Qu’est-ce qu’un portail pour conseils d’administration ?

Notions de base des portails pour conseils d’administration

Un portail pour conseils d’administration est un outil numérique sécurisé qui facilite la collaboration entre les membres du conseil. Les portails pour conseil d’administration sont conçus pour les conseils et pour la bonne gouvernance. Généralement, les portails pour conseils d’administration vont au delà de la simple numérisation des documents et proposent des fonctions de messagerie, des outils de votes, d’organisation de réunions ou encore de prise de procès-verbal de réunion et d’ordre du jour afin de rendre la communication aussi transparente que possible. Le portail digital idéal pour votre entreprise peut faciliter la communication et contribuer au bon fonctionnement de votre conseil d’administration, pour une gouvernance au service de la compétitivité de votre société. En un mot, les portails pour conseils d’administration font gagner du temps et de l’efficacité aux membres et gestionnaires du conseil.

Sélection du bon portail pour conseils d’administration :

  1. Évaluez votre solution actuelle de partage des documents du conseil et identifiez vos problèmes. Un portail pour conseils d’administration sans papier peut, par exemple, contribuer à la sécurité et supprimer les frais d’expédition.
  2. Choisissez les « éléments indispensables » à votre portail pour conseils d’administration comme l’ajout d’une messagerie sécurisée, d’un logiciel de procès-verbal de réunion ou d’une assistance à la clientèle 24 h/24, 7 j/7.
  3. Profitez des ressources telles que notre guide d’achat afin de sélectionner le logiciel de portail pour conseils d’administration qui conviendra à votre entreprise et à votre conseil.
  4. La dynamique de votre conseil d’administration sera garantie grâce aux fonctionnalités essentielles que sont la synchronisation hors ligne, l’application pour iOS, Android ainsi que pour navigateur Web. Choisissez un portail qui offre les meilleures options pour votre conseil d’administration.
  5. Avant l’arrivée des portails pour conseils d’administration, les secrétaires d’entreprise étaient responsables de la préparation des documents du conseil au format papier et de leur tenue à jour. La technologie continue d’évoluer, assurez-vous de sélectionner une solution qui offre les bons outils à votre gestionnaire du conseil d’administration pour préparer les réunions du conseil. Pour vérifier que votre solution numérique facilite le travail de votre gestionnaire du conseil d’administration, consultez le plan d’évolution des produits que le fournisseur de la solution numérique de votre choix cherche à développer.

Portails pour conseils d’administration: Les cinq qualités essentielles

Il existe de nombreux moyens de digitaliser les documents du conseil d’administration, des solutions génériques comme les emails ou portails internes aux solutions métier. Faire un choix devient alors compliqué, surtout pour une première expérience. Voici les questions les plus importantes à vous poser au cours de votre recherche, classées en cinq catégories principales. Ainsi, que vous soyez administrateur ou gestionnaire d’un conseil d’une organisation privée, côtée, à but non lucratif ou gouvernementale, trouver une application qui excelle dans chacune des cinq catégories permettra d’assurer le succès de votre investissement, grâce à une meilleure sécurité et un conseil d’administration plus productif.

En recherchant un portail pour conseil d’administration, vous devez vous assurer d’aborder avec les fournisseurs potentiels les questions suivantes, classées en cinq catégories :

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  1. Sécurité: Quel est le niveau de sécurité du portail pour conseils d’administration ?

    La sécurité est à juste titre la principale préoccupation des conseils d’administration lorsqu’il s’agit d’adopter de nouvelles technologies. Les pirates informatiques travaillent 24 h/24, 7 j/7 pour briser la sécurité électronique d’une organisation et accéder à ses systèmes afin de les espionner, de voler ou d’extorquer des informations. Bien souvent, les pirates informatiques sont capables de le faire sans même que l’entreprise ne sache que sa sécurité a été compromise. Pour une solution sécurisée, vous avez besoin de méthodologies de sécurité et d’un chiffrement de pointe, et non pas d’un énième système de gestion de fichiers pour votre conseil d’administration. Le portail digital pour conseil d’administration offre aux sociétés une meilleure sécurité, sachant que ses informations confidentielles et financières sont en sécurité. Veillez à vous sentir à l’aise par rapport aux pratiques de sécurité proposées par le fournisseur potentiel pour vos données. Quels sont les investissements annuels en sécurité ? Que font-ils de plus que le reste du marché pour assurer la sécurité de vos données ? Cependant, rappelez-vous que même la voie la plus sécurisée doit également être la plus conviviale, sinon les membres du conseil d’administration risquent de chercher une solution de remplacement (moins sécurisée).

  2. Adoptabilité: Quelle est la facilité d’utilisation du portail ? Une formation est-elle disponible ?

    Si l’application que vous choisissez n’est pas adoptée par l’ensemble du conseil d’administration, votre investissement n’est pas rentabilisé et la séucrité de vos réseaux peut également être compromise (notamment les les parties prenantes utilisent des solutions de détournement). Pour être adoptée par votre conseil d’administration, une application doit être accessible depuis de nombreux appareils, facile à utiliser et accompagnée d’une assistance disponible à tout moment. Pouvoir lire et annoter des documents du conseil avec la même facilité qu’un document papier est essentiel. Un document du conseil électronique doit être aussi simple à consulter que du papier, mais aussi apporter de nombreux autres avantages. Certaines personnes trouveront qu’un document du conseil dématérialisé est plus simple à explorer et s’y adapteront facilement. Mais pour les personnes qui ont utilisé des livres du conseil imprimés pendant des années, cela risque d’être moins évident. Pour convaincre les utilisateurs hésitants de sauter le pas, le fournisseur pourra s’appuyer sur les options disponibles ainsi que sur des formations. Pour de nombreuses organisations, la bonne solution est facile à utiliser par tout un chacun et peut offrir une meilleure fonctionnalité que le papier grâce à la rétention des notes, par exemple.

  3. Réputation et service: Comment la marque est-elle perçue dans le secteur ? Quels services le fournisseur pourra-t-il vous proposer ?

    Bien qu’il existe de nombreux fournisseurs le logiciels pour conseil d’administration, les applications ne sont pas des marchandises interchangeables. C’est comme acheter une voiture : les options à dispositions sont presque illimitées, mais toutes les voitures ne sont pas les mêmes. Comment savez-vous si l’entreprise que vous avez choisie comprendra réellement vos points d’achoppement et sera capable de résoudre les problèmes de votre organisation ? Un excellent service client est nécessaire dès le début pour former l’administrateur et les utilisateurs finaux, mais la formation et l’accompagnement doit s’inscrire dans la durée. C’est un composant vital afin que tous les utilisateurs aient l’assistance dont ils ont besoin pour se sentir à l’aise lorsqu’ils utilisent le produit. C’est dans ce contexte qu’il peut être important de lire les commentaires des clients existants : parfois, le service client assuré n’est pas au niveau de celui annoncé. Les récompenses obtenues, comme les nombreux prix Diligent Corporation pour le service client, peuvent également être un indicateur de la façon dont le secteur perçoit l’expérience client qu’un fournisseur de portail pour conseils d’administration pourrait vous fournir.

  4. Gouvernance: Ce logiciel de gestion de conseil d’administration améliore-t-il votre gouvernance pour en faire un levier de compétitivité ?

    Certains portails proposent des solutions pour améliorer la gouvernance d’entreprise et l’efficacité. De l’affichage à la signature de documents en passant par le vote en ligne, la gestion des conflits d’intérêt et les commentaires collaboratifs, les applications dotées de fonctionnalités liées à la gouvernance peuvent aider votre conseil d’administration à collaborer de façon plus productive et sécurisée. Une application qui permet le travail collaboratif du comité de direction en dehors des réunions plénières libère également davantage de temps pour un travail stratégique. Faciliter les évaluations des administrateurs sur une application peut également rendre ce processus moins anxiogène. Bien sûr, il est également capital de faire appel à une entreprise qui comprend les lois en vigueur dans votre pays. Par exemple, l’accessibilité représente une préoccupation majeure et une application pour conseil d’administration doit être en mesure d’atténuer les inquiétudes liées à l’accessibilité. Pour de nombreuses sociétés, l’idéal est une solution complète de gouvernance dans l’air du temps qui grandit avec votre entreprise.

  5. Fonctionnalité: Le produit est-il personnalisable ? Quelles sont les fonctionnalités utiles à l’entreprise et aux utilisateurs ?

    La préparation d’une réunion de conseil d’administration prend du temps, et encore plus si vous siégez sur plusieurs conseils. Les documents sont régulièrement mis à jour mais les membres du conseil peuvent éprouver des difficultés à suivre l’évolution des modifications et à gérer efficacement la prise de notes. Imaginez pouvoir vous connecter sur votre appareil préféré pour préparer votre réunion de conseil et être avisé en temps réel de toutes les modifications apportées à votre livre de conseil ainsi que de toutes les notes qui ont pu figurer sur les pages modifiées ou supprimées – peu importe l’entreprise. Choisir de partager ou non vos annotations avec d’autres utilisateurs, ou de les supprimer est une autre fonction importante. Des fonctionnalités de base, telles que l’accès en ligne ou hors ligne à vos documents du conseil et la possibilité de travailler sur un ordinateur qui effectue une mise à jour, paraissent simples, mais peuvent ne pas être proposées par tous les acteurs.

    Comment Diligent France et son portail pour conseils d’administration Diligent Boards peuvent-ils vous aider ?

    Diligent Corporation propose aux entreprises des outils de gouvernance d’entreprise dans l’air du temps afin de les aider à rester sécurisées et conformes, tout en investissant leur temps sur des activités à forte valeur ajoutée. Diligent Boards est l’un des produits de la gamme Governance Cloud de Diligent. Un portail pour conseils d’administration est un logiciel, une application ou un site web sécurisés qui permet à un conseil d’administration de partager les documents du conseil d’administration sans devoir supporter le risque et le coût supplémentaire qu’implique un livre au format papier. Les secrétaires d’entreprise et gestionnaires du conseil d’administration peuvent facilement mettre à jour les données et sécuriser les communications entre toutes les personnes concernées, y compris les notes, les signatures, les procès-verbaux de réunion, les ordres du jour et plus encore, qui peuvent alors être facilement partagés.