Governancetoezicht verbeteren met board management software

Dit is artikel 1 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

Het besturen van een bedrijf of organisatie is een verantwoordelijke taak. Beslissingen die de leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen nemen, hebben immers een grote impact. Ze bepalen de koers van een bedrijf of organisatie, en misschien zelfs van een groot concern van meerdere bedrijven. Daarom is het belangrijk dat de leden van de RvB en de RvC hun beslissingen weloverwogen kunnen nemen. Daarvoor is het noodzakelijk dat ze voor elk relevant onderwerp beschikken over actuele gegevens die op een overzichtelijke manier worden gepresenteerd. Hierbij kunnen technologische oplossingen, zoals board management software, behulpzaam zijn. Die biedt leden van De RvB en de RvC de mogelijkheid om binnen een streng beveiligde digitale omgeving alle vertrouwelijke documenten zorgvuldig op te slaan en met elkaar te communiceren of over onderwerpen te stemmen.

Wereldwijd maken veel organisaties en bedrijven al gebruik van dergelijke hulpmiddelen, maar er is nog volop ruimte voor verbetering in de technologische hulpmiddelen zelf en in het gebruik ervan. Dat blijkt uit recent onderzoek van Forrester Research* onder 411 bestuurders afkomstig uit 11 landen in de hele wereld.

Wel software, maar nog beperkt gebruik

In de praktijk van alledag maken Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen vooral gebruik van hun board management software om verslagen te maken, vergaderingen te plannen en documenten te delen ter voorbereiding van de vergadering. Andere mogelijkheden worden slechts beperkt toegepast, zoals hulpmiddelen voor de besluitvorming over belangrijke onderwerpen binnen een bestuur. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: overzichtelijke scorecards voor onderwerpen die essentieel zijn voor een bedrijf of organisatie, zoals inzicht in de financiële resultaten en andere voor de betreffende organisatie relevante parameters. Die parameters kunnen uiteenlopen van het personeelsverloop of de trend in grondstofprijzen tot beleggingsrisico’s of databeveiliging.

Geografische verschillen in board management software

Het onderzoek van Forrester laat zien dat besturen in verschillende werelddelen verschillende voorkeuren hebben voor ondersteunende technologieën. Geavanceerde board management software wordt het meest in Azië gebruikt (54% van de besturen), en minder in Europa (48%) en Noord-Amerika (32%). In Azië en Europa wordt daarentegen meer gebruik gemaakt van video conferencing, e-mailverkeer en pdf’s. In Noord-Amerika worden die middelen ook gebruikt, maar daar zijn conference phone calls verreweg het populairst. Technologieën als virtuele datarooms of project management tools worden wereldwijd nog relatief weinig gebruikt. Een opvallende uitkomst is dat 29% van de ondervraagde organisaties nog papieren documentatie gebruikt voor hun RvB en RvC. Aangezien ongeveer een kwart van de bestuurders toegeeft dat ze het afgelopen jaar vertrouwelijke papieren documenten zijn kwijtgeraakt, wordt het tijd om papier te verbannen uit de RvB’s en RvC’s en over te stappen naar betere beveiligde digitale alternatieven.

Veiligheid voorop

In de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen wordt gesproken over gevoelige kwesties. De discussies beperken zich niet tot de vergaderingen, ook tussen de bijeenkomsten door hebben de leden veel onderling contact. Die betrokkenheid is een goed teken, en onderlinge discussies tussendoor verbeteren de kwaliteit van de besluitvorming. Ze vragen wel om een veilige mogelijkheid om over gevoelige onderwerpen te praten. De ideale board management software biedt dan ook een veilige ruimte voor informatieopslag en informatie-uitwisseling.

Uit het Forresterrapport blijkt dat 87% van de geïnterviewde bestuurders uit Europa zich zorgen maakt over de veiligheid van de communicatie en informatie-uitwisseling binnen hun bestuur. Veel organisaties zijn dan ook op zoek naar technologische oplossingen om bestuursprocessen en -procedures te organiseren, faciliteren en beveiligen. De top 5 van verbeterpunten voor een succesvol bestuur, die kunnen worden gerealiseerd met board management software, zijn volgens het Forresteronderzoek:

1. Verbeterde veiligheid van informatie
2. Betere voorbereiding van vergaderingen
3. Betere monitoring van belangrijke bestuursonderwerpen
4. Beter inzicht in risico’s en bedreigingen
5. Beter inzicht in alle activiteiten van het bestuur

Crisis … wat nu?

Onder gewone omstandigheden vraagt het goed functioneren van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen al de nodige inspanningen, maar in het geval van een crisis wordt de organisatie pas echt op de proef gesteld. Dan moeten de leden van uw RvB en RvC onder tijdsdruk beslissingen nemen die, in het uiterste geval zelfs het voortbestaan van het bedrijf of de organisatie bepalen.

Het is voor elke RvB en RvC een interessante exercitie om de belangrijkste bedreigingen van de organisatie in kaart te brengen, en te bekijken welke gegevens in een dergelijke situatie nodig zijn om hierover gefundeerde beslissingen te nemen. De vervolgstap is dan om te onderzoeken hoe snel de betreffende informatie beschikbaar is voor de leden van de RvB en RvC.

Een dergelijke oefening maakt snel duidelijk hoe het met de kwaliteit van de bestuurlijke hulpmiddelen in uw organisatie is gesteld. Lukt het gemakkelijk om de relevante actuele gegevens boven tafel te krijgen en op een overzichtelijke manier te presenteren? En kunnen de leden van de RvB en RvC hierover gemakkelijk en op een veilige manier beschikken? Kunnen ze ook in een beveiligde omgeving met elkaar overleggen hierover? Of zijn er zaken voor verbetering vatbaar?

Tot slot

Natuurlijk staan goed bestuur en corporate governance regelmatig bij u op de bestuursagenda. Heeft u na het lezen van dit blog het idee dat board management software uw RvB of RvC kan helpen om beter te functioneren? Kijk daarom eens naar Governance Cloud, daar vindt u alle governance tools van Diligent die u helpen bij het bestuur van uw organisatie.