La Parisienne Assurances : une grande dame éprise de modernité s’appuie sur Diligent Boards pour passer au zéro-papier

Créée en 1829, La Parisienne est la plus ancienne compagnie d’assurance française indépendante. Forte d’une très longue histoire, elle se distingue par un esprit novateur et une forte ambition de modernité.

Ces caractéristiques se traduisent par un repositionnement stratégique visant à répondre aux nouveaux enjeux du secteur de l’assurance et aux changements de comportement de consommation directement liés à l’essor massif des technologies digitales et collaboratives. C’est dans cette volonté que La Parisienne a choisi la solution Diligent Boards avec laquelle elle travaille depuis novembre 2015.

Challenge / Défi

Le défi le plus important réside notamment dans la migration vers le zéro-papier, qui requiert la modification quasi-totale des méthodes et des supports de travail. Ainsi, c’est tout l’écosystème de l’entreprise qui est concerné au quotidien et qui demande l’implication des salariés jusqu’aux interlocuteurs de la compagnie, en passant par son Conseil d’administration.

Durant des années, Loubna Essaadani Foerster a dû composer avec d’imposants dossiers, imprimés en de multiples exemplaires en amont de chaque Conseil d’administration. Quatre fois par an, celui-ci ne réunit pas moins d’une douzaine de personnes, chacune recevant un dossier d’au moins 70 pages. De plus, à titre préventif, quatorze exemplaires étaient systématiquement imprimés. Les documents étaient également envoyés par courrier électronique, en amont du Conseil d’administration. Chacun était libre de les imprimer, de les annoter, et de venir avec en séance. Pour autant, Loubna Essaadani Foerster devait imprimer les dossiers définitifs pour tout le monde afin de garantir le même niveau d’information à chacun des membres. Et elle se souvient : « Il m’est arrivé d’être encore au bureau à 5h du matin, pour préparer un Conseil prévu à 9h, à courir entre quatre imprimantes lancées en parallèle dans l’impression des dossiers ».

De plus, avant Diligent Boards, Loubna Essaadani Foerster recevait des informations de personnes différentes à tout moment ce qui compliquait considérablement son travail, car soumise constamment à des changements de dernière minute très chronophages. C’est dans le cadre de cette approche que s’inscrit naturellement l’adoption de la solution Diligent Boards.

Approche

L’adoption de Diligent Boards est récente et démontre la volonté de La Parisienne d’adopter une politique zéro-papier car « la modernité doit être un état d’esprit ». Loubna Essaadani Foerster, responsable juridique de La Parisienne, l’utilise depuis le début de l’année 2016, mais déjà, les bénéfices sont nombreux et l’utilisation s’avère remarquablement simple et fluide.

Pour la digitalisation de son Conseil d’administration, La Parisienne recherchait une solution intuitive, paramétrable, facile d’utilisation. Elle souhaitait également mettre à la disposition des membres un outil flexible leur permettant d’annoter, de modifier et de partager des commentaires en temps réel, proprement, sans avoir à réimprimer les documents à chaque changement. Dans un premier temps, La Parisienne, qui n’était pas familière avec les éditeurs de ce marché spécifique, a recherché et identifié les acteurs susceptibles de répondre à ses besoins. Avant de porter son choix sur Diligent Boards, l’entreprise a lancé un appel d’offre et rencontré plusieurs prestataires afin de pouvoir évaluer les différentes solutions disponibles sur le marché. L’installation de Diligent Boards s’est déroulée rapidement et sans accroc. « Nous avons été accompagnés par une équipe compétente qui a su nous expliquer les prérequis en vue de la mise en place et des développements spécifiques à notre entité et à nos souhaits. Cet accompagnement nous a permis de personnaliser et d’affiner notre utilisation de la plateforme » explique Loubna Essaadani Foerster.

« Il m’est arrivé d’être encore au bureau à 5h du matin, pour préparer un Conseil prévu à 9h, à courir entre quatre imprimantes lancées en parallèle dans l’impression des dossiers ».

Loubna Essaadani Foerster – Conseillère juridique, La Parisienne Assurances

Résultats

Diligent Boards permet avant tout à Loubna Essaadani Foerster de dépasser l’un des écueils bien connus du papier. « Si j’avais besoin de changer une page, il fallait tout désagrafer, réimprimer la page en question, puis ragrafer. Cela prend énormément de temps, bien plus que l’on ne peut l’imaginer. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, les changements de dernière minute se produisent très régulièrement ». Mais avec Diligent Boards, ce genre de situation est géré de manière bien différente : « Un quart d’heure avant un de nos derniers Conseils, j’ai dû changer une page. Il m’a suffi d’injecter le nouveau document et en trois clics, il était accessible aux membres du Conseil ».

Une flexibilité qui réduit le temps de préparation du Conseil par 5 et qui permet à tous de disposer des dernières mises à jour en temps réel. Loubna Essaadani Foerster déclare que la mise en oeuvre et la prise en main de Diligent Boards ont été très simples et rapides : « Il n’est pas nécessaire d’être ingénieur en informatique pour manipuler la solution qui est très intuitive et très simple d’utilisation ».

A l’occasion d’un Conseil d’administration, elle a toutefois été amenée à faire appel au support technique de Diligent pour l’accompagner dans la mise à jour de dernière minute d’un document : « Je n’avais pas le temps de rechercher le mode opératoire pour procéder à cette mise à jour, or il s’agissait de mon premier Conseil d’administration avec l’outil de Diligent et je n’avais surtout pas le droit à l’erreur. J’ai donc contacté le support afin de faire la manipulation dont j’avais besoin ensemble et rapidement ». Mais la nécessité de simplicité et d’intuitivité de Diligent Boards s’avèrent encore plus importantes pour les membres du Conseil d’administration. Après deux réunions du Conseil, les deux tiers de ses membres avaient déjà été formés à la solution et l’utilisaient en toute fluidité. Cyrille de Montgolfier, Directeur Général de La Parisienne, a même assuré la promotion interne de Diligent Boards, évoquant une formation « ludique et qui ne prend que dix minutes ». De quoi encourager les plus réticents et les inciter à engager au plus vite leur formation. Mais il est loin d’être le seul à accueillir positivement l’utilisation de Diligent Boards, de nombreux collaborateurs, de tous âges, reconnaissent les bénéfices que la solution apporte.

En outre, La Parisienne a modifié ses statuts pour donner la possibilité aux membres du Conseil de participer à ses réunions à distance. De quoi encourager les administrateurs concernés à adopter Diligent  Boards qui, de facto, rend possible cet effort supplémentaire de modernisation naturellement en phase avec l’esprit de la Compagnie. Pour Loubna Essaadani Foerster, « Diligent est l’un des vecteurs de notre volonté de zéro-papier et a permis d’accélérer la mise en place de la stratégie de dématérialisation de La Parisienne. Avec l’utilisation de Diligent Boards, nous nous inscrivons dans une modernité continue qui va au-delà du zéro-papier ».