De digitale transformatie van de Raad van Bestuur

Loopt u voorop om de kansen van de digitale transformatie te benutten?

Een bedrijf runnen in 2030, hoe zou dat eruit zien? Heeft u daar al eens over nagedacht? Of misschien is in dit geval fantaseren of dagdromen beter dan nadenken. Dan durft u wellicht gemakkelijker hele nieuwe dingen te verzinnen, groots en meeslepend, en niet zomaar een kleine aanpassing van de huidige gang van zaken. Laten we het gewoon eens doen, ons een beeld vormen van uw organisatie in 2030!

Wat verandert er in de toekomst?

Welke aspecten van de bedrijfsvoering komen in u op? Bijvoorbeeld een totaal nieuwe aanpak van het primaire productieproces, waarin uw bedrijf geen standaardproducten meer maakt, maar voor elke klant of groep klanten een gepersonaliseerd item fabriceert, precies afgestemd op hun omstandigheden en wensen.

Misschien is uw grootste droom de overgang naar een duurzame productie, waarin uw bedrijf alle stroom zelf opwekt, het afvalwater op eigen terrein reinigt, meer natuurlijke ingrediënten gebruikt, en de goederen na gebruik geen milieuschade opleveren. Of heeft u vooral aandacht voor sociale aspecten van uw bedrijf, zoals meer diversiteit van medewerkers, verbeterde werkomstandigheden en meer opleidingsmogelijkheden?

Het kan ook zijn dat u droomt van een science fiction scenario, met robots die uw klanten te woord staan via de telefoon, robots in de productie en robots in de logistiek. Kortom: een vergaande technologische ontwikkeling met een belangrijke rol voor kunstmatige intelligentie die (productie)processen aanstuurt, een zelflerend systeem op basis van relevantie productie- en verkoopgegevens die, dat spreekt voor zich, automatisch worden geregistreerd.

De digitale transformatie en de bestuursraad

Hoe uw toekomstidee er ook uitziet, een belangrijke vraag is natuurlijk ook: Hoe gaan uw Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen in de toekomst functioneren? En hoe is uw bedrijfsvoering in 2030 veranderd ten opzichte van 2018? Mijn stellige verwachting is dat digitalisatie daarbij een belangrijke rol gaat spelen. Opslag van gegevens in de cloud, business intelligence gebaseerd op big data, groeiende mogelijkheden voor informatie-uitwisseling en communicatie, dat zijn ontwikkelingen waar geen enkel bedrijf omheen kan. En denk ook aan de bijbehorende vraagstukken, zoals de beveiliging van alle gegevens, de garantie van privacy en de bedrijfscontinuïteit.

Een paar kwesties waar u mee te maken kunt krijgen:

• De verschillende IT-systemen in uw bedrijf kunnen steeds meer parameters en gegevens verzamelen. Blijft u ze opslaan op uw eigen server, of kiest u voor opslag in de cloud? In beide gevallen moet u beslissen welke eisen u stelt aan de beveiliging tegen inbraak van buitenaf, en hoe u binnen uw organisatie de toegang tot de informatie regelt.
• Uit de groeiende hoeveelheid gegevens die uw IT-systemen opleveren, ook wel big data genoemd, kunnen analisten steeds meer informatie halen. Daarmee krijgt u meer inzicht in bijvoorbeeld de wensen van uw klanten, de productiviteit van verschillende machines of afdelingen, en de winstmarges van uw producten. Als lid van de RvB of RvC kunt u dankzij deze business intelligence betere besluiten nemen. Tegelijkertijd vragen dergelijke systemen om zorgvuldige manieren om de privacy van uw klanten en uw medewerkers te garanderen. Heeft u daarvoor al beleid opgesteld?
• Dankzij smartphone, tablet en laptop zijn de leden van uw RvB en RvC op elk moment bereikbaar. De onderlinge contacten zijn niet meer beperkt tot de vergaderingen en misschien een tussentijds telefoontje. Bovendien is ook alle relevantie informatie overal en altijd toegankelijk. Heeft u al nagedacht hoe u deze mogelijkheden kunt inzetten voor een beter bestuur, voor een moderne Corporate Governance?
• Nu (bijna) alle processen en medewerkers van in uw organisatie afhankelijk zijn van IT, rijst ook de vraag: Hoe is de continuïteit van de verschillende IT-systemen gewaarborgd?

Alle ontwikkelingen rond IT vragen van u een actieve houding. U moet – op zijn minst in grote lijnen – weten wat er speelt op het gebied van informatietechnologie. Alleen dan kunt u bepalen of die ontwikkelingen voor uw bedrijf interessant zijn.

Gaat u mee met de tijd?

Gaat uw organisatie mee met de tijd en bent u bewust bezig met de digitale transformatie? Bent u voorloper, behoort u tot de middenmoot, of loopt u op dit moment misschien achteraan? Wat uw situatie ook is, u kunt op elk moment besluiten dat digitalisering belangrijk is voor uw bedrijf, en dat het onderwerp tijdens elke vergadering van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen een plaats op de agenda verdient.

Natuurlijk betekent dat niet dat alle leden van de RvB en RvC op de hoogte moeten zijn van alle ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie, maar het is wel raadzaam om te zorgen voor een of meer leden die kennis hebben van IT en die met belangstelling de trends volgen. Die weten wat er allemaal mogelijk is, en die de voor- en nadelen van alle verschillende systemen, technieken, apparaten, programma’s en social media platforms kunnen vertalen naar uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan productie met behulp van 3D-printers, integratie van internationale bestel- en betaalsystemen of het gebruik van platforms als Diligent Cloud voor een optimale werkomgeving voor bestuurders.

Misschien is de aandacht voor digitalisering een goede reden om een jonger lid voor uw RvB of RvC aan te trekken, want de nieuwe generatie bestuurders is van jongs af aan opgegroeid met computer en smartphone, en daarom kunnen ze zich meestal gemakkelijker voorstellen welke voordelen een bepaalde nieuwe IT-toepassing met zich mee brengt. Met een of meerdere jongere bestuurders brengt u ook meer diversiteit in uw Raden, en dat heeft positieve gevolgen voor de uw organisatie, zoals we in een eerder blog beschreven.

2030

Terug naar de vraag van het begin: uw gedroomde organisatie in 2030, hoe ziet die eruit? En wat kunt u nu al doen om een stap te zetten in de gedroomde richting? Op het vlak van digitalisering, en op andere vlakken? Als het de organisatie van uw bestuur betreft, helpen we u graag een digitale stap vooruit: Diligent Cloud, onze geïntegreerde oplossing voor bestuursmanagement, maakt een goede governance gemakkelijk. Vraag vrijblijvend een demo aan.

De digitale transformatie betreft ook het functioneren van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. Informeer eens naar Governance Cloud, en ontdek de governance tools die het bestuur van uw organisatie vergemakkelijken.