Hoe maakt een board portal uw bestuursvergaderingen efficiënter?

Dit is artikel 7 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

Voor elk bedrijf en elke organisatie zijn de bestuursvergaderingen belangrijk. Daar gebeurt het. Daar discussiëren de leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen met elkaar en daar bepalen ze de koers voor de komende jaren. Wat kunt u doen om ervoor te zorgen dat deze vergaderingen ook zoveel mogelijk opleveren? Dat de waardevolle kennis en kunde van de deelnemers tot zijn recht komt in de discussies, zodat de kostbare tijd zinvol wordt gebruikt en er weloverwogen besluiten kunnen worden genomen? Hoe kan een board portal daaraan bijdragen? En wat komt er daarna?

Natuurlijk spelen hier personele factoren een rol. Wie zijn de leden van uw RvB en RvC, hoe gaan ze met elkaar om en hoe leidt de voorzitter de vergadering? Daarnaast is de organisatie van de vergaderingen essentieel, en dat is het thema van dit blog. Want op dat vlak valt nog veel winst te behalen, blijkt uit een recent onderzoek van Forrester Research* onder ruim 400 bestuurders wereldwijd. De belangrijkste conclusie is dat de RvB en de RvC hun governance kunnen verbeteren door beter gebruik te maken van de technologische mogelijkheden zoals een board portal.

Technologie in de bestuurskamer

Terwijl bedrijven en organisaties vaak volop slimme softwaresystemen inzetten voor het stroomlijnen van hun productie, logistiek en administratie, stokt de opmars van de technologie voor de bestuurskamer. Uit het onderzoek van Forrester blijkt dat leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen de mogelijkheden van ICT slechts heel beperkt benutten. Ze gebruiken technologische hulpmiddelen wel om vergaderingen te plannen en documenten te delen, maar daar blijft het vaak bij. De meeste van deze technologische oplossingen hebben bijvoorbeeld niet de functionaliteit om overzichtelijke scorecards voor essentiële governance onderwerpen te genereren, om de omvang van risico’s in te schatten of beter inzicht in de bedrijfsvoering te krijgen.

De informatievoorziening aan bestuurders is ook voor verbetering vatbaar. Zo blijken 76% van de Europese bestuurders in vergaderingen data te bespreken die minimaal 1 week oud zijn, terwijl het tegenwoordig steeds gemakkelijker wordt om real time inzicht te krijgen in relevante parameters zoals de financiële situatie, governance-doelstellingen en risico’s. Bestuurders geven ook aan dat in 56% van de gevallen rapporten effectiever zouden zijn geweest, als ze 1) voor de vergadering en 2) digitaal of schriftelijk aangeleverd zouden zijn.

Gemiddeld genomen wordt bijna de helft van bestuursvergaderingen besteed aan het luisteren naar verslagen en presentaties, zo staat in het Forrester-rapport. De onderzoekers vragen zich af of dit de meest effectieve tijdsbesteding is, aangezien de meeste besturen niet zo frequent vergaderen.

Ei van Columbus?

Is het gebruik van een board portal het ei van Columbus dat alle problemen van uw RvB of RvC als sneeuw voor de zon doet verdwijnen? Dat kunnen we niet garanderen. We weten wel dat het zorgt voor goede basis van uw bestuur. Leden van de RvB en de RvC zijn goed geïnformeerd omdat ze gemakkelijk alle actuele bestanden kunnen vinden in een overzichtelijke en beveiligde omgeving. Daarbinnen kunnen ze ook eenvoudig met hun medebestuurders communiceren. Discussies over wat nu de meest actuele versie van een rapport is behoren tot het verleden, en voor een vergadering hoeft niemand meer documenten bij elkaar te zoeken in verschillende mails.

Met een board portal zoals Diligent Boards, en het uitgebreide geheel van bestuurstools zoals Governance Cloud, krijgen leden van de RvB en de RvC de mogelijkheid om hun kostbare tijd te besteden aan de inhoud van rapporten en verslagen. Dat zorgt voor efficiëntere vergaderingen en een betere besluitvorming. En dat komt de gehele organisatie ten goede.

Een board portal, en dan?

Stel uw organisatie heeft al een board portal of overweegt de aanschaf, bent u er dan? Het antwoord op deze vraag is, zoals u misschien al had verwacht: nee. Een board portal is een goede basis om uw bestuur te professionaliseren, maar er is meer nodig. Bijvoorbeeld duidelijke afspraken over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Forrester constateert dat ruim 50% van de bestuurders gevoelige informatie per mail verstuurt, zelfs al gebruiken ze een board portal. Soortgelijke percentages gelden voor het gebruik van de chat.

Om dergelijk risicovol gedrag te vermijden, is meer technologische kennis in de RvB en de RvC nodig. Hierbij kunt u denken aan een lid met kennis en ervaring van ICT en de bijbehorende risico’s, zoals cyberaanvallen, of een adviescommissie met dergelijke expertise. Ook als het om digitale veiligheid gaat, moeten bestuurders immers het goede voorbeeld geven.

Een ICT’er in de RvB en de RvC heeft ook als taak om technologische ontwikkelingen actief te volgen en interessante mogelijkheden voor uw organisatie in de gaten te houden. Denk aan de inzet van kunstmatige intelligentie in de primaire processen of ter ondersteuning van het bestuur. Zo blijft uw organisatie vooroplopen.

Tot slot

Denkt u dat board management software uw RvB of RvC kan helpen om efficiënter te vergaderen? Kijk dan eens naar Governance Cloud. Daar vindt u alle governance tools van Diligent die kunnen bijdragen aan een efficiënter bestuur van uw organisatie. Heeft u vragen? Neem dan geheel vrijblijvend contact op.

*Rapport Forrester Research

Forrester Research heeft onderzocht hoe bestuurders wereldwijd gebruik van technologische hulpmiddelen om inzicht te krijgen in governance-kwesties, veilige communicatie en andere essentiële bestuurstaken. De conclusie is dat Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen slechts beperkt gebruik maken van geavanceerde technologie. Lees het hele rapport hier.