Best practices voor het voorbereiden van een bestuursvergadering

Eindeloze discussies over kleine details, knopen die niet worden doorgehakt of een bestuursvergadering die enorm uitloopt. Op het eerste oog lijken deze, voor velen herkenbare struikelblokken, te ontstaan tijdens een vergadering. De werkelijkheid is dat dit het resultaat is van een gebrek aan voorbereiding. Hoe kunt u zo goed mogelijk een bestuursvergadering voorbereiden?

Bestuursvergadering voorbereiden

Om een bestuursvergadering zo goed mogelijk voor te bereiden, is het allereerst belangrijk dat er een inhoudelijke agenda opgesteld wordt. Bij die agenda hoort een actielijst met punten die in de vergadering besproken dienen te worden. Ook moet er een tijdsplanning voor de vergadering en een jaarplanning voor alle in een jaar te bespreken onderwerpen worden opgesteld. Tot slot volgt een lijst met actiepunten die uit elke bestuursvergadering voortvloeien en moet een toegankelijke archivering worden beheerd.

Behalve deze voorbereidende taken vanuit ondersteunende afdelingen en door de voorzitter kunnen bestuursleden ook adequaat een bestuursvergadering voorbereiden. Door de notulen en/of besluitenlijst van de vorige vergadering grondig door te nemen en hierover eventueel een standpunt in te nemen dragen zij bij aan een efficiënte vergadering. Bij de inbreng van bestuursleden in de agenda werkt het uiteraard verhelderd en versnellend als er een uitgewerkt voorstel bijgevoegd wordt. Ten behoeve van een effectieve vergadering is het goed dat bestuursleden vooraf over alle of in ieder geval over de meeste agendapunten een standpunt hebben bepaald. Deze verwoorden zij tijdens de vergadering op heldere en overtuigende wijze.

Agenda

Een bestuursvergadering voorbereiden begint met het opstellen van een agenda. Agendapunten worden ten eerste bepaald door de inhoudelijke punten uit de notulen van de vorige vergadering. Is er een follow-up? Zijn er taken die uitgevoerd moeten worden? Aan de hand van vergaderdoelen kunnen andere agendapunten worden toegevoegd tot de agenda.

Ook bestuursleden kunnen uiteraard agendapunten aandragen. Ten behoeve van de efficiency moet er worden gewerkt volgens een vast format. Hierin staat duidelijk omschreven wat het doel is en welke voorbereiding er verwacht wordt van de deelnemers aan een vergadering.

Nadat alle agendapunten zijn ingediend, is het voor de voorzitter tijd om de agenda op te stellen. Leidend hierin is de mate van urgentie van ieder te bespreken onderwerp. Een evenwichtige afwisseling tussen onderwerpen zorgt voor een goede tijdsverdeling tijdens de vergadering. Twee brainstorms of discussies na elkaar kan vertragend werken. Laat vervolgens een conceptagenda rondsturen en vraag om aanvullingen. Bij ieder agendastuk hoort een doelbeschrijving en een tijdsplanning. Maak tenslotte de definitieve agenda en laat deze tijdig versturen. Als de uitnodiging tijdig is verstuurd, kan iedereen zich goed voorbereiden. Plan daarom ruim van tevoren.

Planning

Bij een bestuursvergadering voorbereiden hoort ook een heldere planning. Zo moet voor iedere vergadering en voor ieder agendapunt vooraf een tijdsplanning worden bepaald. Wanneer wordt het punt geagendeerd? Hoeveel tijd wordt er voor ingeruimd? Het is belangrijk dat deze planning strikt wordt nageleefd.

Bij de voorbereiding, zoals het opstellen van een agenda, hoort ook een jaarplanning met duidelijke doelen en vaste deadlines. Wat moet er gedurende het gehele jaar bereikt worden? Wanneer wordt wat ingezet? Op welk moment moet er een beslissing vallen? Tot slot hoort bij een duidelijke planning ook de tijdstippen van begin en eind van een vergadering. Ook deze tijden moeten strikt worden nageleefd.

Actiepunten & archivering

De voorbereiding van een volgende bestuursvergadering begint direct na afloop van de laatste bijeenkomst. Alle actiepunten moeten worden genoteerd, gedeeld en opgevolgd. Ook hier is een planning cruciaal.

Een zorgvuldige archivering helpt ook bij het efficiënter maken van een bestuursvergadering. Een volgende bestuursvergadering voorbereiden gaat makkelijker en sneller wanneer alle stukken overzichtelijk te raadplegen zijn. Ale betrokkenen kunnen inzien wat hun actie of acties voor de volgende vergadering zijn. Stukken die moeten worden gelezen kunnen ook in dit archief worden opgenomen. Het spreekt in de digitale wereld van vandaag voor zich dat voor dit archief een digitale omgeving het meest optimale instrument is. Een digitale vergaderomgeving biedt overzicht, veiligheid van vertrouwelijke stukken en snelheid in het vinden van de juiste informatie.

Meer weten over hoe u zo effectief mogelijk kan notuleren? Download onze white paper: Notuleren van A tot Z.