De risico’s van gratis online oplossingen

Het gebruik van board portals groeit snel. Onderzoeksinstituut Daedal Research voorspelt dat 67,7 procent van bedrijven wereldwijd tegen 2020 een board portal oplossing zullen gebruiken, een stijging van maar liefst 34,5 procent sinds 2015. Dit percentage komt overeen met ongeveer een derde van de bedrijven wereldwijd die een board portal oplossing zullen gebruiken. Bedrijven die deze overstap niet maken, zullen achter gaan lopen op het gebied van technologie, waardoor ze hun concurrentievoordeel kunnen verliezen.

Er zijn risico’s waar bedrijven op moeten letten bij het gebruik van een board portal oplossing of andere online oplossingen voor papierloos en digitaal vergaderen. Het belangrijkste risico bij gratis services is dat de beveiliging van gedeelde bestanden niet in eigen beheer is, maar in beheer van een onbekende derde partij.

Het is de verantwoordelijkheid van de board director of senior executive om ervoor te zorgen dat de technologie die ingezet wordt geen risico oplevert voor de vertrouwelijke of persoonlijke gegevens van uw bedrijf.

Het risico op het lekken van bedrijfsgevoelige informatie

Met de juiste board portal kunt u snel, makkelijk en veilig bestanden delen, inzien en archiveren. Maar er zijn tal van gratis online oplossingen waarmee u ook snel en gemakkelijk bestanden kunt delen, inzien en archiveren. De vraag is echter of dat wel veilig genoeg is. Iedereen kent de bekende namen wel: Google Drive, Sharepoint en Dropbox. De grote techbedrijven hebben allemaal een soortgelijke service, waarmee ze het grote publiek aanspreken. Deze online oplossingen bevatten weliswaar beveiligingsmaatregelen, maar zijn niet ontworpen om bedrijfsgevoelige gegevens waterdicht te beschermen. Het grootste probleem bij deze alternatieven voor een board portal oplossing ligt in het feit dat het delen van bestanden gebeurt door de bedrijfsgegevens buiten de beveiligde IT-omgeving van het bedrijf te brengen. Daarmee is er ook een risico dat de privacy-instellingen buiten de controle van de IT-afdeling vallen. Ook bij het maken van back-ups in de cloud kunnen bedrijfsgevoelige gegevens ingezien worden door onbevoegden. Het lekken van bedrijfsgevoelige gegevens is dan een reëel risico. Bovendien kunnen back-ups in de cloud toegankelijk worden voor hackers van de cloudprovider.

Zorgen om cybersecurity

Door het toenemende werken op afstand en de enorme hoeveelheid verschillende online oplossingen hiervoor, hebben toezichthouders steeds ernstigere zorgen over cybersecurity. Gelukkig evolueert de technologie van board portal oplossingen snel en zijn er gerenommeerde aanbieders als Diligent die aan de toenemende wettelijke eisen voldoet. En de beveiligingsmaatregelen blijft verbeteren om hackers een stap voor te blijven. Daarmee neemt Diligent ook werk uit handen van de IT-afdeling, die zelf geen ingrijpende beveiligingsmaatregelen hoeft te treffen vanuit de wet- en regelgeving.

Board portal oplossing van Diligent

De board portal oplossing van Diligent en de andere producten die deel uitmaken van het Governance Cloud-ecosysteem worden ondersteund door veilige services en een infrastructuur van wereldklasse, zodat bestuursleden de zekerheid hebben dat hun werk te allen tijde vertrouwelijk en veilig blijft voor hackers. De softwareoplossingen van Diligent zijn ISO- en TRUSTe-gecertificeerd en internationaal gecontroleerd. Beveiligingsmaatregelen omvatten robuuste aanpasbare codering en gegevenstoegang. De functie voor wissen op afstand beschermt bestuursleden wanneer een mobiel apparaat verloren, gestolen of beschadigd raakt. Weten hoe Diligent voor uw organisatie kan werken? Klik hier.