Hoe kan uw bestuurscultuur bijdragen aan governancedoelstellingen?

Een goede bestuurscultuur, dat is de wens van elk bedrijf en van elke organisatie. Maar wat is een goede cultuur? Het is een van de lastig te definiëren aspecten van het werk in de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. We zijn in staat om financiële kengetallen, de productie en het aantal medewerkers van een bedrijf of organisatie te meten. Voor de bestuurscultuur echter bestaat geen eenduidige definitie of meetinstrument.

In het dagelijkse nieuws komt bestuurscultuur vooral ter sprake als het ergens misgaat, bijvoorbeeld in de politiek, bij grote non-profit instellingen of bij internationale concerns. Een voorbeeld is Air France-KLM. De voortdurende onenigheid tussen de Nederlandse en Franse poot van deze samenwerkende luchtvaartmaatschappijen is negatief voor de uitstraling van het bedrijf.

Een goede bestuurscultuur

Toch speelt de cultuur, die zachte, niet-meetbare grootheid, een grote rol bij het functioneren van de RvB en de RvC. De manier waarop bestuurders in een organisatie met elkaar en met hun taak omgaan is immers de basis voor alle besluiten die worden genomen. Bovendien heeft de bestuurscultuur van de topdirectie zijn weerslag op de onderliggende managementlagen.

Een goede bestuurscultuur levert dus een belangrijke bijdrage aan goed bestuur. En al is er geen precieze definitie, het is wel duidelijk dat een open onderlinge communicatie tussen de leden van de RvB en de RvC, een gestructureerde manier van vergaderen en verslagleggen en een goede sfeer tijdens de vergadering daaraan bijdragen. Dat geldt voor alle bedrijven en organisaties, van klein tot groot tot multinational.

3 belangrijke aspecten

In dit blog noem ik een aantal aspecten die van invloed zijn op de bestuurscultuur. Bij elk punt staan een aantal vragen. Die helpen u om meer inzicht te krijgen in uw eigen bestuursomgeving.

1. De vergadercultuur

De vergadercultuur zegt iets over de manier van vergaderen. Dat begint al vóór de vergadering. Nemen de leden van de RvB en de RvC de tijd om even bij te praten, dan krijgen ze de gelegenheid om even te ‘landen’. Dat zorgt ervoor dat ze daarna ontspannen aan de vergadering kunnen beginnen. Ze leren ook elkaar beter kennen, waardoor het gemakkelijker wordt elkaar ook tussen de vergaderingen door te benaderen. De ervaring van veel bestuurders is dat een rustige start van elke bijeenkomst de betrokkenheid van de RvB- en RvC-leden bij de organisatie én de onderlinge betrokkenheid vergroot. En dat draagt bij aan een good governance.

Hoe zien de vergaderingen van uw Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen eruit? Komt iedereen binnen, geeft elkaar een hand en gaat dan meteen zitten voor punt 1 van de agenda? Of wordt er tijd ingepland voor een informele kop koffie of thee? Zegt iedereen ‘u’ tegen elkaar, of tutoyeren de leden van de raden elkaar onderling? Is de sfeer formeel of informeel?

2. Mens en macht

De formele en informele verdeling van de macht kan een grote invloed hebben op het functioneren van de RvB en de RvC, en daarmee op het functioneren van het bedrijf of de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de gang van zaken bij Air France-KLM. Hoewel er formeel sprake is van een fusie, beoordelen de oorspronkelijke bloedgroepen elke maatregel niet alleen op het belang van de nieuwe organisatie, maar ze kijken ook naar de consequenties voor hun oorspronkelijke bedrijf. Raden met dergelijke machtsblokken functioneren anders.

Hoe gaan de leden van uw Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen met elkaar om? Hebben ze allemaal een gelijkwaardige stem en zitten ze op persoonlijke titel in de RvB of de RvC? Of zijn er vertegenwoordigers afkomstig van verschillende groepen, en is er wellicht een bepaalde zetelverdeling vastgesteld?

3. De vergaderruimte

Het effect van de vergaderruimte op het verloop van vergaderingen wordt vaak onderschat. Toch heeft de inrichting van de vergaderruimte voor de RvB en de RvC veel invloed. Elke ruimte ademt een bepaalde sfeer, en die bepaalt mede hoe mensen zich gedragen. Vooral bij grote bedrijven die al lang bestaan, is de board room vaak een ruimte die traditie ademt. Dat is op zich prima. Tegelijkertijd is het zinvol om met enige regelmaat te bekijken of de stijl van de board room nog past bij de organisatie van nu, en bij haar klanten en medewerkers.

Hoe ziet de vergaderruimte van uw Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen eruit? Is het een zaal met hoogpolig tapijt, bladgoud aan de muren, een traditionele bestuurstafel met riante fauteuils die ver uit elkaar staan en een extra hoge zetel voor de bestuursvoorzitter? Of staat er bij u een moderne tafel met gerieflijke stoelen, waarbij de leden van de vergadering minder ver op elkaar zitten?

Bestuurscultuur en board portal

De bestuurscultuur gaat over de zachte aspecten van vergaderingen, de board portal juist over de harde, meetbare; de agenda, de notulen, en alle documenten. Op het oog lijken ze weinig met elkaar te maken te hebben. Toch kan een board portal zoals Diligent Boards indirect de bestuurscultuur positief beïnvloeden. Een dergelijke portal biedt de leden van RvB en RvC op elk moment en overal toegang tot de meest actuele versie van alle vergaderstukken. Op deze manier wordt de voorbereiding van de vergaderingen gemakkelijker. Daardoor kunnen de leden van de RvB en de RvC zich focussen op de inhoud, en dat zorgt voor een betere besluitvorming. Bovendien geeft een board portal ook een professionele uitstraling aan de gehele organisatie.

Wilt u weten hoe een board portal uw RvB of RvC kan helpen om beter te functioneren? Kijk dan eens naar Governance Cloud, daarin vindt u alle governance tools van Diligent die u helpen bij het bestuur van uw organisatie.

Literatuur

https://www.accountant.nl/nieuws/2016/11/boardroom-dynamics-de-stille-hierarchie-van-de-bestuurskamer/
https://www.volkskrant.nl/nieuws-achtergrond/klm-eist-gelijkwaardige-positie-naast-air-france~b5677b5f/
https://www.luchtvaartnieuws.nl/nieuws/categorie/2/airlines/bestuur-air-france-klm-praat-over-structuur