Geïntegreerde technologie voor board management onvoldoende ingezet bij crisis

Dit is artikel 3 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

Bijna een derde van de Europese bestuursorganen maakte de afgelopen twee jaar een crisissituatie door. Geïntegreerde technologie voor board management, om risico’s te beperken of het toezicht te verbeteren, wordt echter nog nauwelijks gebruikt. Dat blijkt uit een in opdracht van Diligent uitgevoerde studie van onderzoeksbureau Forrester Consulting naar de digitale kloof in bestuursraden.

Uit de in april 2018 uitgevoerde studie Digitale kloof: bestuurdersraden zetten (nog) niet voldoende technologieën in onder 411 bestuursleden blijkt dat slechts zeer weinig bestuursleden gebruikmaken van end-to-end bestuurstechnologie wanneer het bedrijf te maken krijgt met bijvoorbeeld pr-risico’s, juridische kwesties of datalekken.

Belemmering
Bestuursleden moeten in reactie op een plotselinge crisis uitermate snel en accuraat kunnen handelen om mogelijke schade te beperken of te voorkomen. Board management software biedt niet alleen veilige communicatie tussen bestuursleden, maar ook de mogelijkheid om binnen een soms zeer krap tijdsbestek te reageren. Uit de Forrester-studie blijkt echter dat leden van een Raad van Bestuur technologie niet of niet optimaal benutten in tijden van crisis. Veel respondenten geven in de studie zelfs aan dat zij de bestuurssoftware of board management software als een belemmering ervaarde bij het oplossen van een crisis.

Kwetsbaar
Technologie wordt niet alleen onvoldoende of verkeerd ingezet, het gebruik van onbeveiligde communicatiekanalen leidt ook vaak tot digitale risico’s. Zo blijkt uit de studie dat meer dan de helft van alle gevoelige communicatie aan het bestuur naar persoonlijke e-mailadressen wordt verstuurd. Het risico op potentiële cyberaanvallen, schendingen en onbedoelde datalekken wordt nog eens vergroot door de communicatiewijze tussen bestuursleden. Zesenvijftig procent van de leden van een Raad van Bestuur gebruikt de vaak onbeveiligde privé mail als communicatiemiddel voor het delen van bestuurlijke aangelegenheden.

Board management software: totaaloplossing
In de steeds verder digitaliserende wereld lopen bedrijven in toenemende mate risico op cyberaanvallen of digitale lekken. Om gevoelige bestuurskwesties en -materialen te beschermen kunnen bestuursorganen niet langer terugvallen op gebrekkige beveiligingsmethoden en verouderde werkwijzen. Veilig met elkaar communiceren en samenwerken is het startpunt voor een veilige, digitale werkomgeving. Tijdens een crisis moet het bestuur adequaat en effectief anticiperen op interne of externe ontwikkelingen en daar snel beslissingen over kunnen nemen. Board management technologie die end-to-endbeheer mogelijk maakt biedt een totaaloplossing.

Lange weg
Software die het gehele proces van begin tot eind kan managen zorgt voor aansturing, samenwerking en digitale veiligheid, niet alleen in de vergaderruimte, maar door de gehele organisatie heen. Het gros van het Europese bedrijfsleven heeft alleen basistechnologie geïmplementeerd om bestuursverantwoordelijkheden te helpen beheren. Er is echter nog een lange weg te gaan voordat de bestuursorganen beschikken
over complete digitale end-to-end capaciteiten.

Met dit soort geïntegreerde technologie kunnen de grootste risico’s snel in kaart worden gebracht en wordt overzichtelijk hoe de bedrijfsvoering zich zo goed en zo volledig mogelijk kan wapenen tegen digitale bedreigingen. End-to-end technologie biedt de mogelijkheid om risicogebieden snel te identificeren om vervolgens met het management samen te werken om de zwakke punten binnen de onderneming aan te pakken.

Ernstige zorgen
De studie laat zien dat bestuursleden technologie het minst inzetten bij de beschikking over
scorekaarten van de belangrijkste governancecategorieën. Ook voor het verkrijgen van inzicht in de omvang van risico’s en een beter inzicht in de bedrijfsvoering, waaronder inzicht in HR-incidenten, wordt niet of nauwelijks technologie ingezet. Dat is des te frappanter, aangezien bestuursorganen volgens de studie wel degelijk weten dat het gebruik van de juiste technologie kan bijdragen aan het voldoen aan nalevingseisen, aan het verbeteren van de toegang tot de juiste gegevens, aan betere beslissingen door de leden van de bestuursraad en in algemene zin aan een beter begrip van veiligheid.

Zevenentachtig procent van de ondervraagden in de studie maakt zich dan ook lichte tot ernstige zorgen over (het gebrek aan) beveiliging van hun communicatie en het (on)veilig delen van gegevens. Bestuursleden staan dan ook open om nieuwe technologie te omarmen die de verschillende processen, procedures en informatie met betrekking tot bestuursactiviteiten kunnen structureren, vereenvoudigen en beveiligen.

Wereldwijde studie
Alhoewel veel Raden van Bestuur graag overstappen naar board managementoplossingen, blijft het gebruik ervan in de praktijk beperkt. Zo gebruikt slechts 48 procent van de Europese bestuursorganen software voor bestuursbeheer. Ook valt er nog veel te verbeteren in de (digitale) communicatie en de naleving van de voorschriften inzake
bestuur.

Uit de wereldwijde studie blijkt dat reguliere, vaak onbeveiligde communicatiemiddelen nog grootschalig worden gebruikt. Zelfs papieren documenten voor bijvoorbeeld administratief beheer wordt nog veelvuldig gebruikt. In deze tijd van digitalisering en alle risico’s daar die bij komen kijken, moeten besturen zich ernstig afvragen of het niet de hoogste tijd is voor veiligere, digitale kanalen. Zeker als men bedenkt dat bijna een kwart van de besturen in het afgelopen jaar papieren documenten zijn kwijtgeraakt.

Lees de rest van het Forresterrapport.