Het belang van een correct compliancebeleid

Sinds de economische crisis is de wetgeving aangescherpt en het toezicht geïntensiveerd. Deze nieuwe wetgeving moet het financiële stelsel versterken en verdere reputatieschade en schandalen te voorkomen. Op het niet-naleven van de regels staan strenge sancties en het voeren van een juist compliancebeleid voor ondernemingen is dan ook belangrijker dan ooit.

Stevige sancties

Wat zijn de nalevingskosten en wat zijn de consequenties van het niet volledig compatible zijn aan verschillende internationale wet- en regelgeving? Als toezichthouders zien De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) streng toe op de naleving van de wet- en regelgeving. Op non-compliance, het niet voldoen aan de wetgeving, staan dan ook stevige sancties. Zo kan er een geldboete worden opgelegd of een vergunning worden ingetrokken. In het uiterste geval kunnen verantwoordelijken binnen een bedrijf zelfs een taak- of gevangenisstraf krijgen.

Internationaal opererende ondernemingen moeten rekening houden met uiteenlopende wetgeving in verschillende landen. Door het woud aan regelgeving kan onbewust worden nagelaten zich te houden aan de lokale voorschriften.

Hoge nalevingskosten

De nalevingskosten voor compliance zijn hoog en het optuigen van een correct compliancebeleid is complex. Ook al kan het begrijpen en volgen van nieuwe verplichtingen overweldigend zijn, het is wel verplicht. Dit kunt u zien als een belemmering binnen uw organisatie of als een kans om tijd, geld en voorsprong op uw concurrent te krijgen. Daartegenover staat dat fouten in naleving op zijn minst een bedrijf financieel veel kan kosten. Goed gedrag en ethiek zijn dan ook een belangrijk onderdeel van een beleid gericht op compliance. In dat beleid moet iedereen zijn voorgelicht wat compliance voor hen individueel behelst en welke invloed naleving aan de wetgeving heeft op de gehele onderneming. Dat betekent dus dat het compliancebeleid niet gericht moet zijn op slechts een aantal afdelingen of een handjevol individuen.

Tijd is geld

Een andere kostenpost van niet-naleving is tijd. In sommige landen kunnen bedrijven hun aangiften gelukkig online indienen, maar nog steeds moet in ruim 40 procent van alle landen in de wereld schriftelijke formulieren worden ingevuld. Internationaal opererende ondernemingen zijn vaak genoodzaakt plaatselijke experts aan te nemen die wegwijs weten binnen de lokale omgeving.

Aangezien de risico’s en boetes zo hoog zijn, is het belangrijk om de nalevingskosten goed en helder in kaart te krijgen en daar strategisch op te acteren. Waar het vaak misgaat is dat veel bedrijven in de veronderstelling zijn dat compliance eenvoudig te beheren is. Maar compliance gaat niet over het invullen van slechts een aantal formulieren per jaar: er komen meestal veel administratieve werkzaamheden bij te pas. Het is daarbij van groot belang dat iemand in de organisatie continu de vinger aan de pols houdt.

Zo verschillen nalevingswetten niet alleen per rechtsgebied, diezelfde regelgeving kan ook snel veranderen. Een bijkomend probleem voor internationaal opererende ondernemingen is het feit dat in veel landen formulieren in de lokale taal in plaats van in het Engels moeten worden ingevuld. Uit de Compliance Complexity Index 2018[i] blijkt dat maar liefst 85 procent van de onderzochte landen de eis stelt dat alle communicatie in de plaatselijke taal moet gebeuren.

Multinationals die met dochterondernemingen actief zijn in meerdere landen, kunnen moeite hebben om een ​​uniform compliancebeleid op te stellen dat ervoor zorgt dat alle entiteiten een goede reputatie hebben en voldoen aan de steeds veranderende lokale regelgeving.

Een bekwaam team van experts kan helpen om zowel uniformiteit als internationale verschillen in wetgeving uit te werken om zo alle regels te begrijpen in de jurisdicties waar het bedrijf actief is. Bedrijven moeten beslissen of de processen intern kunnen worden beheerd of dat ze ondersteuning door een externe deskundige nodig hebben. Het is bovendien van levensbelang om als multinational mensen in dienst te hebben die niet alleen goed op de hoogte zijn van lokale wet- en regelgeving, maar ook de vereiste taal en cultuur kennen.

Verborgen nalevingskosten

Al met al vraagt het naleven aan de wetgeving behoorlijk wat financiële middelen van een bedrijf. Los van de arbeidskosten en administratiekosten moet iedere organisatie die een correct compliancebeleid wil optuigen, rekening houden met verborgen kosten. Zo zijn er kosten voor het opleiden van personeel. Dat personeel moet bovendien continu bijgeschoold worden om op de hoogte te blijven van veranderende wetgeving.

Ook moeten er investeringen worden gedaan in technologie. Welke systemen moeten er worden gebruikt en hoe worden ze binnen de organisatie geïntegreerd? Het ene systeem kan meer besparen dan een ander.

Datzelfde geldt voor het werken met derde partijen. Door met veel verschillende providers en advocaten te werken kan de efficiency dalen en de kosten indirect snel oplopen.

Sleutel tot succes

Compliance wordt voor bedrijven overal belangrijker, en het hebben van voldoende lokale kennis is de sleutel tot succes, evenals goed en grondig voorbereid en geïnformeerd zijn. Maar de echte sleutel tot succes is een andere benadering van de eisen die in wetgeving worden bepaald. Natuurlijk is compliance in een almaar complexere wereld een verzwaring in administratieve lasten en brengt het risico’s met zich mee dat er onbewust niet volledig voldaan wordt aan de lokale voorschriften. Maar investeren in compliance heeft ook positieve kanten. Door proactief risico’s in te schatten en deze te beheersen, kan nieuwe en toegevoegde waarde worden gecreëerd, zoals betere kwaliteit van gegevens, een positiever customer experience, gestroomlijnde processen en uiteindelijk meer winst en lagere kosten.

Bronnen

[i] Compliance Complexity Index 2018
Graydon.nl
Boardagenda.com