Digitaal vergaderen, een efficiënte en kostenbesparende oplossing

Digitaal vergaderen, het is de efficiënte oplossing om werktijd te creëren in plaats van reistijd te verliezen. En het werkt ook nog eens sterk kostenbesparend. Maar hoe bereikt u de meest optimale resultaten? En waar moet u opletten als u besluit digitaal te vergaderen?

Digitaal vergaderen is de meest logische oplossing om tijd en geld te besparen. Zo blijkt uit onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek[i] dat werknemers in Nederland gemiddeld 6,5 uur vergaderen per week. Amerikaans onderzoek laat zelfs zien dat CEO’s een derde van hun werktijd (18 van de 55 uur per week) aan de vergadertafel zitten. En dat kost uiteraard geld, veel geld. Zo zijn de kosten voor vergaderen in Nederland alleen al geschat op zo’n slordige 25 miljard euro per jaar. Onderzoeksbureau Interview NSS heeft het doorgerekend. En wat blijkt? Van de 6,5 uur vergaderen gaat bijna de helft naar reistijd. Vervoer van en naar een vergadering kost bedrijven en organisaties 12 miljard euro per jaar.

Voordelen digitaal vergaderen
Behalve besparingen in tijd en geld heeft digitaal vergaderen veel voordelen ten opzichte van fysiek vergaderen. Zo blijkt dat het niet alleen in reistijd, maar ook in vergadertijd bespaart. Deelnemers aan digitale vergaderingen hebben de neiging sneller en efficiënter te handelen dan wanneer ze samen in een ruimte zitten. Even tijd voor een sociaal praatje bij de koffie vervalt bij digitale vergaderingen.

Het werkt dus productiviteitsverhogend. Bovendien kunnen collega’s ook even kort meedoen aan een digitale vergadering om bijvoorbeeld hun visie over een bepaald onderwerp te geven. Zij hoeven bij een digitale vergadering niet voor volle vergadering aanwezig te zijn. Werknemers kunnen ook even snel aanhaken om informatie uit te wisselen. Een korte online bespreking kan verhelderend werken en snel misverstanden wegnemen. Dat werkt een stuk sneller en overzichtelijker dan een uitgebreide e-mailwisseling. En niet onbelangrijk,het is ook goed voor het milieu. Het verlaagt de filedruk en bij internationale vergaderingen hoeft er minder gevlogen te worden. Het draagt dus bij aan het verminderen van de CO2-uitstoot.

Digitaal vergaderen heeft nog meer voordelen vergeleken met ‘ouderwets’ vergaderen. Bedenkt u zich maar eens de voordelen van het overzichtelijk opslaan van de online vergaderstukken. De agenda, notulen, besluitenlijst, beleidsnotities, dossiers, het is allemaal heel toegankelijk te raadplegen in een online vergaderdocument. Dat document is ook nog eens altijd automatisch de meest actuele, zodat er geen verwarring meer kan ontstaan wanneer er meerdere versies in omloop zijn.

Digitaal vergaderen invoeren
Het mag duidelijk zijn dat een moderne organisatie met een moderne bedrijfsvoering ook digitaal vergaderen moet invoeren. Maar hoe implementeer je dat zo soepel mogelijk? Om de invoering zo goed mogelijk te laten verlopen is het het beste om de implementatie stap voor stap uit te voeren.   Zo kunnen eventuele invoeringsproblemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en opgelost. Let er wel op dat tijdens deze tussenfase het ondersteunend personeel, zoals de secretaris, de secretaresse, de griffier en de bestuurssecretaris, geen dubbel werk hoeven te doen.

Ook is het belangrijk om er goed op te letten dat er tijdens de overgang naar digitaal vergaderen geen stukken kwijtraken of niet worden geactualiseerd. Zorgvuldigheid en een goede regie zijn in deze fase van groot belang. Datzelfde geldt ook voor het latere gebruik van de digitaal aangeleverde bestuurstukken. Zijn er leden die alsnog de stukken uitprinten, dan is er een grote kans dat er zowel een digitale als een analoge documentenstroom ontstaat. Het is daarom heel belangrijk – ook in de fase van omschakeling van analoog naar digitaal – dat er een standaard werkproces wordt ingericht dat voor alle betrokkenen glashelder is. Zo moet vooraf duidelijk zijn hoe de stukken worden aangeleverd, hoe de stukken worden gepubliceerd en hoe de stukken kunnen worden geraadpleegd. Een uniforme werkwijze is kortom noodzakelijk om digitaal vergaderen goed te laten verlopen.

Bij de inrichting van digitale vergaderingen moet ook helder in kaart worden gebracht wie de stukken aanlevert en op welke wijze. Krijgen bestuursleden de stukken aangeleverd per e-mail, worden ze in een gedeelde online map geplaatst, gedeeld via een workflow systeem of via een zakensysteem? Ook bij deze keuze is uniformiteit leidend.

Ook moet worden vastgesteld welke eisen er gelden ten aanzien van de archivering van de vergaderstukken. Gelden er bijvoorbeeld NEN- of ISO-normen, zoals 15489, 2082, 23081, bij het (langdurig) bewaren van de stukken en besluiten? In dat geval is het belangrijk te weten welke metadata er bij de stukken moeten worden opgeslagen en is het waarschijnlijk wettelijk verplicht dat alles opgeslagen wordt als een pdf/a-bestand.

Maak tot slot voor het proces van de invoer van digitaal vergaderen vooraf ook een businessplan. Zo kan in een later stadium geïnventariseerd worden of en hoe hoog de besparingskosten zijn in vergelijking met analoog vergaderen. In het businessplan moet worden ogenomen:

1. Hoeveel vergaderingen er plaatsvinden;
2. Wat de gemiddelde reisafstand is (als wordt gewerkt vanaf verschillende locaties);
3. Wat de gemiddelde duur is van een vergadering;
4. Hoeveel deelnemers er op kantoor zijn en hoeveel op afstand;
5. Wat de reiskosten bedragen (inclusief reistijd).

Goede hardware, goede software
Niets is zo belangrijk als goede instrumentaria. Zorg bij de beslissing om digitaal te gaan vergaderen voor een stabiele breedbandverbinding, een goede headset en webcam en een soepel functionerende computer, laptop of tablet. Met sommige apps kun je ook via smartphones aan online meetings deelnemen.

Diligent biedt een uitstekend pakket software voor online bestuursvergaderingen. Beheerders kunnen eenvoudig en efficiënt digitale bestuursdocumenten samenstellen en verspreiden. De betrokken bestuurders kunnen deze documenten vervolgens openen op een mobiel apparaat. Wanneer bestuurders documenten hebben gedownload, kunnen ze deze offline openen om door te nemen, zich voor te bereiden op de vergadering en aantekeningen te maken, waar ze ook zijn.

Bronnen

[i] Centraal Bureau voor de Statistiek