5 vragen om de effectiviteit van uw board te onderzoeken

Het is de wens van elke organisatie: een goed functionerende Raad van Bestuur en een goed functionerende Raad van Commissarissen. In het ideale geval is er ook tussen de raden onderling een uitstekende verstandhouding en samenwerking. Dan is de effectiviteit van de board op zijn best.

Er is veel onderzoek gedaan naar de factoren die van invloed zijn op de effectiviteit van de RvB en de RvC. In dit blog presenteren we deze kennis in de vorm van vragen over de 5 belangrijkste factoren. Als u ze bespreekt met uw raden, ontdekt u op welke vlakken uw bedrijf of organisatie al goed presteert en waar nog winst te behalen valt.

1. Hoe is de samenstelling van uw Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen?

De mensen aan de top nemen de belangrijkste beslissingen over de toekomst van uw bedrijf of organisatie. Ze dragen een grote verantwoordelijkheid en blijven in de meeste gevallen een aantal jaren in functie. Een zorgvuldig wervings- en selectieproces voor leden van de RvB en de RvC is dan ook essentieel.

Verdiepende vragen:

• Zijn alle zetels bezet of heeft u op dit moment vacatures?
• Is er in elke raad afzonderlijk een goede mix van expertises, vaardigheden, ervaringen en eigenschappen? En zitten de juiste personen op de juiste plek?
• Hoe is het met de diversiteit in uw raden? Is er een goede mix van mannen en vrouwen, ouderen en jongeren? Zijn mensen met verschillende culturele achtergronden vertegenwoordigd?

2. Wat is de instelling van de leden van de Raad van Bestuur en de leden van de Raad van Commissarissen?

Bij de selectie van leden voor de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen wordt vaak vooral naar kennis en kunde gekeken. In de praktijk van het besturen blijken naast deze ‘harde kanten’ juist ook de ‘zachte kanten’ van belang. Het is aan te bevelen om ook regelmatig ‘zachte’ onderwerpen als commitment en instelling aan de orde te stellen.

Verdiepende vragen:

• Hebben de leden van de RvB en van de RvC een collectieve missie die ze allemaal onderschrijven?
• Is ieder afzonderlijk in staat en bereid om onbevangen en met een open blik te kijken naar alle onderwerpen die aan bod komen tijdens de vergaderingen?
• Is iedereen bereid tot samenwerking met andere leden van de eigen raad en van de andere raad?

3. Is de werkwijze van de RvB en de RvC goed gestructureerd?

Van leden van de RvB en de RvC wordt verwacht dat ze zich focussen op de inhoud. Dat vraagt om een heldere manier van werken met een goede structuur en een goede ondersteuning. Zijn die randvoorwaarden goed geregeld, dan functioneren de raden beter.

Verdiepende vragen:

• Is er een vergaderkalender voor het hele jaar en zijn de agenda en de stukken ruim op tijd beschikbaar?
• Zijn de besluitenlijsten en notulen snel na de vergadering beschikbaar?
• Kunnen de leden van de RvB en de RvC altijd en overal toegang krijgen tot alle vergaderstukken van de afgelopen jaren?

4. Staat vernieuwing bovenaan de agenda van uw bestuur? 

Innovatie is het grote toverwoord in deze tijd van snelle veranderingen. Toch blijkt in de praktijk dat veel besturen onvoldoende aandacht geven aan (technologische) vernieuwingen in hun organisatie. Ook aan het verbeteren van het functioneren van de RvB en RvC zelf heeft vaak een lage prioriteit.

Verdiepende vragen:

• Besteedt de RvB bij u voldoende aandacht aan (technologische) vernieuwing en Research & Development?
• Staat het functioneren van de RvB en de RvC regelmatig op hun agenda?
• Maakt uw organisatie in het primaire proces en in het bestuur gebruik van slimme tools?

5. Hoe is de samenwerking tussen uw RvB en RvC? 

De Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen hebben elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Toch is het belangrijk dat beide raden intensief samenwerken. Hierbij is een belangrijk rol weggelegd voor de voorzitters.

Verdiepende vragen:

• Is de relatie tussen de RvB en de RvC open en eerlijk, en wordt respectvol met meningsverschillen omgegaan? Is voor verschillende gebieden vastgesteld welke rol de RvC heeft, variërend van alleen goedkeuren tot meedenken?
• Hebben leden van de RvC de mogelijkheid om zelf informatie in te winnen? En krijgen ze de mogelijkheid om met kritische vragen de RvB uit te dagen en te inspireren? Vergadert de RvC ook los van de RvB?
• Ontmoeten de leden van de RvB en de RvC elkaar ook buiten de vergaderingen om?

Goede sfeer is de basis

Voor een gesprek over de effectiviteit van uw raden is een sfeer van vertrouwen nodig, het gaat immers over het eigen functioneren. Soms kunnen raden dergelijke discussies zelf voeren, soms is externe ondersteuning zinvol. Een gespreksleider van buitenaf kan helpen om het gesprek te voeren met open vragen, zonder dreiging en zonder oordeel. 

Meer weten over board portal

Wilt u weten hoe een board portal uw RvB of RvC kan helpen om beter te functioneren? Kijk dan eens naar Governance Cloud, daarin vindt u alle governance tools van Diligent die u helpen bij het bestuur van uw organisatie.

Literatuur

www.brug.net/sites/default/files/downloads/artikel-peij-handvatten-voor-een-effectieve-boardroom-cultuur.pdf
www.mt.be/leiderschap/boardroom/benchmark-leert-boardroom-beter-organiseren/4403
www.nvtz.nl/thema/boardroom-dynamics/publicaties/178-rolbewust-handelen-in-de-boardroom-naar-een-geweldig-boardteam