Board dynamics, een kwestie van bestuurscultuur

De wijze waarop leden van een bestuursraad onderling met elkaar omgaan noemt men al eens de ‘zachte kant’ van het besturen. Maar u mag het belang van de onderliggende verhoudingen tussen de bestuurders noch de wijze van interactie rond hun bestuurlijke rollen onderschatten. Deze bestuurscultuur bepaalt immers voor een groot deel de dynamiek van het bestuur: de ‘boardroom dynamics’.

De vele lagen van de bestuurscultuur

Een bestuurscultuur is gelukkig heel zichtbaar. Denk aan de inrichting van de vergaderruimte: hoe plechtstatig of juist hoe informeel komt de inrichting en het meubilair over? Welke technologische apparatuur is er aanwezig? Welke tekenen van hiërarchie ziet u?  En dan de onderlinge omgangsvormen: wie zit waar? Hoe breekt men het ijs? Wat wordt er wel en niet gezegd? Welke stijl hanteert de voorzitter? En vooral: is het duidelijk dat de bestuurders allemaal de zelfde collectieve missie willen onderschrijven?

We zouden het thema ‘board dynamics’ langs vier zijden kunnen bespreken…

• Welke inhoudelijke thema’s komen er aan bod?
• Welk soort voorzitterschap staat er in voor welke (in)formele vergaderprocedures?
• Hoe is de interactie tussen de bestuurders tijdens en tussen de vergaderingen?
• Welke (extra) inspanningen en bijdragen levert elk individu afzonderlijk? 

…maar daar dit alles kristalliseert zich uiteindelijk in deze ene hamvraag: Behandelen de juiste mensen op de juiste manier de juiste dingen?

De (niet zo) verborgen risico’s

Want het bestuurlijk samenspel (en al de inspanningen die er in de voorbereiding en de organisatie mee gepaard gaan) moet uiteindelijk uitmonden in sterke beslissingen en moedige acties van de bestuursraad ten voordele van het bedrijf. Dat goede resultaat komt er zeker niet vanzelf. De gevaren, bedreigingen en risico’s zijn legio. We illustreren dit met enkele voorbeelden van zwakke ‘board dynamics’:

• Wat als de verschillende bestuurders elkaar te weinig weerwerk bieden, elkaar inhoudelijk of ethisch niet (durven) uit te dagen?
• Wat als de voorzitter eigengereid te werk gaat, slecht communiceert of nauwelijks tegenkanting ondervindt?
• Wat als er teveel beslissingen in de ‘achterkamertjes’ of in kleine comités genomen worden of de agenda slechts onbenullige punten bevat?
• Wat als sommige bestuurders eigenlijk onbekwaam zijn en dus ook niet (meer) gerespecteerd worden door de anderen?
• Wat als u opgescheept zit met te veel ‘grote ego’s’ of te veel figuren zonder bestuurlijk verantwoordelijkheidsgevoel?
• Wat als de sociale groepsdruk zo groot is dat men zich bij belangrijke beslissingen niet langer bewust is van het gevaar van “groupthink” en dat een afwijkende mening helemaal niet getolereerd wordt? (Er moet wat spanning zijn, maar niet te veel!)
• Wat als de directie gebrekkig of onvoldoende communiceert, wat als er vooral politieke spelletjes gespeeld worden, wat als men het vooral gezellig wil houden en nauwelijks debatteert… enzovoort.

Praktische suggesties voor board dynamics

Er zijn al ettelijke studies verschenen over de succesfactoren voor een goede raad van bestuur. Als u deze naleeft komt u gelukkig als vanzelf terecht bij stevige ‘boardroom dynamics’ of een krachtige bestuurscultuur van kritische waakzaamheid, grondige voorbereiding en onafhankelijk ,integer gedrag. Wij vinden deze tips het meest relevant:

1. Het komt er op aan dat elke bestuurder beseft dat de bestuurscultuur belangrijk is. Ook moeten hij en zij in staat zijn de sterkten en zwakten van de eigen “board dynamics” eerlijk te erkennen. Dat gebeurt nog steeds het best aan de hand van een evaluatie van de eigen werking en samenstelling. Vraag u af waaruit moet blijken dat jullie als raad van bestuur echt goed bezig zijn en dat de raad bekwaam geleid wordt. Bepaal jullie eigen meetbare kwaliteitscriteria.
2. Meer dan ooit veronderstelt goede ‘board dynamics’ een divers samengestelde bestuursraad als noodzakelijke basisvoorwaarde. Diversiteit qua geslacht, achtergrond, leeftijd, opleiding, karakter enz. De discussie moet gevoed worden met uiteenlopende opinies: het mag af en toe wat botsen want “zonder wrijving geen glans”!
3. Voor sommige belangrijke complexe beslissingen kan het verstandig zijn de besluitvorming te objectiveren door een schriftelijke procedure in te lassen. Laat elke bestuurder eerst op papier en zonder inmenging zijn eigen vragen, bemerkingen, bezwaren opsommen. En bespreek die daarna globaal.
4. De omgeving rond de onderneming en de onderneming zelf veranderen zo snel. Beoordeel dus regelmatig of de raad nog goed is samengesteld om die veranderende uitdagingen aan te kunnen. Voorzie alleszins voldoende opleiding, training en opfrissing over de thema’s die van strategisch belang zijn. Daag de bestuurders uit om op aan de top van hun kunnen te blijven en ten allen tijde innovatie aan te moedigen.

Plus transparantie!

Net zoals de bestuurscultuur bijdraagt tot goed bestuur draagt ook een board portal als Diligent Boards daar toe bij. In de mate dat de bestuurders op elk moment en overal een veilige toegang hebben tot de meest actuele versie van alle vergaderstukken, komen ze in een transparante informatie-omgeving terecht. Dit betekent dan dat elke bestuurder via de slimme tools tijdig kan kennis nemen van de stukken en daarover eventueel vooraf al in dialoog kan gaan. Dit gebruiksgemak en deze openheid zijn evenveel ‘triggers’ om op de vergadering zelf meteen tot de kern van de zaak over te gaan… en zo bij te dragen tot voorbeeldige ‘board dynamics’!