4 actiepunten voor moderne governance voor bestuurders

Diligent lanceerde onlangs een nieuwe categorie, genaamd moderne governance, om bestuursraden en bestuurders te helpen de snelheid van de digitale wereld van vandaag bij te houden. Moderne governance is het ondersteunen van leiders met de technologieën, inzichten en processen die nodig zijn om goede governance te realiseren, wat ondernemingen helpt te gedijen en te volharden. Het belang van goede governance wordt namelijk vooral duidelijk als dit niet goed in orde is…

Diligent werkt samen met meer dan 650,000 bestuursleden en professionals wereldwijd. Door deze samenwerking hebben we een paar dingen geleerd: goede governance is een dynamisch concept – het kan verschillende vormen aannemen van de ene onderneming op de andere. Toch zijn er een paar principes die hetzelfde blijven. Deze principes hebben wij hier samengevat in actiepunten voor bestuursraden en bestuurders.

1. Wees kritisch over de governancestructuur in uw onderneming.

Als (nieuwe) bestuurder, ‘erft’ u aanvankelijk de structuur van de governance zoals die was voordat u bestuurslid werd (d.w.z. de regels, rollen en processen binnen het bestuur en de onderneming in het algemeen).

Tijdens de Diligent Director Experience in Napa vorig jaar daagde Rakhi Kumar, directeur en ‘Head of ESG Investments and Asset Stewardship’ bij State Street, bestuurders uit om de structuur van hun bestuur (en daarmee hun governance) te onderzoeken:

      “Het komt te vaak voor dat besturen zich niet afvragen waarom de dingen zijn zoals ze zijn. Deze overgenomen governancestructuur is niet per definitie verkeerd, maar moet wel doeltreffend zijn en blijven. Besturen moeten deze structuur, en de reden waarom deze zo is opgebouwd, altijd kunnen verklaren aan investeerders.”
Rakhi Kumar, directeur en ‘Head of ESG Investments and Asset Stewardship’ bij State Street Global Advisors

Het is een vergelijkbare introspectie die er bij Netflix voor heeft gezorgd dat een transparent communicatiesysteem voor bestuursmanagement werd ontwikkeld, waarbij vergadermappen tot 30 pagina’s worden beperkt, zodat bestuursvergaderingen kunnen focussen op strategie. Het nieuwe boek van Diligent, ‘Governance in the Digital Age’, werd geschreven om bestuursraden te helpen met hun eigen governance-analyse.

Het boek wil aan de hand van interviews met bestuursleden wereldwijd antwoord geven op de vraag: in hoeverre zal dit nieuwe, digitale tijdperk leiden tot nieuwe governancestrategieën? En wat kunnen progressieve bestuurders en bestuursraden doen om op de trends vooruit te (blijven) lopen?

2. Focus op de samenstelling van de bestuursraad.

De organisaties van vandaag de dag moeten de juiste mensen in de boardroom hebben zitten.
Moderne governance organisaties zorgen ervoor dat de skills binnen de boardroom en de langetermijnvisie van het bestuur op één lijn zitten, en ze erkennen de meerwaarde van diversiteit. Diversiteit is immers een kans, geen verplichting. Toch schieten veel besturen tekort bij de het plannen van de samenstelling van bestuursraden. Dit is een gebied waar nog te weinig gebruik wordt gemaakt van data en technologie.

Met technologie en de juiste tools kunnen moderne besturen bijvoorbeeld het hele netwerk van kandidaat-bestuurders binnen handbereik hebben. Deze functionaliteit kan dan gebruikt worden voor goede governance door verschillende aspecten te identificeren: skill gaps, de samenstelling van andere, vergelijkbare bestuursraden, beschikbare kandidaten en belangenconflicten.

3. Zorg voor meer inzichten rond risico’s en mogelijkheden.

Risico’s nemen toe in aantal en complexiteit in de wereld van vandaag, en in een dergelijke omgeving kunnen makkelijk blinde plekken ontstaan. Besturen kunnen hier niet onverschillig over zijn; organisaties die niet op deze veranderingen zijn voorbereid, zullen na een paar jaar niet meer bestaan.

Het is niet voldoende om simpelweg de risico’s te identificeren – besturen moeten ook op de juiste manier informatie hierover verzamelen en communiceren naar anderen om op tijd risico’s op te merken. Een moderne governance oplossing kan besturen alert maken op voorspelde stemmingsacties van aandeelhouders en kan helpen bij het monitoren van de reputatie van de organisatie.

Ook het verbreden van de kennis van bestuursleden rond industrietrends en nieuwe technologieën is belangrijk, om ervoor te zorgen dat strategische kansen de onderneming niet voorbij gaan. Hoe is uw bestuur in staat zichzelf op deze manier uit te dagen en te versterken?

4. Vermijd vergissingen inzake cyberrisico’s.

Bestuurders en andere leiders maken zich soms schuldig aan het gebruik van onveilige communicatietools of persoonlijke e-mailadressen om gevoelige informatie en materialen te delen. Zelfs als deze informatie niet té gevoelig is, kunnen dergelijke onvoldoende beveiligde kanalen een toegangspunt vormen voor derden met slechte bedoelingen. Het omarmen van moderne governance betekent dat dergelijke vergissingen vermeden worden, want moderne governance organisaties centraliseren de communicatie met beveilige tools voor bestuurscommunicatie en delen documenten en bestanden in beveiligde data rooms. Beveiligde communicatie gaat in deze situatie niet ten koste van gemak. Sterker nog: deze tools hebben alle functionaliteit en gebruiksgemak van bekende communicatieapps en samenwerkingstools.

Bestuurders kunnen niet toelaten dat hun governance achterloopt op die van de concurrentie. Met de juiste tools wordt governance een concurrentievoordeel.

Lees onze volgende artikelen om op de hoogte te blijven van de impact van goede governance. Aarzel niet contact met ons op te nemen als u meer wilt weten over de moderne governance oplossingen van Diligent.