Veilige bestuurscommunicatie: veilig bestuurlijke informatie delen

Veilig bestuurlijke informatie delen en waarom u papier moet vermijden

Bestuurscommunicatie via papier is kostbaar, inefficiënt en gevaarlijk. Toch gebruiken de meeste bedrijven nog steeds papier. Traditionele e-mail- en berichtenservices zijn riskant, want gegevenslekken zijn onvermijdelijk. Boardportals maken veilige communicatie en het efficiënt delen van informatie mogelijk, wat leidt tot betere board prestaties.
Papier gebruiken is kostbaar, inefficiënt en gevaarlijk. Verrassend genoeg gebruikt bijna de helft van alle bedrijven nog altijd papieren communicatiemiddelen bij bestuursvergaderingen. Ze printen zelfs pakketten met vergaderstukken voor de hoofddirectie en bezorgen die koerier of een directiechauffeur. Het gaat daarbij gemiddeld om 6000 geprinte pagina’s per jaar.

Dit cijfer is gebaseerd op onderzoek van technologiebedrijf eShares, waaruit blijkt dat een gemiddeld bestuurspakket 96,7 pagina’s bevat. Bedrijven hebben gemiddeld 8,1 bestuurders en houden 7,9 bestuursvergaderingen per jaar. Dit komt dus neer op zo’n 6200 pagina’s aan bestuurspakketten. Daarnaast is het gebruik van papier inefficiënt. Senior executives besteden gemiddeld 40 uur aan het voorbereiden van bestuurspakketten. Vergeet ook niet de tijd die ze kwijt zijn aan het opnieuw samenstellen. Tijdens het kopiëren gaan er altijd wel pagina’s verloren, of komen ze in de verkeerde volgorde terecht.

Naast inefficiëntie en kosten speelt ook het beveiligingsrisico een rol. Papieren bestuurspakketten kunnen eenvoudig kwijtraken of gestolen worden. Wanneer u pakketten wilt delen, moeten ze fysiek van de ene aan de andere persoon worden doorgegeven. Dit lijkt misschien voor de hand te liggen, maar toch gebruiken bedrijven nog steeds papier. Soms versturen ze bestuurspakketten zelfs via de reguliere post. Dit is allemaal gevaarlijk.

E-mail is onveilig

Natuurlijk zijn er besturen die al wel papierloos communiceren. Ze maken pdf-bestanden van bestuurspakketten en sturen elkaar e-mails met bijlagen. Sommige gebruiken diensten als Box, Google Drive of Microsoft OneDrive om documenten op te slaan en te delen.

Dit is echter net zo gevaarlijk als het gebruiken van papier. Met deze methoden van opslag en communicatie gaat altijd een veiligheidsrisico gepaard. De bestanden en gegevens worden namelijk zonder goede versleuteling of wachtwoordbeveiliging verstuurd. Ze zijn kwetsbaar voor hackers en cybercriminelen. In bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk is het aantal gegevenslekken 65.000 per kwartaal en dit stijgt elke drie maanden met meer dan 50%. Het risico van deze onveilige, traditionele communicatiemiddelen is dus wel duidelijk.

Dan is er nog de kwestie van efficiëntie. Tijdige en efficiënte toegang tot informatie is van cruciaal belang voor bestuurswerk. De organisatie heeft een systeem voor bestuurscommunicatie nodig om ervoor te zorgen dat bestuursleden over alle benodigde informatie beschikken, dat de juiste informatie wordt gedeeld en dat de informatie alleen beschikbaar is voor mensen die er recht op hebben. Wanneer informatie in verkeerde handen valt, kan dit leiden tot een gegevenslek. De schade als gevolg hiervan kan cruciaal zijn voor de reputatie van een organisatie.

Dit is van groot belang omdat veel bestuurswerk tegenwoordig wordt uitgevoerd tussen vergaderingen in. Uit de Public Company Governance Survey van 2013-2014 van de National Association of Corporate Directors (NACD) in de VS blijkt dat bestuurders 71,3 uur per maand besteden aan het lezen van documenten en andere materialen. Dat is bijna net zoveel tijd als ze besteden aan bestuursvergaderingen zelf (81 uur per maand).

Door toenemende zakelijke complexiteit en kritische controle op regelgeving zijn de hoeveelheid bestuurswerk en het aantal bestuursvergaderingen ook gestegen. Bestuursleden moeten harder werken en krijgen steeds meer verantwoordelijkheden. Ze moeten zich ook inzetten voor optimale prestaties. Als er niet wordt gehandeld in het belang van de organisatie, kunnen bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gehouden.

Veel bestuurswerk wordt tegenwoordig uitgevoerd tussen vergaderingen in. Uit de Public Company Governance Survey (enquête governance van bedrijven) van 2013-2014 van de National Association of Corporate Directors (NACD) blijkt dat bestuurders gemiddeld bijna net zoveel tijd besteden aan het controleren van rapporten en andere materialen (71,3 uur per maand) als aan het bijwonen van bestuurs- en commissievergaderingen (81 uur per maand).

Naast het toegenomen werk is het aantal bestuurspapieren ook toegenomen. Uit de Board Governance Survey van 2013 van Thomson Reuters blijkt dat, op basis van de gemiddelde tijd die bestuursleden besteden aan lezen tijdens en buiten vergaderingen, bestuurders weinig tijd besteden per pagina van hun bestuurspakketten. De NACD-enquête waarschuwt voor het volgende: “Wanneer bestuurders worden overladen met materialen en zelf moeten prioriteren, zullen ze eerder overweldigd raken en cruciale risico’s missen.”

Boardportals zijn veilig en ondersteunen efficiënte bestuurscommunicatie

De digitale bestuurskamer (ofwel board portal) biedt een veilig, efficiënt en goedkoper alternatief. Digitaal documentenbeheer vervangt de traditionele communicatie via papier of IT-toepassingen voor het delen van informatie. Met bestuursportalsoftware kunnen bestuurders documenten veilig raadplegen en via veilige kanalen samenwerken met andere bestuursleden. De beste boardportaloplossingen bieden toegang via diverse platformen, waaronder pc’s, tablets en smartphones.

Diligent maakt veilige, efficiënte bestuurscommunicatie mogelijk

Diligent biedt Diligent Messenger voor snelle en veilige communicatie tussen bestuursleden. Messenger is volledig geïntegreerd met Boards als allesomvattend platform om veilig documenten te delen en te communiceren. Messenger is ook toegankelijk via de iOS-app en webbrowsers. Bovendien is de app eenvoudig toe te passen en te gebruiken. Het instellen kost slechts twee minuten en daarna heeft u direct toegang tot contactpersonen en bedrijfsmiddelen. De vertrouwde gebruikersinterface maakt een intuïtieve, eenvoudige toepassing mogelijk.

Diligent Boards is een geavanceerde oplossing voor samenwerking. Met deze software kunnen bestuursleden materialen in realtime bekijken en beoordelen, waar ze ook zijn.

Diligent Boards is beschikbaar voor alle apparaten en wordt het hele jaar 24/7 ondersteund.

De portal biedt de beste beveiliging die er op dit moment bestaat: hoogwaardige versleuteling, obfuscatie van code, VPN’s en alle belangrijkste verdedigingen tegen bedreigingen.

Diligent biedt een gebruiksvriendelijke interface, een uitgebreid workflowproces en eenvoudige samenstelling van vergadermappen. Zo kunt u met Office-toepassingen vergadermappen maken die aan uw specificaties voldoen.