Pourquoi utiliser un portail pour conseils d’administration avant d’envisager d’entrer en bourse

Si votre société envisage d’entrer en bourse, il est temps de vous assurer que votre conseil d’administration adopte dès maintenant les principes de la bonne gouvernance et les meilleures pratiques envisageables en matière de sécurité. Les sociétés cotées ont diverses exigences en matière d’information financière et des directives strictes sur la façon de préparer et de distribuer les documents conforment les principes de la bonne gouvernance. En adoptant les meilleures pratiques de sécurité possibles au début du processus, les membres du conseil d’administration et leurs équipes peuvent assurer une transition plus souple pour passer du statut de société privée à celui de société cotée.

Selon un rapport publié par Ethical Boardroom, un nombre croissant de sociétés se tourne vers les portails pour conseils d’administration dans un souci d’amélioration de la sécurité et des principes de la bonne gouvernance. Pour la société en phase de préintroduction en bourse, l’utilisation d’un portail pour conseils d’administration peut favoriser l’essor du conseil d’administration, en s’appuyant sur une plateforme qui les aide dans l’introduction en bourse tout en réduisant les risques de cette introduction en bourse, par exemple :

1. Des communications efficaces et sécurisées

Avant une introduction en bourse, les sociétés ont besoin d’aide pour l’installation d’un portail pour conseils d’administration. Plutôt que de privilégier la communication par courriel, les membres du conseil d’administration peuvent communiquer de façon plus efficace et plus sûre par un portail pour conseils d’administration. Cela élimine les risques de transfert d’informations entre les comptes de courriel personnel et professionnel. Les membres peuvent également annoter les documents pour leur usage personnel ou partager ces annotations avec certains membres pour en discuter ultérieurement. Un portail pour conseils d’administration permet également aux membres de collaborer et de poser des questions au même endroit.

2. Une collecte d’informations qui répond aux besoins et aux principes de la bonne gouvernance

Le passage de la société privée à la société cotée implique de faire face à de nouvelles règles et exigences gouvernementales. La préparation au respect de ces règles au stade de l’introduction en bourse englobe la collecte d’informations pour enquête de la part de l’auditeur, du souscripteur et de l’équipe juridique. La société doit passer par un processus de diligence raisonnable complet. La majeure partie de ce processus consiste à collecter et à catégoriser les informations, comme les règlements intérieurs, les documents organisationnels et une liste des filiales à placer dans un référentiel. Le processus commence généralement 6 à 12 mois avant le dépôt de demande d’entrée en bourse. Les informations collectées au cours de cette période vont des accords bancaires et financiers aux questions opérationnelles comme les règlements intérieurs et les chartes, en passant par les listes des membres du conseil d’administration et les procès-verbaux de réunion. Lorsque les informations sont concentrées à un seul endroit, le conseil d’administration peut examiner les documents et s’assurer que tous les membres disposent de la version finale des documents partagés. Cela permet de conserver plus facilement une trace des objectifs du conseil d’administration, des réunions et des délais.

3. Amélioration de la préparation des réunions

En tant que société privée, le conseil d’administration n’est pas tenu au même type d’examen qu’une société cotée, ce qui laisse plus de temps pour la discussion et la planification de stratégies au cours des réunions. Cependant, une fois que la société fait son entrée en bourse, la nature des réunions du conseil d’administration se doit d’évoluer. Comme l’expliquait Stan Silverman dans le Philadelphia Business Journal, les conseils d’administration des sociétés cotées se caractérisent par un processus formel visant à satisfaire les « exigences réglementaires complexes d’une société cotée », ce qui inclut divers rapports financiers pour les investisseurs.

Pour mener à bien un conseil d’administration de manière efficace, une préparation méticuleuse est indispensable. Un membre du conseil bien préparé a accédé aux documents pour les examiner en amont, il a abordé des points précis de l’ordre du jour avec les autres et il a peut-être même discuté au préalable cet ordre du jour. En se chargeant de la préparation de base au cours des semaines précédant la réunion, la réunion en elle-même peut alors être utilisée comme base de discussion pour aborder des problèmes importants. Le portail pour conseils d’administration permet aux membres du conseil de communiquer entre eux et de décortiquer les préoccupations à l’avance. Les membres peuvent donc se baser sur leur expertise pour consacrer plus de temps à la prise de décision et pour surveiller plus efficacement les sociétés.

4. Partage d’informations sensibles

Quand la société se prépare à entrer en bourse, les informations concernant des données critiques et sensibles de la société doivent être partagées. Le partage de ces informations sur papier est risqué, si l’on évoque le risque qu’un document se perde lors du transport ou qu’un membre du conseil égare un colis.

Même le partage électronique traditionnel, comme l’envoi d’un courriel ou la création de fichiers PDF (même protégés par un mot de passe) présente des inconvénients. Les mots de passe peuvent être compromis et les comptes de courriel peuvent être piratés.

Les portails pour conseils d’administration offrent un niveau de sécurité plus élevé que la plupart des autres outils et systèmes de partage d’informations. Par exemple, tous les documents chargés sur le portail sont protégés par un chiffrement de haut niveau. Ces documents sont stockés sur un seul réseau plutôt que sur de multiples réseaux avec différents niveaux de protocoles de sécurité. Les employés de la société ont également le contrôle sur tous les documents à disposition sur le portail, y compris sur qui a accès aux différents fichiers, ils savent aussi si ces fichiers peuvent être imprimés ou s’ils peuvent être téléchargés sur un appareil pour lecture hors ligne. Le portail est un système en boucle fermée, ce qui renforce la sécurité en général pour toute personne de votre conseil d’administration et pour tout document partagé ou stocké.

Au cours des mois précédant l’entrée en bourse, les sociétés doivent être au meilleur de leur forme et s’assurer qu’elles peuvent répondre à toutes les exigences nécessaires, et que le conseil d’administration est prêt à se lancer dans l’aventure. Se doter d’un système de portail pour conseils d’administration adéquat et de solutions électroniques fiables permet aux sociétés de rationaliser le processus tout en respectant les principes de la bonne gouvernance.