Automatisering van het bestuur

Iedereen die werkzaam is in het bedrijfsleven, bij de overheid of voor een non-profitorganisatie kan zich een voorstelling maken van ‘automatisering van de productie’ of ‘automatisering van de administratie’. Bij de term ‘automatisering van het bestuur’ daarentegen zijn er zelfs onder bestuursmedewerkers nog fronsende wenkbrauwen, want wat wordt daar nu precies mee bedoeld? En vooral: wat levert het op?

In dit blog laten we u zien dat bedrijven en organisaties die kiezen voor een moderne governance gebaat zijn bij moderne technologische hulpmiddelen, oftewel automatisering. Ze helpen om het bestuur naar een hoger niveau te brengen. Maar laten we bij het begin beginnen.

Waarom automatisering van het bestuur?

Om de vraag ‘waarom zouden we bestuurlijke processen automatiseren’ te beantwoorden, is het zinvol te kijken naar de automatisering van productie en administratie. Welke voordelen levert automatisering van het bestuur op? Waarschijnlijk kunt u zelf een heel aantal pluspunten opsommen. We hebben de belangrijkste voor u op een rijtje gezet:

• Efficiëntere productie
• Betere kwaliteit van diensten en producten
• Overzichtelijke opslag van gegevens
• Informatie gemakkelijk beschikbaar
• Meer inzicht in de processen

Samengevat kunnen we concluderen dat automatisering van productie en administratie zorgt voor een betere kwaliteit tegen minder inspanningen, en dat bespaart tijd en geld. En misschien is het belangrijkste voordeel wel dat dankzij het verbeterde inzicht de productie of administratie naar een hoger niveau getild wordt; het wordt mogelijk om eerder in te spelen op ontwikkelingen, er is meer sturing mogelijk.

Vertalen we dit naar besturen, dan zien we dat automatisering leidt tot meer inzicht in belangrijke parameters op het gebied van financiën, productie, personeel en de markt. Dat zorgt ervoor dat afwijkingen en ontwikkelingen sneller worden gesignaleerd en uw Raad van Bestuur hier beter op kan inspelen. Zo maken moderne technologische hulpmiddelen besturen op een hoger niveau mogelijk. In de board room verschuift de vraag van ‘wat moeten we doen’ naar ‘wat willen we doen als we meer tijd en mogelijkheden hebben?’

Wat kun je automatiseren?

Laten we eerst bekijken uit welke onderdelen het bestuurlijke proces bestaat, en hoe de verschillende onderdelen te automatiseren zijn. Denkend aan de activiteiten van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen bij bedrijven en organisaties, dan zijn de volgende activiteiten van belang: informatie delen, vergaderen, besluiten nemen, risico’s beheersen, onderling communiceren, gegevens archiveren. We bespreken ze hier stuk voor stuk:

1. Informatie delen: Automatisering maakt het eenvoudig om informatie op een veilige plaats in de cloud op te slaan en vervolgens te delen met individuen en groepen zoals de Raad van Bestuur of de Raad van Commissarissen. Verandert de groep, dan is het slechts nodig om eenmalig de samenstelling van de groep te wijzigen. Per persoon en groep kan de toegang tot verschillende soorten informatie worden geautoriseerd.
2. Vergaderen: Met een geautomatiseerd systeem is het mogelijk om alle stukken voor een vergadering gemakkelijk op één plaats te bewaren. Nagekomen of aangepaste stukken kunnen eenvoudig worden toegevoegd, zodat alle leden van de RvB en de RvC moeiteloos toegang hebben tot alle relevante informatie. Na de vergadering kunnen ook notulen en de actielijst worden toegevoegd.
3. Besluiten nemen: In de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen worden belangrijke besluiten genomen, daarom is het essentieel dat ze worden gebaseerd op actuele informatie. Met geautomatiseerde systemen zijn zelfs op de dag van de vergadering (financiële) cijfers of andere kengetallen nog aan te passen en op een gebruikersvriendelijke manier te presenteren, bijvoorbeeld in diagrammen of scorecards.
4. Risico’s beheersen: Een geautomatiseerd systeem maakt het gemakkelijk om inzicht te krijgen in bekende risicofactoren, bijvoorbeeld op het gebied van financiën, productie, personeel en de markt. Met een dergelijke database zijn relevante gegevens direct toegankelijk, dat is een goede basis om weloverwogen beslissingen te nemen.
5. Onderling communiceren: Leden van de RvB en de RvC hebben ook tussen de vergaderingen door contact met elkaar. De gewone e-mail en berichtenservices zijn niet beveiligd, maar digitale systemen hebben vaak een extra module waarin onderlinge communicatie in een streng beveiligde omgeving mogelijk is. Daarmee wordt de kans dat vertrouwelijke informatie wordt gelekt tot een minimum beperkt.
6. Gegevens archiveren: Bij een goed ingericht en goed bijgehouden bestuurssysteem zijn altijd en overal actuele en historische gegevens op te zoeken. Het goed bijhouden van zo’n systeem vergemakkelijkt ook het produceren van jaarverslagen of meerjarenoverzichten. 

Onder gewone omstandigheden biedt een geautomatiseerd bestuurssysteem al veel voordelen, bij extreme omstandigheden wordt dat helemaal duidelijk. Is er bijvoorbeeld sprake van een recall-actie, de instorting van de financiële markten of een milieuramp, dan moet een Raad van Bestuur snel en resoluut handelen. Dan is de waarde van een up-to-date systeem onmisbaar om snel alle relevante informatie te verzamelen. 

Hoe begin je met automatiseren?

Van geen of een minimale automatisering van het bestuur, bijvoorbeeld alleen een online opslag van documenten, naar een digitaal bestuursplatform is een grote stap. Het is raadzaam om eens rond te vragen bij collega-bedrijven en de behoefte en de bereidheid binnen de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen te peilen. Ook kunt u informatie inwinnen bij een aantal leveranciers en vragen of er referenties beschikbaar zijn. Dan begint een traject met offertes aanvragen en vergelijken. Bij het nemen van een beslissing kunt u aspecten meenemen als: Wat kan het systeem? Hoe staat bedrijf bekend? Hoe zijn introductie en service geregeld? Kan het systeem op maat gemaakt worden? Wordt het systeem regelmatig uitgebreid met nieuwe modules?

Het is aan te bevelen om vanaf het begin de Company Secretary bij dit proces te betrekken, want die is uiteindelijk verantwoordelijk voor het bijhouden van het systeem. Automatisering is immers geen magische truc, maar het vraagt ook om inspanning en toewijding. Alleen dan krijgt u een systeem dat daadwerkelijk een bijdrage levert aan moderne governance.