Corporate governance bij banken en financiële instellingen

Een goede corporate governance is voor alle bedrijven en organisaties van belang, en dat geldt zeker voor banken en financiële instellingen. Daar gaan dagelijks grote bedragen in om. Bovendien hebben ze een onmisbare maatschappelijke taak als centrale spil in het geldverkeer. Ook zijn er voor banken en financiële instellingen, zeker sinds de financiële crisis van tien jaar geleden, strenge wettelijke eisen op nationaal en internationaal niveau.

Welke invloed heeft het primaire proces van banken op hun corporate governance? En hoe kunnen digitale hulpmiddelen de Raden van Bestuur en de Raden van Commissarissen ondersteunen? In dit blog staan antwoorden op deze vragen.

Beveiliging …

Laten we eerst eens kijken naar twee belangrijke uitdagingen in het primaire proces van banken: beveiliging en controle. Naast de fysieke beveiliging van gebouwen en kluizen tegen bankroof en overvallen op geldtransporten wordt de laatste jaren digitale beveiliging steeds belangrijker. Dat is een logische ontwikkeling, nu financiële transacties ook meer en meer digitaal worden uitgevoerd. Het gevolg is dat banken geliefde doelwitten zijn geworden van hackers. Veel aanvallen worden door goede firewalls afgeweerd, maar toch zijn banken regelmatig slachtoffer van digitale diefstal waarbij geld of persoonsgegevens worden buitgemaakt, soms inclusief wachtwoorden. Hun klanten hebben te maken met een ander soort aanvallen: via een e-mail of een sms-bericht, zogenaamd afkomstig van een bank, worden regelmatig phishing-pogingen gedaan. Daarmee lukt het fraudeurs nog steeds om miljoenen buit te maken, ondanks uitgebreide voorlichtingscampagnes.

… en controle

Een tweede belangrijke uitdaging van banken zijn de uitgebreide controles die moeten worden uitgevoerd én geregistreerd. Controles van alle klantgegevens, controles van de uitgebreide interne procedures, controles van verdachte transacties, controles van de integriteit van medewerkers en andere wettelijk verplichte controles. De intern en extern opgelegde administratieve verplichtingen van alle financiële instellingen zijn de afgelopen jaren sterk toegenomen.

In een branche waarin beveiliging en controle in het primaire proces zo belangrijk zijn, is het logisch dat deze onderwerpen hoog op de bestuursagenda staan. En daarom is het juist ook in deze branche essentieel dat veiligheid en controle van het bestuur zelf goed geregeld zijn. Het gaat immers om twee van de belangrijkste aspecten van corporate governance bij banken en andere financiële instellingen.

Veilig besturen

Veilig besturen bij banken heeft vooral te maken met de opslag van vertrouwelijke bedrijfsgegevens, de uitwisseling van gegevens en de onderlinge communicatie. De opslag van vertrouwelijke gegevens is in de meeste gevallen goed geregeld, de risico’s liggen vooral bij de gegevensuitwisseling en onderlinge communicatie. Aangezien de leden van de RvB en de RvC elkaar steeds vaker buiten de vergaderingen om spreken en onderling informatie uitwisselen, groeit ook de kans dat hier iets mis gaat. Uit recent onderzoek blijkt dat veel bestuurders zich zorgen maken hierover. Toch zijn de meesten nog steeds geneigd af en toe gebruik te maken van hun persoonlijke, onbeveiligde e-mailaccount of een eenvoudige berichtenservice om met andere bestuurders te communiceren, met alle risico’s van dien. Hier kunnen geavanceerde digitale board management platforms, zoals Governance Cloud van Diligent, een oplossing bieden. Ze verschaffen niet alleen een streng beveiligde omgeving voor informatieopslag en informatie-uitwisseling tussen de leden van de RvB en RvC, maar zijn daarnaast ook gemakkelijk in gebruik.

Toezicht en inzicht

Corporate governance bij banken en andere financiële instellingen vraagt niet alleen om veiligheid, maar ook om digitale tools waarmee het gemakkelijk is om aan fiduciaire verantwoordelijkheden te voldoen. Dat betekent concreet: op elk moment en overal inzicht kunnen krijgen in de actuele stand van belangrijke bestuursonderwerpen, zoals kengetallen van het primaire proces en het toezicht hierop, bestuursactiviteiten, risico’s en bedreigingen. Ook hierbij kunnen digitale platforms een bijdrage leveren. Elke bank kan op basis van eigen wensen een eigen ecosysteem van verschillende governance-tools samenstellen, en zo zorgen voor een platform op maat. De actuele en toegankelijke gegevens vergemakkelijkt de informatievoorziening van de RvB- en RvC-leden, en draagt daarmee bij aan een betere besluitvorming.

Onder gewone omstandigheden hebben digitale hulpmiddelen al een toegevoegde waarde bij het besturen, en dat geldt zeker als er sprake is van een acute crisis. Gezien de maatschappelijke rol van banken en financiële instellingen in de samenleving is de druk van de publieke opinie op zo’n moment ook groot. Van de leden van een RvB en RvC wordt verwacht dat ze ondanks de tijdsdruk toch weloverwogen besluiten nemen. Juist dan is het noodzakelijk om actuele gegevens van relevante kengetallen snel te vinden én snel op een overzichtelijke manier te presenteren. Het gaat immers om beslissingen die vergaande gevolgen kunnen hebben. Daarom is besturen tijdens een crisis een stuk gemakkelijker als een organisatie voor die tijd al ruime ervaring heeft opgedaan met een digitaal platform.

 Moderne governance, moderne tools bij banken en financiële instellingen

Wilt u meer weten over de modernisering van de corporate governance bij uw bank of financiële instelling en de mogelijkheden die moderne governance tools u kunnen bieden? Kijk dan eens naar Governance Cloud van Diligent. Met Governance Cloud kunt u zelf de tools kiezen die uw bedrijf ondersteunen op weg naar een veiliger en effectiever bestuur. In een speciale flyer hebben we de belangrijkste modules voor financiële instellingen voor u op een rijtje gezet.

Een extra voordeel voor onze klanten: Diligent staat bekend om zijn uitgebreide introductieprogramma en goede klantenservice. Bovendien ontwikkelen we steeds nieuwe modules. Bekijk de mogelijkheden van onze software voor moderne governance of vraag direct een demo aan van Governance Cloud. We helpen u graag verder.