Welke interne en externe katalysatoren jagen automatisering op het gebied van entiteitsbeheer aan?

Diligent-partner Legadex is een internationaal opererende juridisch dienstverlener die werkt vanuit Amsterdam. Kernactiviteiten van de partner zijn entiteitsbeheer, contractbeoordelingen, risico- en nalevingsbeheersing en beheer van contractcycli. We vroegen medeoprichter Luc van Daele naar zijn visie op de aanjager voor automatisering en systeemintegratie voor interne juridische teams en secretariële ondersteuning.  

Juridische teams en corporate governance-teams staan voor de uitdaging om een toenemende werkdruk het hoofd te bieden – en moeten dat vaak met minder mensen doen. 

Het werd dan ook al snel duidelijk dat de nalevingsfunctie zou moeten worden gestroomlijnd. Bij veel bedrijven was die ontaard in een chaos, met te weinig of juist te veel betrokkenen en een enorme massa gescheiden en ongeordende gegevens, die op een inconsistente manier werden verwerkt.  

Bedrijven realiseren zich steeds meer dat hun governance-teams meer werk op een nauwkeurigere manier kunnen verzetten door terugkerende en repetitieve taken te automatiseren. Daarnaast houden ze meer tijd over om zich te concentreren op strategische initiatieven – zoals waar entiteiten kunnen worden gerationaliseerd of nieuwe rechtsgebieden kunnen worden aangeboord, waar kansen voor fusies en overnamen liggen of wanneer een primaire emissie kan worden gelanceerd. 

Hieronder volgen een aantal van de belangrijkste stimuli voor de overgang naar meer automatisering voor interne juridische teams en nalevingsteams in organisaties waarmee we samenwerken … 

Betere kostenbeheersing 

Om de toenemende werkdruk het hoofd te bieden, kozen sommige klanten voor uitbreiding van hun corporate governance-teams. Dat is echter een tijdelijke oplossing voor een structureel probleem. Vaak is het goedkoper om automatisering in te stellen voor terugkerende taken. Dat betekent niet per se dat er minder mensen nodig zijn, maar wel dat het team tijd overhoudt om zich te richten op taken die echt meerwaarde kunnen bieden.  

Automatisering helpt ook om de kosten voorspelbaarder te maken. Juridische zaken vormen een soort zwart gat: de projectkosten en werkdruk kunnen vaak veel hoger blijken dan verwacht, terwijl menselijke fouten tot nog meer werk en uit de pan rijzende kosten leiden. Verstandig gebruik van automatisering versnelt processen, met meer consistentie en nauwkeurigheid en betere kostenbeheersing tot gevolg. 

Een duidelijker overzicht van alle taken die er liggen 

Naarmate bedrijven groeien, neemt de werkdruk voor toezicht en naleving navenant toe. De organisatie beseft niet altijd welke impact dit kan hebben op de centrale juridische teams en governance-teams. Ze moeten zich onvermijdelijk in drieën delen, waardoor ze zich alleen nog maar op kernactiviteiten kunnen richten en reactief moeten werken.  

Dit gebrek aan inzicht kan leiden tot inefficiëntie en natuurlijk stress en verminderde betrokkenheid. Dat kan op zijn beurt weer tot groter verloop van betrokken personeelsleden leiden. Dát schaadt de efficiëntie nog meer. Kortom, er ontstaat een heel negatieve spiraal.  

Governance-teams bevrijden van reactief werk 

Als bedrijven groeien, worden zakelijke functies zoals de fiscale en financiële afdelingen steeds afhankelijker van de gegevens die door de governance-functionaris worden beheerd.  

Financiën heeft informatie over de bestuurder, de entiteit, het adres en de bank nodig, terwijl de fiscale afdeling informatie nodig heeft om de beste routes voor overboekingen vast te stellen. Meestal wordt het governance-team ad hoc om deze informatie gevraagd, waardoor dat team continu mails beantwoordt.  

Ironisch genoeg kan de toenemende druk tot gevolg hebben dat de juridische teams en governance-teams zich terugtrekken op hun eigen ‘eilandje’. 

Door gegevenssystemen in een centraal platform voor entiteitsbeheer te integreren, ontstaat er één centrale bron voor al uw zakelijke gegevens. Vervolgens kunnen belangrijke medewerkers op andere afdelingen die gegevensbron benaderen wanneer dat nodig is – met machtigingen die passen bij hun autoriteitsniveau. Zo houden de Company Secretary en zijn collega’s zelf de regie over hun werk en kunnen ze productiever zijn.  

Snellere omloop van gegevens 

Bedrijfsgegevens veranderen vandaag de dag met een alarmerende snelheid – volgens Opus veroudert er elk jaar 25%.  

Die snelheid kan worden beheerst wanneer een bedrijf maar beperkte gegevens heeft, maar het wordt moeilijker om die gegevens de baas te blijven als een organisatie groeit. En goede, actuele bedrijfsinformatie is onmisbaar voor nauwkeurige rapporten en naleving. 

Een gemengde benadering 

Inmiddels zien we verschuivingen richting entiteitsbeheer die variëren van geheel gedecentraliseerd en chaotisch tot 100% gecentraliseerd, efficiënt en geïntegreerd.  

Voor veel organisaties die in tal van rechtsgebieden met uiteenlopende eisen en rechten actief zijn, heeft een gemengde benadering de meeste zin. Onze ervaring leert ons echter dat hoe efficiënter en gestroomlijnder een bedrijf kan zijn in zijn alledaagse entiteitsbeheer, hoe beter dat is.  

Wilt u weten hoe de Modern Governance oplossing van Diligent voor uw organisatie kan werken? Vraag hier een informatiekit aan of een vrijblijvende demonstratie aan.