Big data in de boardroom

Als Big Data op de juiste manier wordt ingezet, zijn de mogelijkheden en daarmee de voordelen voor corporates immens. Door het koppelen en inzetten van grote hoeveelheden gegevens treedt er niet alleen een evidente kostenbesparing door de breedte van de gehele organisatie op, maar kan de boardroom ook sneller en beter beslissingen nemen. Om de potentie van big data optimaal te benutten, is de mindset van moderne governance dan ook een must. 

De juiste koers

Corporates kunnen er niet omheen. Het gebruik van big data biedt een duidelijk voordeel en vele mogelijkheden binnen elke moderne onderneming. Om bij te benen met de nationale en internationale concurrentie of liever nog, voorop te lopen binnen de branche, moet de boardroom moderne governance omarmen. Dat is des te belangrijker nu bedrijfsstructuren een steeds grotere mate van complexiteit kennen. Alleen door de boardroom te laten beschikken over de juiste technologie, het scherpste inzicht en de soepelste processen zijn bestuurders in staat snel en gefundeerd beslissingen te nemen om de juiste koers in te zetten.

Datadriven

Organisaties worden steeds meer datadriven en daarmee wordt het risico op dan wel menselijke dan wel technische fouten groter. Zo hebben bestuurders steeds vaker niet of onvoldoende toegang tot de meest actuele of de meest accurate gegevens. Door de toenemende complexiteit heeft de boardroom steeds moeilijker zicht op alle verschillende invalshoeken binnen het bedrijf zelf, op de gehele industrie en ook op alle mogelijke toekomstscenario’s. Het is van groot belang big data op de juiste wijze te implementeren en toe te passen om daarmee een concurrentievoordeel te behalen.

Met het toenemende belang en de groeiende impact van big data neemt het type, de hoeveelheid en de frequentie van gegevenswijzigingen voortdurend toe. Hoewel het mogelijk is om elk van deze taken één of twee keer uit te voeren, is het niet mogelijk om op continue basis governance uit te voeren zonder specifieke systemen en automatisering. Net als de meeste bedrijfsprocessen geautomatiseerd zijn om efficiënt en effectief te opereren, moet ook governance worden gemoderniseerd.

Daarnaast moet, net als elk ander bedrijfsproces, het beheer van gegevens periodiek worden gemeten en beheerd, zodat de kwaliteit, het nut en de beveiliging van de gegevens waar nodig kunnen worden verbeterd.

Deze processen moeten verbonden zijn met de juiste verantwoordelijken. In de meeste gevallen zijn bestuurders die data gebruiken in hun beslissingsverantwoordelijkheid niet bekend met de technische aspecten van het beheer ervan. Om hen van nuttige assistentie te voorzien, is een applicatie nodig die specifiek is afgestemd op behoeften van de boardroom.

Tools voor optimale veiligheid

Door de complexiteit van een big data-omgeving kunnen gegevens makkelijker kwijtraken of in verkeerde handen terecht komen. Er zijn drie governance activiteiten die cruciaal zijn om de bescherming van gegevens in een complexe data-omgeving te garanderen.

Ten eerste moet er periodieke controle over de gegevens zijn. Deze controle is belangrijk om ervoor te zorgen dat de definitief ingevoerde gegevens correct en actueel zijn.

Ten tweede moet passend beleid ontwikkeld worden voor optimale beveiliging en volledige privacy van alle gegevens. Dit beleid moet volledig geïntegreerd worden binnen de gehele organisatie en moet helder en toepasbaar zijn voor iedereen die de specifieke data gebruikt.

Daarnaast moet de toegang tot en de mogelijkheid om gegevens te wijzigen geïntegreerd zijn in de besturingselementen, procedures en scripts van de datamanagement-omgeving. De bescherming van gegevens kan dus door technische handhaving verzekerd worden. Dit beperkt het risico op het ongewenst openbaar worden van data en daarmee het risico op reputatieschade.

Er ligt echter ook een risico op het gebruik van gevoelige informatie door leden van de bestuursraad en executives. Bewust of onbewust gebruiken bestuurders nog te vaak onveilige communicatiekanalen, zoals hun persoonlijke e-mail. Dat komt omdat zij geen praktische alternatieven hebben. Het ontbreekt leden van de boardroom aan tools om vertrouwelijke gegevens op een veilige manier onderling te bespreken, er met anderen aan te werken en om ze te delen.

Er zijn gelukkig moderne governance-oplossingen die zo zijn ontwikkeld dat ze bestuursleden ondersteunen bij hun werk, op kantoor of als ze onderweg zijn. Het veilig versturen van berichten, het delen van bestanden en het ontvangen van meldingen is zo op continue basis mogelijk, op welke locatie in de wereld dan ook. Met tablet, telefoon en laptop hebben bestuursleden altijd en overal toegang tot documenten en berichten. Bovendien bestaat de mogelijkheid om met anderen realtime te communiceren en samen documenten op te stellen of te bewerken.

Software van Diligent

Diligent biedt een software-oplossing voor moderne governance in een big data-omgeving. Met dit pakket, dat naadloos geïntegreerd kan worden in één enkele productserie van Diligent, hebben bestuursleden en executives de noodzakelijke tools en inzichten voorhanden waarmee zij grote hoeveelheid data kunnen overzien, er overzichtelijk mee kunnen werken en er verzekerd van kunnen zijn dat dat in een beveiligde omgeving gebeurt.

Of het nu gaat om het bewerken van bestuursmaterialen, het houden van stemmingen en moties, het doen van evaluaties, het realtime samenwerken, het delen van documenten en commissie-informatie, het zoeken naar kandidaten voor een vacature of entity management, alle tools zijn beschikbaar vanaf één platform en zijn volledig met elkaar geïntegreerd.

Maar de solftware voor moderne governance van Diligent gaat nóg een stap verder. Met het pakket aan tools kunnen bestuurders grote hoeveelheden data vergelijken met referentiegroepen of de combinatie van gegevens inzetten voor realtime inzichten en voorspellende analyses. En dan komen de mogelijkheden en kansen van big data voor de boardroom echt naar voren.