Update over het belangenconflict in de raad van bestuur 

Een onderneming is ook een spel van belangen. Naast het vennootschapsbelang en het aandeelhoudersbelangen onderscheiden we ook het eigenbelang van de individuele bestuurder, al dan niet gecombineerd met dat van de eigen managementvennootschap. In elke vennootschap kunnen er zich verrichtingen voordoen waardoor een belangenconflict kan ontstaan. De controle van de doeltreffende werking van de controlesystemen, het aanpakken van potentiële belangenvermenging en de preventie van enig machtsmisbruik zijn echter ook aspecten van deugdelijk bestuur. Daarom deze update.

Wanneer spreken we van een rechtstreeks of onrechtstreeks belangenconflict?

Soms kan een specifieke beslissing of verrichting van de raad van bestuur aan een van de bestuurders een vermogensrechtelijk voordeel verschaffen. Maar om te mogen spreken van een tegenstrijdig belang moet het wel gaan over een ‘aanzienlijk’ roerend of onroerend voordeel waarvan de economische waarde nauwkeurig en objectief bepaald kan worden.

Dit zijn de meest voor de hand liggende situaties:

• De bestuurder sluit met de vennootschap een verkoopovereenkomst, een huurovereenkomst, een leningsovereenkomst of een managementovereenkomst.
• De vennootschap sluit een dergelijke overeenkomst met een vennootschap waarin een van zijn bestuurders een meerderheidsaandeelhouder is.
• De bestuurder sluit een persoonlijk contract met de vennootschap die hij mede bestuurt en de raad van bestuur moet beslissen over de bezoldiging voor zijn taak als algemeen directeur of gemandateerde.
• De vennootschap neemt een verwant van één van zijn bestuurders in dienst (onrechtstreeks belang).

Maar een bestuurder moet steeds handelen in het vennootschapsbelang. Een bestuurder mag persoonlijk geldelijk belang nooit laten voorgaan op het belang van de vennootschap. Zo mag hij geen goederen van de vennootschap gebruiken voor persoonlijke doeleinden. Hij mag de vennootschapsgoederen niet in gevaar brengen, hij mag zichzelf niet verrijken door contracten of transacties ten nadele van de vennootschap af te sluiten. Daar staan strenge sancties op.

• Dit artikel spitst zich toe op de Belgische situatie. Uiteraard hebben ook landen als Frankrijk, Nederland en het Verenigd Koninkrijk een goed uitgewerkte belangenconflictenregeling. Maar qua procedures, sancties en inhoud zijn er belangrijke verschillen.

Wettelijke procedure

Telkens wanneer niet-courante raadsbeslissingen of -verrichtingen kunnen leiden tot een tegenstelling tussen het vermogensrechtelijk eigenbelang van de bestuurder en het vennootschapsbelang (dat hij ook dient te behartigen) moet er een wettelijke procedure gevolgd worden. De “objectieve” mogelijkheid van een belangentegenstelling alleen al volstaat. Het is zelfs niet nodig dat die vennootschapshandeling ook daadwerkelijk nadelig is voor de vennootschap.

Het komt er op aan te vermijden dat een bestuurder zo maar kan mee beslissen over zaken die hem een persoonlijk voordeel kunnen opleveren. Het nieuwe aankomende Wetboek voor vennootschappen en verenigingen (WVV) bepaalt het volgende:

“5:76  §1 Die andere bestuurders nemen de beslissing of voeren de verrichting uit. In dat geval mag de bestuurder met het belangenconflict niet deelnemen aan de beraadslagingen van de andere bestuurders over deze beslissing of verrichting. Wanneer alle bestuurders een belangenconflict hebben, wordt de beslissing of de verrichting aan de algemene vergadering voorgelegd; indien de algemene vergadering de beslissing of de verrichting goedkeurt, kan het bestuursorgaan ze uitvoeren. De bestuurder met een belangenconflict als bedoeld in het eerste lid mag niet deelnemen aan de beraadslagingen van het bestuursorgaan over deze beslissingen of verrichtingen, noch aan de stemming in dat verband.”

Volgens de nog geldende wetgeving mag de bestuurder in een niet-beursgenoteerde NV gewoon mee beraadslagen en mee stemmen na de bekendmaking van het belangenconflict. Enkel bij een beursgenoteerde vennootschap is dat al verboden.

Zes stappen

De huidige wettelijke informatieprocedure (in het (oude) artikel 523) kunnen we als volgt samenvatten :

1. Meldingsplicht: Voor de beslissing moet de betrokken bestuurder het belangenconflict meedelen aan de andere bestuurders.
2. Notuleringsplicht: Zijn verklaring over de reden van het tegenstrijdig belang van vermogensrechtelijke aard moet in het verslag van de raad van bestuur genoteerd worden.
3. Melding aan de commissaris-revisor: de bestuurder brengt de commissaris op de hoogte en deze omschrijft in zijn jaarlijks controleverslag de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap.
4. Beraadslaging: In zijn notulen beschrijft het bestuursorgaan de aard van de beslissing of verrichting en verantwoordt het zijn besluit.
5. Gezamenlijke stemming: Tot nog toe mocht de betrokken bestuurder of zaakvoerder in een privaat bedrijf na mededeling van zijn strijdig belang dus deelnemen aan de beraadslaging en stemming.
6. Neerlegging en publicatie: Deze notulen moeten worden opgenomen in het jaarverslag.

Voorbeelden uit de jaarverslagen

Dankzij de verplichte transparantie is het een kleine moeite om in de jaarverslagen van Belgische beursgenoteerde ondernemingen praktijkvoorbeelden te vinden:

De beslissing van de Raad van Bestuur van vennootschap A die op voorstel van het remuneratiecomité de vaste en variabele vergoeding en later ook de aandelenopties van de (afwezige) gedelegeerd bestuurder vastlegde werd tot in het kleinste detail in het jaarverslag gepubliceerd.

In vennootschap B werd over de procedure verslag uitgebracht omdat de raad zich moest uitspreken over de variabele remuneratie van drie bestuurders die via hun managementvennootschap een uitvoerende functie hadden. De drie verlieten de vergadering: “Geïnformeerd over het bestaan van een belangenconflict met betrekking tot de voornoemde punten heeft de Raad van Bestuur besloten die vergoedingen goed te keuren, onder voorbehoud van de goedkeuring van de relevante bepalingen daarvan door de algemene aandeelhoudersvergadering”

In een specifiek dossier van de raad van bestuur van vennootschap C hadden zo veel bestuurders als obligatiehouder van een bepaalde maatschappij een tegenstrijdig belang dat er te weinig bestuurders overbleven zonder potentieel belangenconflict. Er kon dus niet meer geldig beslist worden en zo werd dit contract niet besproken.

Anderzijds kunnen en durven we vermoeden dat sommige vennootschappen niet zo transparant zijn over die remuneratieregeling en zich niet de moeite getroosten om daar uitgebreid over te berichten…

Tips tot besluit

1. Wees als bestuurder steeds bewust van uw eigen belangen en die van uw collega-bestuurders.
2. Dring er op aan dat de mogelijkheid van belangentegenstellingen expliciet voorzien wordt en dat er in het governance charter een praktische regeling wordt uitgewerkt.
3. Vermijd een vermenging van het privé-vermogen en het vennootschapsvermogen. Al te vaak komen daar problemen van omdat stakeholders zich benadeeld kunnen voelen. Vermijden en voorzien is zoveel beter dan achteraf moeten regulariseren!
4. Blijf waakzaam. Onzuivere of niet goed aangepakte situaties worden snel de symptomen van een slechte organisatie en een gebrekkig bestuur. Er zijn naast belangenvermenging trouwens nog andere risico’s en bedreigingen: loyaliteitsconflicten, handel met voorkennis, afwezigheid van beheerscontrole, willekeurige aanwervingen, onaangepaste competenties, gebrekkige boekhouding, afwezigheid van evaluatie, onduidelijke communicatie, verouderde informaticamiddelen…