Board portal oplossingen voor de post-coronatijd

De Covid-19 pandemie leidde er toe dat vennootschappen te maken kregen met praktische moeilijkheden rond de aanpak van hun jaarlijkse algemene vergadering.

Er werd een spoedwet in werking gesteld die het tijdelijk mogelijk maakt dat een algemene vergadering uitsluitend via audio of video livestream plaastvindt. Ook werden er bepaalde voorwaarden vastgesteld, één daarvan was dat de vragen die leden en aandeelhouders vooraf of tijdens de vergadering indienden, tijdens de vergadering moesten worden beantwoord.

De pandemie heeft digitalisering doen versnellen. Maar liefst 67,7 procent van bedrijven wereldwijd geeft aan om dit jaar een board portal oplossing te zullen gebruiken. Veel van deze oplossingen, veelal gratis of goedkoop aangeboden, vergroten echter het risico op het lekken van bedrijfsgevoelige informatie.

De beste board portal oplossingen

De beste board portal oplossingen blinken uit met de volgende vijf kenmerken: beveiliging, implementeerbaarheid, dienstverlening, governance en functionaliteit.

1. Beveiliging

Bestuursleden werken met de meest vertrouwelijk informatie van een bedrijf. Om dit te beschermen tegen hackers is een ultramoderne beveiliging en versleuteling van deze data essentieel. Een board portal moet opgewassen zijn tegen beveiligingslekken, on- en offline. Dit moet te verifiëren zijn door transparante beveiligingsprocedures. Er moeten periodieke beveiligingstests en onafhankelijke audits worden uitgevoerd en de vertrouwelijkheid van de klantgegevens moet geborgd zijn.

2. Implementeerbaarheid

De beste board portal is gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor alle devices. Bovendien moet er het hele jaar door 24/7 live ondersteuning beschikbaar zijn. Het werken met een board portal moet hetzelfde gemak als papier hebben, met makkelijk te beheren documenten als vergadermappen en bestuurstukken. Tegelijkertijd biedt de online omgeving alle extra digitale voordelen als het direct delen en bewerken van data. Alleen dan wordt het systeem breed geaccepteerd en geïmplementeerd.

3. Dienstverlening

Een uitmuntende dienstverlening, zoals een altijd goed bereikbare klantenservice, is cruciaal om gebruikers van de board portal te trainen en alle ondersteuning te bieden die nodig is om de online oplossing in al haar facetten optimaal te benutten.

4. Governance

Met een gecentraliseerde suite van veilige digitale tools worden governanceprofessionals geholpen betere vragen te stellen en meer inzicht te krijgen. Een goede board portal biedt de mogelijkheid om eenvoudig bestuursmaterialen aan te leveren, stemmingen te houden, vragenlijsten te verspreiden, evaluaties uit te voeren, te notuleren bij bestuursvergaderingen en veilig te communiceren.

5. Functionaliteit

Uiteraard beschikt de beste board portal over basisfuncties als het online of offline bekijken van vergadermappen en het kunnen delen van data vanuit verschillende devices. Maar de beste blinkt uit in de extra functionaliteit. Denk hierbij aan realtime meldingen ontvangen over wijzigingen die in een vergadermap zijn aangebracht of een robuust agendabeheersysteem en een functie voor het notuleren bij bestuursvergaderingen.

Benieuwd naar de functionaliteiten van de board portal van Diligent? Klik dan hier.