10 tips voor een productieve bestuursvergadering

Het werk van bestuurssecretarissen, of Company Secretaries, begint als de bestuursvergadering afgesloten is en duurt tot de volgende bestuursvergadering weer aanvangt. Het is geen makkelijke baan. Teveel informatie delen leidt tot ruis, te weinig tot gebrek aan beoordelingsvermogen. Daarnaast speelt de factor tijd een rol. Voor een productieve bestuursvergadering dienen bestuursleden ruim op tijd alle stukken tot hun beschikking te hebben voor.

Tijd verspillen. Dat is waar iedereen zich aan ergert. En ergernis verstoort de dynamiek van een vergadering. Zoeken naar papieren. Waar is dat ene mailtje? Wie heeft de nieuwste jaarstukken? Wat is er vorige keer afgesproken? Hoe zit het met de wetgeving? Wie was er voor of tegen een voorstel? De ideale Company Secretary heeft zijn of haar zaken van tevoren op orde. En om u als bestuurssecretaris  een extra steuntje in de rug te bieden hebben we ’10 tips voor een productieve bestuursvergadering’ op een rij gezet. Kleine puntjes van aandacht die uw werk makkelijker maken en iedere bestuursvergadering in betere, slimmere banen leidt.

1. Vertrouw niet alleen op uw hersens

U hebt een goed stel hersens. Alleen zit ‘sorry, vergeten’ in een klein hoekje. Zorg voor een reminder app voor al uw zaken. Het scheelt u energie en het risico op fouten wordt verkleind. Maak altijd goede aantekeningen. Noteer alleswat anders zorgt voor vervelende afleiding. Want als u het opschrijft, stopt het stemmetje in uw hoofd. U houdt grip op de zaken.

2. Stuur altijd een agenda uit

Maak vooraf duidelijk hoe lang de vergadering duurt en wat de tijd is per onderwerp. Zo houdt u dynamiek erin en zorgt u voor een productieve bestuursvergadering. Niemand zit te wachten op een ellenlange wirwar aan discussies. Hou het kort, to the point en haal het maximale uit de tijd die belanghebbenden beschikbaar hebben gemaakt. Stuur deze agenda minimaal twee weken van te voren uit. Zo voorkomt u verrassingen.

3. Meer focus naarmate minder tijd

Wees ervan bewust dat u altijd meer gefocust raakt naarmate een deadline nadert of de bestuursvergadering aanvangt of eindigt. U kunt daar zenuwachtig over worden of deze focus omzetten in positieve energie. Maak van een nadeel een voordeel en vertrouw op uw kunnen. Dat geldt ook voor deelnemers aan de vergadering. Heb oor voor plotselinge wijzigingen. Leidt het in goede banen. 

4. Verzamel vragen vooraf

Inventariseer twistpunten altijd vooraf en stuur de discussie in de juiste richting. Wie weet kunt u vragen clusteren wat enorm veel tijd en discussie bespaart. Wees open, integer en transparant. Neem vragen ook van te voren op in de agenda zodat iedereen zijn punt kan maken, zonder moeilijk gedraai. Zorg voor balans en een prettige stemming door tijdig te inventariseren.

5. Een productieve bestuursvergadering is er voor beslissingen

Informatie verzamelen, stukken lezen en meer tijdrovende zaken horen niet thuis in een productieve bestuursvergadering. Een gemiddelde vergadering kan wel kennis van zo’n 40 tot 500 pagina’s tekst omvatten. Deelnemers dienen hun huiswerk ‘thuis’ te hebben gedaan. Zorg daarom dat alle stukken ruim op tijd beschikbaar zijn, zodat er in de vergadering zelf alleen nog maar voor, tegen of blanco hoeft te worden gestemd.

6. Papierloos werken

Zorg dat u alles bij de hand hebt aan het begin van de bestuursvergadering. Drankjes, tussendoortjes, adresgegevens, een lijst van de aanwezigen. Kortom, alles wat u kunt bedenken om de vergadering goed te laten werken. Vergaderen zonder papier? Deel gewoon geen pen en papier uit en spoor deelnemers aan op hun eigen tablet of apparaat notities te maken, bijvoorbeeld in een bestuursportal. Dan heeft u alles in een keer digitaal! Zonder papierwinkel.

7. Zorg voor pauze

Voldoende pauzes tijdens de vergadering en erbuiten zorgt voor informaliteit. Pauze breekt de sleur en legt indirect de focus terug op datgene wat er toe doet. Hoe vaak wordt een goed idee niet geboren buiten de vergaderzaal? Stimuleer deze momenten, doorbreek het moment en sluit iedere vergadering met verrassend succes af. Motiveer betrokkenheid.

8. Meer vergaderminuten betekent niet per se meer productiviteit.

Grondigheid tijdens een vergadering is cruciaal. Maar oeverloos doorpraten leidt vaak nergens toe. Het succes van een productieve bestuursvergadering wordt niet afgemeten in aantal minuten. Wel in aantal bereikte mijlpalen. Meer effectiviteit heeft u dus zelf in de hand.

9. Vergader vroeg op de dag

Organiseer vergaderingen vroeg op de dag. De tijd die het duurt tot de vergadering aanvangt is vaak verloren tijd. Een vergadering laat op de dag, verruïneert een ieders middagritme. Als er mensen uit heel het land dienen te komen, of als deelname uit het buitenland een rol speelt, zoek dan bewust naar een tijdstip die voor alle belanghebbenden goed werkt.

10. Ruim op, op vrijdag!

Besteed op vrijdag 1 uur aan het doorlezen van uw mail. Archiveer en verwijder emailberichten die u niet langer direct nodig heeft. Het zorgt voor focus en een betere organisatie van uw inbox. Alleen wat u nodig heeft houdt u stand-by. Verwerk notulen altijd zo kort mogelijk na de vergadering, als alles nog fris in het geheugen zit. Zo begint u opgeruimd en wel aan de voorbereidingen van de volgende bestuursvergadering.