De 100 Moderne Governance-leiders: interview met Jim Myers, Associate General Counsel

Op de allereerste Moderne Governance Summit in september introduceerde Diligent het 100 Moderne Governance-leiders programma, dat 100 hardwerkende governance-professionals erkent die verandering en goed bestuur in hun organisaties stimuleren. Alle ontvangers waren genomineerd door bestuursleden, leidinggevenden en collega’s wegens hun voorbeeldige inzet voor het moderniseren van governance in hun dagelijkse werkzaamheden.

Binnen de Benelux werd Jim Myers genomineerd, Associate General Counsel – Corporate Governance van VEON, en hij wordt dit jaar erkend binnen het 100 Moderne Governance-leiders programma. Jim is een ervaren interne advocaat op het gebied van corporate governance en werkt sinds 2018 bij VEON. Vanwege de toegenomen werklast bij het bestuur, de bestuurscomités en het managementteam van VEON, was tijdige en nauwkeurige communicatie tussen de bestuursleden en leden van het managementteam cruciaal. Sinds Jim bij VEON is komen werken, heeft hij het voortouw genomen in het implementeren van Diligent Boards en aanvullende vragenlijstmodules om deze processen te beheren.

We hebben hem enkele vragen kunnen stellen over zijn visie op moderne governance.

Wat zijn in uw rol als Associate General Counsel de belangrijkste governance-uitdagingen?

“Als beursgenoteerde onderneming hanteren VEON en de Raad van Bestuur strikte normen voor corporate governance. Onze governancestructuur is opgezet om transparantie, duidelijke verantwoordelijkheden en correcte besluitvorming te bevorderen, bij alles wat we doen.” Zo begint Jim Myers ons gesprek. Effectief en verantwoord bestuur is inmiddels centraal komen te staan in de bedrijfscultuur van VEON: “onze duidelijk gedefinieerde waarden worden ondersteund door robuuste controles en een robuust nalevingskader”.

“De geografische spreiding is belangrijk: onze werkmaatschappijen bieden communicatiediensten en digitale diensten aan in tien nationale markten, verspreid over Afrika, Azië en Europa. De Raad van Bestuur van ons moederbedrijf, geleid door Ursula Burns, bestaat uit twaalf mensen uit de Verenigde Staten, Europa en Azië. U kunt zich voorstellen dat de communicatie tussen het management en ons bestuur, maar ook tussen de bestuursleden onderling, steeds weer een enorme logistieke uitdaging vormt, vanwege de grote afstanden en de verschillende tijdzones.

Bovendien zijn we genoteerd aan zowel de NASDAQ in New York als aan Euronext Amsterdam.”

Hoe gebruikt u Diligent in uw positie? Wat was uw reden om voor Diligent te kiezen?

VEON heeft ervoor gekozen om Diligent Boards te gebruiken in combinatie met Diligent Declarations om zo uitstekende en efficiënte communicatie en informatie-uitwisseling mogelijk te maken.

“Papieren bestuurspakketten waren gewoon niet efficiënt meer. Het Diligent-platform voor de distributie van materiaal onder onze bestuursleden is uitstekend ontvangen en de introductie verliep heel soepel. Onze commissie Nominating and Corporate Governance drong er daarna op aan om te onderzoeken hoe we de communicatie met onze bestuursleden elders konden vereenvoudigen en hoe we onze administratieve werklast verder konden terugdringen.”

Jim gebruikt inmiddels dagelijks Diligent-producten om een verscheidenheid aan governanceprocessen te stroomlijnen, van het maken van bestuurspakketten tot het afnemen van bestuursevaluaties en vragenlijsten over declaraties. Maar de Associate General Counsel is niet de enige die hiervan de vruchten plukt. Jim heeft met succes bestuurders en bestuursleden in het systeem ingeschreven die nu waardevolle tijd besparen met het gebruiksvriendelijke platform van Diligent. Dat is de invulling die VEON aan moderne governance geeft.

Wat betekent moderne governance voor u?

“Voor mij betekent moderne governance dat onze bestuurders de juiste informatie op het juiste moment ontvangen, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun inhoudelijke taken. Ze hoeven zich echt geen zorgen te maken over de onderliggende processen die ervoor zorgen dat zij tijdig alle gegevens hebben. Dankzij de uitstekende tijdbesparende technologieën kan ik me volledig concentreren op de inhoud die de bestuurders nodig hebben.”

Welke Diligent-producten hebben u geholpen bij uw ontwikkeling van moderne governance?

“Diligent Declarations heeft ons jaarlijkse proces veel efficiënter gemaakt. We kunnen onze administratieve nalevingsgegevens nu digitaal op één plek beheren. Onze bestuurders moesten vragenlijsten vroeger met de hand invullen. Na het ontcijferen van hun handschrift moesten we dan eerst de antwoorden verzamelen in een Excel-spreadsheet. Dankzij de elektronische vragenlijst kunnen we ons nu volledig concentreren op het identificeren en verwerken van hun inhoudelijke opmerkingen. Het is ook veel eenvoudiger geworden om jaarlijkse rapportagedeadlines te halen.

Met Diligent Evaluations hebben we het zelfevaluatieproces van ons bestuur volledig kunnen veranderen. De evaluaties waren altijd een administratieve uitdaging. Nu zijn alle bestuurders tevreden over het proces en het gebruiksgemak van de tool. Ze doen probleemloos mee en verwachten zelfs dat het proces meteen nuttige inzichten oplevert. Onze analytische vaardigheden zijn ook verbeterd, omdat we nu onze eigen rapporten kunnen beheren. Dat geeft ons meer flexibiliteit bij het analyseren en interpreteren van onze gegevens. ”

We willen de heer Myers graag bedanken voor zijn deelname aan dit interview en hem nogmaals feliciteren met zijn erkenning als een uitzonderlijke leider in de 100 Moderne Governance-leiders.