Nieuwe governance software voor digitaal archief en voorbereiding bestuursvergaderingen

Nieuwe noden

De globalisering, de snelle evoluties, de vele onzekerheden en de complexiteit van het huidige bedrijfsbeleid vergen veel overleg aan de bedrijfstop. Bestuurders en managers moeten dus voortdurend gegevens met elkaar uitwisselen. Bijvoorbeeld om de voortgang van projecten te rapporteren of om bestuursvergaderingen of comités voor te bereiden. Informatie en data zijn hiervoor niet alleen de grondstof maar zelfs het nieuwe goud. Een eigen digitaal archief wordt dan de noodzakelijke kluis.

Nieuwe bedreigingen voor bestuurders

De bescherming tegen hacking en andere cyberaanvallen vereist grote inspanningen. Bedrijfsspionage is een reëel probleem. Gegevenslekken of een onzorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie hebben desastreuze gevolgen. Het respect voor de privacy vergt sinds de GDPR bijkomende investeringen. Governance codes roepen bestuurders op om hun discretieplicht serieus te nemen…

We weten al langer dat e-mail of andere berichtenapplicaties niet de meest betrouwbare of efficiënte communicatiekanalen zijn voor vertrouwelijke dossiers van raden van bestuur of directiecomités. Ook gedeelde netwerkschijven of kant-en-klare cloudoplossingen garanderen geen volledige veiligheid.

Nieuwe oplossingen: een het digitaal archief

Alleen met de modernste software en een meegroeiende technologische infrastructuur kan u algemene real time datatoegang vanuit een ruim en flexibel groot gebruiksgemak blijven combineren met een maximale veiligheid.

Gelukkig biedt het board portal van Diligent met zijn nieuwe oplossingen ‘Secure Meeting Workflow’ en ‘Secure File Sharing’ nieuwe opties om het bestuur naar een nog hoger kwaliteitsniveau te tillen. Het gaat hier niet enkel meer om communiceren of informatie uitwisselen. Het gaat nu ook over effectief samen vergaderingen voorbereiden en beslissingen adequaat afhandelen. Want niet alleen bij de voorbereiding van bestuursvergaderingen maar ook bij ander overleg tussen management en bestuur vormt het veilig invoeren, bewerken, opslaan en delen van vertrouwelijke informatie de kern van een moderne corporate governance. Een efficiënt digitaal archief vormt hiervoor een noodzakelijk sluitstuk.

• Secure File Sharing

  De voordelen van een digitaal archief:
  * minder risico, meer veiligheid
  * betere samenwerkingsmogelijkheden
  * betere gegevensbescherming
  * efficiënte automatisering

  De belangrijkste kenmerken van ‘Secure File Sharing’

  1. Veiligheid is het startpunt

  Wie welke toegang heeft tot welke versleutelde vergaderdocumenten in de virtuele opslagruimte kan eenvoudig bepaald en gecontroleerd worden. Het digitaal archief garandeert ook dat een opgeslagen document effectief het oorspronkelijke document is. Een bericht kan nauwelijks bij een verkeerde bestemmeling terechtkomen. Dit cloud-platform staat bovendien volledig los van het zakelijke e-mailnetwerk en van de interne IT-afdeling.

  2. Samenwerken met een maximaal gebruiksgemak.

  In het besloten en afzonderlijk digitaal archief kunnen enkel de bevoegde interne (zoals directie en bestuurders) of externe betrokkenen (zoals toezichthouders of auditors) dagordes en andere documenten droppen of ophalen. De heldere structuur maakt het steeds mogelijk om alle informatie snel en eenvoudig terug te vinden. De gebruikers kunnen de gerepertorieerde documenten ook gemakkelijk bewerken of van commentaar voorzien. Tekstaanpassingen zijn traceerbaar en de bestemmelingen worden automatisch verwittigd. Voor elke vergadering staat de nodige documentatie bijgevolg altijd op punt.

  3. Discretie verzekerd

  De vertrouwelijke behandeling van allerhande strategische, financiële of juridische informatie is vaak wettelijk verplicht. Op de servers van een bedrijfsnetwerk is nauwelijks te controleren wie wat kan lezen of aanpassen. In dit besloten netwerk zijn de toegangs-en schrijfrechten duidelijk vastgelegd: minder mensen krijgen inzage in de bedrijfsgeheimen.

  Bovendien voorziet de extra module ‘Secure Meeting Workflow’ een bijkomende  automatisering. Iedere gebruiker van het digitaal archief wordt stap voor stap door het voorbereidingsproces begeleid, met automatische herinneringen. Het samenstellen, verspreiden en beheren van bestuursmateriaal ter voorbereiding van bestuursvergaderingen wordt zo automatisch gestroomlijnd.

  Secure Meeting Workflow

  Secure Meeting Workflow van Diligent automatiseert het voorbereiden van bestuursvergaderingen: het samenstellen, beheren en verspreiden van bestuursmaterialen.

  De tool “Meeting Work Flow” leidt de gebruiker door een stappenplan om bestuursvergaderingen voor te bereiden in een beveiligde omgeving.
  De tool “Secure File Sharing” biedt een veilige omgeving voor versleutelde documentuitwisseling  tussen verschillende partijen.