance à des outils plus performants, qui nourrissent la “confiance numérique” de l’utilisateur.

Comme nous l’expliquions dans notre article sur le management digital, les legaltechs ont également l’avantage de responsabiliser de nombreux collaborateurs. Elles aident en outre les services de l’entreprise qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble à trouver un support de communication commun et standardisé.

Les legaltechs améliorent par ailleurs l’efficacité des professionnels du droit, et ce de plusieurs façons. Elles automatisent leurs tâches les plus répétitives et à moins forte valeur ajoutée. De cette façon, les juristes d’entreprise peuvent se concentrer sur leurs clientèles internes et sur les sujets les plus stratégiques pour l’entreprise.

Rien d’étonnant, donc, à ce que l’étude Leeway ait révélé que 1⁄3 des juristes prévoient de recourir à une legaltech. Les solutions juridiques simplifient aussi les tâches les plus chronophages, comme la veille juridique, la rédaction de contrats ou le secrétariat juridique.

Comment choisir une legaltech pour son entreprise ?

La France compte actuellement des centaines de Legaltechs. Des solutions numériques existent pour répondre à tous les besoins, encore faut-il les avoir ciblés. Voici donc quelques étapes à remplir avant de vous lancer dans l’acquisition d’un logiciel juridique :

• Préciser les besoins internes, quitte à composer un cahier des charges précis des fonctionnalités et du cadre légal dont vous avez besoin. Cette étape peut nécessiter que la Direction des Affaires Juridiques, DAJ, échange avec les autres équipes concernées ;
• Benchmarker le marché et comparer l’adéquation des solutions avec vos besoins ;
• Vérifier que le prestataire offre les garanties nécessaires à vos activités en termes de support clients et d’accessibilité de la solution ;
• S’assurer que l’entreprise qui vend la solution est engagée dans des processus qui garantissent son respect des obligations juridiques ;
• Choisir un prestataire dont les équipes sont familiarisées à vos problématiques et parlent votre langue ;
• Privilégier les solutions qui forment à leur fonctionnement, en adaptant cette formation à vos besoins ;
• S’intéresser aux éventuelles récompenses que reçoit la legaltech de votre choix. A-t-elle été récompensée pour ses capacités d’innovation ? Pour son service client ? Pour ses engagements sociétaux ?

Pour un logiciel dédié aux services juridiques de l’entreprise, consultez aussi notre article qui aide les DAJ à choisir leur solution juridique.

Quelles legaltechs utilisent les instances de gouvernance ?

Améliorer la digitalisation des instances de gouvernance s’impose dans toutes les entreprises. La transformation digitale du droit a fait naître plusieurs legaltechs à destination des instances dirigeantes. Ces solutions répondent généralement à quatre problématiques :

• S’assurer du respect du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, RGPD ;
• Fluidifier et automatiser les procédures obligatoires, telles que la rédaction d’un ordre du jour, d’un procès-verbal de réunion ou d’un vote ;
• Sécuriser des échanges confidentiels, dont les fuites pourraient exposer la société à des poursuites judiciaires ;
• Garantir la conformité juridique des processus entre différentes entités internationales d’une même entreprise.

Transformation digitale et conformité juridique

La transformation digitale du droit et les legaltechs devraient se généraliser dans les années à venir. Cette expansion s’explique par le développement de la conformité juridique, ou “compliance” en anglais. Les normes relatives à la conformité et à l’éthique des affaires vont en se multipliant ces dernières années, notamment en Europe.

En matière de conformité juridique, l’un des défis principaux rencontrés par les sociétés consiste souvent à assurer une cohérence entre des entités situées dans différents pays. La direction juridique doit garantir la compliance de ses process partout. Et ce même quand les réglementations régionales, nationales et internationales se superposent et évoluent.

Cette tâche extrêmement chronophage peut se simplifier en recourant à une solution comme Diligent Entities. Cet outil numérique :

• Centralise les données des différentes entités juridiques dans une seule source sécurisée, pour éviter les doublons ou les inexactitudes ;
• Aide à la collaboration entre services éloignés ;
• Crée des diagrammes pour mieux visualiser l’ensemble de la structure ;
• Permet de signer des documents juridiques en ligne ;
• Archive l’ensemble des données de l’entreprise ;
• Automatise les chaînes de procédures, pour réduire les risques de non-conformité.

De façon plus générale, le recours aux legaltechs permet de réduire les risques. Elles servent à simplifier les flux de travail, mais aussi à fluidifier la création de rapports à destination des organismes de réglementation. Ces outils numériques facilitent en outre la remontée de préoccupations, avant que celles-ci ne se transforment en incidents réels.

Par extension, des équipes mieux organisées permettent de réduire les coûts en ressources humaines. Les coûts de stockage se voient également optimisés, étant donné que tout est numérisé.