Virtual Data Room sécurisé

Qu’est ce qu’une salle de données virtuelle ?

Le devoir de diligence des investisseurs est essentiel à toute transaction, et une salle de données virtuelle, également appelée virtual data room ou VDR, peut largement faciliter ce travail. Savoir si un investisseur a ou non consulté, modifié ou annoté un document, ou savoir qu’il n’est plus intéressé, peut faire ou défaire une opération financière. Pour une jeune entreprise qui utilise une salle de données pour son tour de table financier, le contrôle de tous les documents dans un seul et même lieu sécurisé peut vous libérer l’esprit – comme celui de vos investisseurs.

Comment choisir un fournisseur de Virtual Data Room ?

• Sécurité certifiée par des auditeurs indépendants : Prenez soin d’étudier les notations et certifications de sécurité de tous les candidats. Par exemple, les normes ISO/CEI 27001 et 27002 sont généralement considérées comme le plus haut gage de sécurité des données. Ces certifications sont plus que des numéros frappants : à travers elles, un tiers indépendant garantit que l’outil ou le logiciel choisi accorde la même importance que vous à la sécurité.
• Connectée, mais sans compromettre la sécurité ! De nombreux éditeurs annoncent que leur outil s’intègre à d’autres plateformes, mais vérifiez attentivement les conditions de sécurité de cette intégration. Il est certes facile de s’intégrer à un service de messagerie public de type Gmail ou à une suite logicielle comme Microsoft Office, mais est-ce vraiment ce que vous souhaitez ? Après tout, les messageries publiques ne sont en aucune façon sécurisées, et la synchronisation de vos données avec d’autres outils ou plateformes peut compromettre la sécurité de votre solution. En effet, pourquoi choisir un logiciel ou un outil censé former autour de vous une enceinte de protection s’il envoie vos données vers une passoire de sécurité ?
• Pensez à l’avenir. De nombreux petits fournisseurs proposent des salles de données en ligne parfaitement sûres pour stocker des documents lors d’une procédure de fusion/acquisition ou d’un tour de table financier, mais leur usage s’arrête ici. Mettez-vous en quête d’outils plus complets, capables de répondre aux besoins de votre entreprise très au-delà de votre recherche ponctuelle d’une salle de données.

Les principaux avantages des Virtual Data Rooms

1. Dématérialisation : Au-delà des bienfaits pour l’environnement, la dématérialisation offre deux avantages essentiels à votre équipe. Dans le cas dune fusion/acquisition importante ou d’un cabinet juridique traitant un grand nombre de clients et de transactions, le coût du papier devient vite un obstacle. Des milliers de pages sont imprimées, et une seule erreur typographique ou modification de contenu de dernière minute peut vous obliger à recommencer encore et encore. La salle de données en ligne vous libère des contraintes d’impression, avec à la clé des gains de temps et de main-d’œuvre considérables. La dématérialisation est aussi un moyen d’atteindre un meilleur niveau de sécurité. Combien de personnes ont déjà égaré leur porte-documents ou leur dossier juridique ? Une telle perte met en péril votre entreprise et peut avoir un coût insurmontable. Les salles de données virtuelles permettent de restreindre l’accès d’une personne à tout moment, que ce soit à la fin de sa mission pour le projet ou si son appareil est déclaré perdu.
2. Efficacité : Lorsque vous travaillez avec de nombreux investisseurs ou clients, vous devez faire signer un nombre incalculable de documents. Avec une salle de données virtuelle efficace, vous partagez aisément les informations avec les personnes adéquates, vous récoltez les signatures et vous validez que tous les éléments nécessaires à un accord soient réunis. Une meilleure organisation et un suivi simplifié accélère votre entreprise et vos affaires.
3. Économies : Le coût initial d’une salle de données virtuelle peut sembler élevé, mais il est important de mesurer son potentiel d’amortissement dans le temps. La tranquillité d’esprit et la sécurité de vos documents n’ont pas de prix. En revanche, votre budget peut rapidement souffrir de la multiplication des déplacements professionnels entre vos bureaux et ceux du client ou de l’investisseur pour présenter et faire signer des documents. Avec une salle de données virtuelle, de telles dépenses n’existent simplement pas. Il n’est pas non plus nécessaire d’imprimer – ou de réimprimer – les documents avant de s’apercevoir qu’ils ne sont plus d’aucune utilité. Au delà du gain financier, vous libérez du temps pour votre équipes et leur permettez de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
4. Transparence et professionnalisme : Il est important de faciliter le quotidien de vos clients, investisseurs et collaborateurs. La VDR crée un environnement unique, collaboratif et sécurisé où chacun travaille à son aise. La transparence n’est plus une utopie, et s’organise au service de votre organisation. Mieux encore, l’image que renvoie votre organisation aux investisseurs et collaborateurs externes – dynamique, dans l’air du temps, structurée – peut se révéler très profitable économiquement.

Avantages de Diligent Corporation

Diligent Corporation est le leader mondial et pionnier des outils de gouvernance moderne. Nous aidons tous les jours plus de 16 000 entreprises dans leurs démarches de sécurité et de conformité. Comme dans une salle de données virtuelle, les informations échangées par les membres d’un conseil d’administration sont confidentielles et doivent être sécurisées. Diligent vous permet, grâce à une suite d’outils intuitifs, sécurisés et collaboratifs, de contrôler l’ensemble de vos données sensibles, n’importe où et n’importe quand. Prenez contact avec notre équipe pour en savoir plus sur nos solutions.