Pourquoi commencer la transition numérique des entreprises par le conseil d’administration ?

Impulser une transition numérique des entreprises est un projet complexe qui doit être mené à travers une véritable stratégie réfléchie et éprouvée. Il s’agit d’une ambition exigeante mais nécessaire qui va engager votre société durant de nombreuses années. Aussi, il est important de bien réfléchir à la façon dont vous allez l’enclencher. Commencer par la digitalisation du conseil d’administration est alors une bonne solution à double titre.

1. Débuter la transition numérique des entreprises par le conseil d’administration, c’est montrer l’exemple

Si les administrateurs et le top management sont convaincus et plongés dans une expérience digitale réussie, il sera plus facile d’étendre cette stratégie à toute la société. Le conseil d’administration représente ainsi à la fois une excellente population test pour la digitalisation de l’entreprise et un public à convaincre en priorité.

Les administrateurs ont beaucoup d’intérêt à entamer la transition numérique des entreprises. Aussi, il est particulièrement intéressant de leur proposer un outil digital en priorité. Leur mobilité importante et le volume conséquent des documents des séances du conseil sont des arguments plaidant pour une numérisation. De même, la confidentialité des informations les concernant, des procès-verbaux du conseil aux décisions de vote, renforcent encore l’intérêt d’une solution numérique professionnelle. Enfin, les possibilités du web sont très intéressantes pour fonctionner à distance, en particulier depuis le début de la crise sanitaire de la Covid-19.

Au vu des différents arguments favorables à cette digitalisation, il est intéressant de se pencher sur la mise en place de cette démarche à l’échelle d’un conseil d’administration. Il représente alors un excellent lieu d’imprégnation de cette mutation profonde et nécessaire de la société. Les administrateurs ont toutes les raisons d’être convaincus des bienfaits de cette démarche.

Dès lors, les membres du conseil représentent un bon terreau avant de développer cette transition au plus profond de l’entreprise. Prouver aux administrateurs tout l’intérêt de cette démarche est une première étape vers la prise de conscience du top management et de toutes les directions de l’entreprise.

Compte tenu de leur niveau d’exigence et de performance, si un outil digital convainc tous les administrateurs, il convaincra d’autant plus facilement le reste de l’entreprise. Aussi, ils représentent une population cible d’importance pour pouvoir développer la transition numérique des entreprises plus globalement.

Parce qu’ils sont en quelque sorte un groupe à part, fonctionnant avec des règles distinctes, les administrateurs sont une population à cibler tout spécialement. Ils ont besoin de solutions numériques spécifiques à leurs missions qui intègrent les particularités du fonctionnement d’un conseil d’administration. Par exemple, il est utile de disposer de fonctionnalités adaptées au vote à distance, pour la rédaction des comptes-rendus des séances ou encore pour annoter les documents nécessaires aux réunions.

De plus, étant donné qu’ils travaillent en lien avec la direction générale et l’ensemble des services de la structure, les membres du conseil d’administration sont à même d’y transmettre l’intérêt de la démarche. En effet, compte tenu de leurs multiples relations au sein des directions, ils peuvent faire la preuve de l’utilité de ce changement auprès d’un grand nombre des collaborateurs de l’organisme.

Enfin, étant aux manettes de la stratégie de la société, ils peuvent impulser un grand changement, tel que la transition numérique des entreprises dans tous les aspects de ses missions et toutes ses directions. Concrètement, avec une gestion du conseil digitalisée, il est plus évident pour les administrateurs de voter des décisions allant dans le sens d’une complète mutation vers le zéro papier dans tout l’organisme.

2. Digitaliser d’abord le conseil d’administration pour en garantir la sécurité

Commencer la transition numérique des entreprises par le conseil d’administration se justifie également du fait de la nécessaire sécurisation de cet organe. En effet, plus que dans toute autre partie de la société, les informations qui circulent dans le conseil sont sensibles et stratégiques. Ainsi, il convient de leur garantir la meilleure protection qui soit.

Avec la pandémie du coronavirus Covid-19, le télétravail a forcé les entreprises à adopter des outils digitaux pour le plus grand nombre (Slack, Webex, etc). Seulement, la nature des données échangées par le conseil ne permet pas d’utiliser des solutions génériques, au risque de se les faire voler par un pirate informatique ou d’ouvrir une brèche de sécurité. Il est donc important de penser à mettre en place des solutions métier, comme Diligent Governance Cloud.

Il est, en effet, indispensable d’offrir au conseil d’administration un outil professionnel qui protège ses données. Outre la recherche de plus d’efficacité et de performance, la sécurité des informations en la possession des administrateurs est capitale. Aussi, leur proposer la primeur de la transition numérique des entreprises est une bonne idée.

Une fuite dans les médias ou un vol par un hacker peuvent être très préjudiciables pour toute la société. L’image de marque peut être écornée, l’activité de l’entreprise peut être négativement impactée, une perte financière peut en être la conséquence… Les retombées d’un piratage ou d’une perte de données issues du conseil peuvent être considérables.

De même, les risques d’erreur sont nombreux avec un fonctionnement papier ou avec des solutions digitales génériques. À l’inverse, un outil professionnel a été conçu pour optimiser les tâches récurrentes tout en limitant le risque humain. Les outils que nous vous proposons offrent des fonctionnalités développées en lien avec nos clients. Aussi, ils protègent mieux les données liées à la gestion des conseils d’administration.

Dès lors, commencer la transition numérique des entreprises par le conseil d’administration est une excellente stratégie. Elle permet de mettre en sécurité informatique l’organe le plus essentiel de la société. De cette manière, vous accordez au conseil toute l’attention nécessaire et même indispensable qu’il revêt.

De nos jours, les bénéfices de la transition numérique des entreprises ne sont plus à démontrer. Permettant aux entreprises des gains de temps, de performance et d’efficacité considérables, ils sont hautement intéressants pour tout type de structure quel que soit leur secteur d’activité. Si cette démarche représente un intérêt significatif, la débuter par le conseil d’administration est bien plus intéressant encore.