Welke board governance software gebruikt u?

Leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen nemen belangrijke beslissingen. Daarom is het handig als ze hun aandacht kunnen focussen op de inhoud, en niet veel tijd hoeven te besteden aan voorbereidende activiteiten zoals de relevante vergaderstukken verzamelen of de meest recente versie van het financiële overzicht opzoeken. Zijn die randvoorwaarden goed geregeld, dan functioneren de RvB en de RvC beter, en dat heeft ook een positieve invloed op het bedrijf.

Een optimale ondersteuning van de RvB en de RvC vraagt om 2 zaken: een goede Company Secretary én moderne technologische hulpmiddelen. In dit blog gaan we in op het laatste aspect: Welke voordelen hebben moderne governance tools? Hoe kiest u de juiste board governance software voor uw organisatie? Welke software of welk systeem helpt uw bedrijf om moderne governance een stap dichterbij te brengen?

Uitstapje

Laten we eerst een uitstapje maken naar de keuken. Wie een paar decennia geleden een maaltijd wilde bereiden, had de beschikking over pannen om te koken, bakken en braden, een fluitketel om het theewater te koken en een percolator om koffie te zetten. Verwarmen gebeurde op een gasfornuis of in de oven.

Tegenwoordig zijn er nog steeds pannen om te koken, bakken en braden, maar voor het theewater gebruiken we een waterkoker of een quooker. Met een espressoapparaat kunnen we met één druk op de knop cappuccino bereiden van versgemalen bonen, en om te verhitten hebben we naast een gasfornuis ook inductiekookplaten, keramische platen, magnetron of stoomoven. Alle apparaten zijn er in tientallen varianten, elk jaar zijn er nieuwe mogelijkheden bijgekomen en bij elk merk zijn de specificaties net even anders.

Wilt u uw keuken moderniseren, dan gaat u zich waarschijnlijk eerst verdiepen in de mogelijkheden. Vervolgens kunt u, thuis aan uw keukentafel of bij de leverancier, gaan bedenken aan welke eisen uw nieuwe keuken moet voldoen. Wat vindt u belangrijk, hoe gebruikt u de keuken, welke nieuwe apparaten spreken u aan? Zo worden uw plannen steeds concreter.

Welke board governance software?

Terug naar de bestuurskamer. Ook daar is veel veranderd. De typemachine is allang een computer of laptop geworden die verbonden is met een eigen server, en in plaats van kartonnen ordners die in de kast staan heeft u nu waarschijnlijk digitale mappen in de cloud. Wilt u de ondersteuning van de RvB en RvC verder moderniseren met een moderne board governance software en neemt u een kijkje op internet, dan vindt u daar tal van tools tegen met prachtige slogans: Breng je bestuur online. De papierloze vergaderoplossing. Maakt bestuurders gelukkig. Toepasbaar voor tablets. Veilige webbased portal. Gedeelde workspace. Gemakkelijke bestuursportal. De slogans geven zelden aan wat u precies kunt verwachten. Daarom is het – net als bij de keukenapparatuur – zinvol u te verdiepen in de mogelijkheden die de verschillende software biedt. Bekijk vergelijkingssites, informeer bij collega-bedrijven of vraag brancheorganisaties, en neem contact op met een aantal leveranciers. In deze fase kunt u bijvoorbeeld de volgende vragen stellen: Wat kan dit systeem? Hoe staat uw bedrijf bekend? Hoeveel klanten zijn er al? Wat zijn hun beoordelingen? Hoe zijn introductie en service geregeld? Kan het systeem op maat gemaakt worden? Verschijnen er regelmatig verbeterde versies en nieuwe modules?

Intern vragen

Heeft u een idee van de mogelijkheden van verschillende systemen, dan zijn de leden van de RvB en de RvC aan zet. Zij kunnen aangeven welke verbeteringen volgens hen écht zouden bijdragen aan gemakkelijker en effectiever besturen.

U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de volgende aspecten:

• Bestuursvergaderingen gemakkelijker voorbereiden
• Veiliger communiceren tussen bestuurders onderling
• Sneller inzicht verkrijgen in actuele stand van zaken rond financiën
• Vertrouwelijke informatie beter beschermen
• Gemakkelijker schriftelijk discussiëren
• Gedetailleerder inzicht krijgen in productiecijfers of MVO-activiteiten
• Personeelsmutaties beter in beeld brengen

Natuurlijk is deze lijst voor uw bedrijf nog aan te vullen. In elke organisatie zijn immers andere thema’s van belang.

Pasklare oplossing?

Heeft uw bedrijf met de komst van board governance software een pasklare oplossing voor alle problemen? Helaas is dat niet te garanderen. Wel is bekend dat een goed georganiseerd administratiesysteem in een beveiligde omgeving een goede basis voor uw RvB en RvC creëert. Misverstanden over vergaderdocumenten behoren tot het verleden en alle bestuurders hebben binnen een paar tellen de meest actuele documenten tot hun beschikking.

Dat is onder gewone omstandigheden al plezierig, en het geldt zeker bij een crisis. Stel er is een recall-actie, transportstaking of datalek, dan moet een Raad van Bestuur snel en resoluut optreden. In zulke gevallen is board governance software met actuele gegevens van alle relevante parameters van onschatbare waarde. Het is aan te bevelen om een kleine of grote crisis voor te zijn en in een rustige periode software te kiezen die past bij uw bedrijf. Want, net als in de keuken, met slimme tools wordt het werken gemakkelijker en krijgt u een beter resultaat.

Tot slot

Is uw bedrijf toe aan moderne governance en wilt u dat ondersteunen met moderne governance tools? Dan adviseren we u eens te kijken naar Governance Cloud van Diligent. Met Governance Cloud kunt u zelf de tools kiezen uw organisatie helpen veiliger en effectiever te besturen. Bovendien staat Diligent bekend om zijn uitgebreide introductieprogramma en goede klantenservice.

Bronnen

• http://www.oecd.org/daf/ca/corporategovernanceprinciples/43654500.pdf
• https://www.capterra.com/board-management-software/?utf8=✓&sort_options=Most+Reviews