Company secretary en corporate governance: een nieuwe rol

Corporate governance heeft in deze tijd van digitalisering, steeds snellere en omvangrijke informatiestromen en nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duurzaam ondernemen, een multifunctionele company secretary nodig. Een quick thinker, een bruggenbouwer die handig balanceert tussen traditionele taken en die van General Counsel.

Het werk van de moderne company secretary wordt steeds complexer. Omvangrijke informatiestromen bereiken de bestuurskamer in hoog tempo. Het destilleren van relevante informatie uit deze berg data weegt steeds zwaarder op de functie. Bovendien gaat het allemaal sneller en sneller. Volgde de boardroom enkele jaren geleden nog een strategie van vijf jaar, tegenwoordig geldt er vaak een strategisch perspectief van slechts drie jaar. Daarnaast klinken maatschappelijke issues steeds vaker door in de bestuurskamer. Een onderneming als een corporate citizen betekent het voeren van de juiste corporate governance waarbij thema’s als diversiteit en milieu steeds zwaarder wegen. Kortom, de rol van company secretary is in de loop van de jaren flink zwaarder geworden.

Deze bijzondere werknemer heeft dan ook sterke analytische en communicatieve kwaliteiten en kunnen goed analyseren. Omdat deze cruciale functie steeds breder is met een veelzijdig takenpakket is hij of zij een bruggenbouwer die een belangrijke bijdrage levert aan het creëren van draagvlak. Zij worden vaak gezien als het geweten en het geheugen van het bedrijf.

Digitalisering: steeds snellere en omvangrijke informatiestromen
Om corporate governance te borgen is digitale communicatie in de boardroom nodig. Technologie helpt bij het tegengaan van inefficiëntie en verlaagt de kosten binnen een bedrijf. Digitalisering bevordert de snelheid van communicatie met en tussen bestuurders. Dat is in de digitale wereld van vandaag niet alleen handig, maar noodzakelijk. Gelijk met de steeds grotere mogelijkheden van digitalisering en de groei van informatiestromen, neemt de behoefte aan informatie bij bestuurders toe. Informatie moet steeds sneller beschikbaar, makkelijker toegankelijk en veiliger zijn, terwijl ook de kwaliteit van die informatie steeds hoger moet zijn.

Door de toename van relevante informatie, de groei van het aantal informatiebronnen en de snelheid waarmee dit geïntegreerd moet worden in de besluitvorming, neemt ook de roep in de boardroom toe naar korte samenvattingen. Hiermee is de rol van company secretary definitief veranderd. Traditioneel bestond deze uit het verzamelen van informatie, het bundelen van dossiers vanuit de werkvloer en deze data verspreiden onder de verantwoordelijke bestuurders. Maar vandaag de dag vraagt de combinatie company secretary en corporate governance om een proactieve houding en een scherpe blik op wat belangrijk is en wat niet: om de berg data inzichtelijk te maken en te zoeken naar relevante achtergrondinformatie om zo bestuurders te faciliteren in hun weloverwogen besluitvorming.

Het corporate kompas van een onderneming
In de nieuwe corporate governance code is waardecreatie op de lange termijn een verantwoordelijkheid voor het bestuur. Er is meer aandacht voor evaluatie, verslaglegging en kennisontwikkeling op het gebied van duurzaam ondernemen. De moderne company secretary heeft hiermee een extra functie gekregen. Besluitvorming en het advies daarover moet ook tegen het licht worden gehouden van duurzaamheid. Om naar een bestendige toekomst te werken en de levensvatbaarheid van het bedrijf ook op de veel langere termijn te borgen, moeten zij te allen tijde waakzaam zijn voor het afwijken van de duurzaamheidsintenties van het bedrijf. Deze nieuwe rol wordt ook wel beschreven als het corporate kompas van een onderneming.

Company secretary en corporate governance
Naast al deze uitdagingen vervult de company secretary ook vaak de functie van general counsel. Dat betekent dat naast traditionele rollen als informatievoorziening, de voorbereiding van de besluitvormingen in de board en de verslaglegging daarvan, ook een adviesrol binnen het kader van corporate governance vervuld moet worden. De combinatie company secretary en corporate governance heeft vaak een sterke voorkeur gezien de vaak sterke juridische achtergrond van een company secretary. In de praktijk echter komen veel mensen bij deze veelzijdige rol in tijdnood. Deze combinatie van rollen kan leiden tot een spagaat tussen verschillende verantwoordelijkheden. Dat speelt vooral voor wat betreft de vertrouwelijkheid die bij beide functies spelen en het feit dat deze medewerker tussen allerlei processen, thema’s en gremia functioneert.

Deze spilfunctie betekent ook dat hij of zij op de hoogte is van uiteenlopende vertrouwelijke informatie. Neem bijvoorbeeld onderwerpen als corporate strategie, ontwikkelingen die van belang zijn bij de borging van de reputatie van het bedrijf of disfunctioneren. Sommige onderwerpen die in de Raad van Bestuur worden gedeeld, kunnen niet per se in de Raad van Commissarissen worden gedeeld. Dat omgekeerde geldt uiteraard ook. Door deze verschillende perspectieven kan, juist bij tegenstrijdigheden, een spagaat ontstaan. Als bijvoorbeeld de voorzitters niet op een lijn zitten, dan is de company secretary bij uitstek degene die daartussen zit.
Om stil te staan bij de veelzijdigheid en de zwaarte van de functie van company secretary en corporate governance tegelijk goed te borgen is het dan ook van belang dat dit wordt erkend en ingebed binnen de bedrijfsprocessen; dat is cruciaal wil de onderneming als geheel meegaan met de steeds snellere externe ontwikkelingen.

Diligent Boards
Binnen het speelveld van een steeds complexere wereld, is de omvang van de verantwoordelijkheden op het gebied van corporate governance significant toegenomen. Governance Cloud van Diligent is een volledig geïntegreerde oplossing voor het beheren van governance in bedrijven.