Daadkracht in de directiekamer: een benchmarkonderzoek door Diligent

Onderzoek door Diligent onder secretarissen, general counsels en directiesecretaresses in de Benelux maakt duidelijk hoe raden van bestuur en hoofddirecties kansen zien om hun efficiëntie en daadkracht te versterken. Het onderzoek liep van 31 augustus tot 5 oktober 2017 en had als doel de belangrijkste succesfactoren voor succesvolle samenwerking in de boardroom op een rij te zetten

Een selectie van de resultaten van deze benchmark:

• Teamsamenstelling heeft grote impact op samenwerking in de hoofddirectie, maar is lastig
• Managementinformatie heeft de sterkste impact op effectiviteit van het boardteam
• De meeste bedrijven vinden zichzelf innovatief, maar zijn in de praktijk lang niet altijd even vooruitstrevend als het gaat om adoptie van technologie en tools in de boardroom

Team samenstelling heeft impact op samenwerking in boardroom

Een meerderheid van de ondervraagde secretarissen geeft aan dat het een uitdaging was om de juiste mensen in het bestuur te krijgen, en dat het een complexe taak was om samen te werken.

Ongeveer 73% van de ondervraagden zegt dat het samenstellen van een effectief team in het bestuur de belangrijkste factor was om tot een effectieve samenwerking te komen. Bestuursambitie was de andere factor om samen te werken op bestuursniveau, volgens 63%. En ongeveer 60% zei dat het bereiken van open-minded samenwerking een belangrijke factor was om leden van de raad van bestuur samen te laten werken.

De ondervraagde general counsels en directiesecretaresses vinden dat de besluitvorming door het bestuur en het management te traag verloopt en dat obstakels in de communicatie de belangrijkste reden daarvoor zijn.

Een strakke organisatie bedreigt de innovatiekracht

Hiërarchie en ongedeelde informatie beperken ook het vermogen van bestuursleden in de Benelux om te innoveren. Van de ondervraagden zegt 42% dat innovatie het hoofddoel was dat hun raden en management moesten nastreven, maar 72% is van mening dat bedrijfsorganisatie – hiërarchie, onvoldoende gedeelde informatie en beperkte communicatie – dit doel in de weg staan.

Een nog grotere behoefte betreft een betere ‘etiquette’ op bestuursvergaderingen. In de Benelux zijn bestuursvergaderingen vaak te los van proces en structuur, wat de effectiviteit van debat en besluitvorming niet ten goede komt. Ongeveer de helft van alle respondenten gaf dit aan als een frustratie.

De agenda zelf wordt vaak buiten beschouwing gelaten, waardoor het resultaat van een bepaalde vergadering moeilijk kan worden. Er moet meer aandacht worden besteed aan de wijze waarop de vergaderingen worden georganiseerd. Sommigen stellen voor om zelfs de frequentie van de vergaderingen te wijzigen, en gebruik te maken van een ander model voor de structuur. Een meer radicaal koers staat ongeveer 20% van de ondervraagden voor: zij stellen voor om vergaderingen in verschillende groepen op te splitsen, met verschillende deelnemers voor specifieke onderwerpen.

Innovatief, maar adoptie van technologie in boardroom verloopt traag.

De meeste bedrijven vinden zichzelf innovatief (early adopters/early majority), maar zijn in de praktijk lang niet altijd vooruitstrevend als het gaat om adoptie van technologie en tools in de boardroom.

Er lijkt niet direct een probleem. Bijna alle geïnterviewde secretarissen en hoofden directiesecretariaat vinden namelijk dat zij een redelijke hoeveelheid tijd besteden aan het bij elkaar te brengen van de nodige documenten voor bestuursvergaderingen, het archiveren daarvan en het verlenen van de noodzakelijke ondersteuning.

Een deel van het probleem is de snelheid waarmee alle noodzakelijke informatie goed stroomt binnen de directiekamer. De connectie tussen management- of management team bijeenkomsten, communicatie met het bestuur en de implementatie op operationeel niveau is te traag. Er ontbreekt in veel gevallen aan automatisering of tooling die dit soort communicatie ondersteunt, wat op zijn beurt leidt de verbetering van het besluitvormingsproces kan belemmeren.

Het is duidelijk dat de informatie en analyse die door het management wordt geleverd, sterke invloed heeft op de effectiviteit van het bestuursteam. Het (nog effectiever) delen van die informatie onder bestuursleden en andere belanghebbenden is daarbij een belangrijk onderwerp.

Veiligheid en technologie: boost nodig 

Het is opmerkelijk dat bijna alle ondervraagden zich als “Early Adopters” beschouwen als het gaat om technologie, maar er tegelijkertijd veel ontevredenheid is over de huidige, beschikbare technologie. Ongeveer 60% van de ondervraagden vond dat slimme technologie cruciaal is om de efficiëntie van het directieteam te borgen en liefst te verbeteren.

Er is bijzondere bezorgdheid over de beveiliging van de communicatie. De secretarissen komen met een reeks van voorstellen voor beveiliging: ten eerste zou het gebruik van encryptie voor alle gevoelige documenten verplicht moeten zijn. Werken in de cloud voor betere beveiliging is een logische stap. Wanneer er zeer gevoelige informatie is gedeeld, moet alles wat afgedrukt is na vergaderingen direct worden vernietigd. Stukken op de server mogen daarbij niet beschikbaar zijn voor ongeautoriseerde gebruikers.

Het zou ideaal zijn als documenten die gebruikt worden in board of managementvergaderingen in een veilige app in de cloud worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn via een speciale login en wachtwoord geassocieerd met het bedrijfsaccount.

Documenten die onder bestuursleden worden gedeeld dienen altijd ‘encrypted’ te zijn, en online informatie moet altijd beveiligd zijn en niet worden afgedrukt. Indien toch afgedrukt, zoals hierboven al gezegd, moeten deze stukken na de vergadering vernietigd worden zodat ze niet kunnen kwijtraken of in de verkeerde handen terecht kunnen komen.

Boards anno nu: (nog) meer doen in minder tijd

Uit de benchmark blijkt dat veilige en efficiënte communicatie een effectief middel is om obstakels te verhelpen, informatie te delen en zo de prestaties van het bestuur te verbeteren.

Verbeterde ondersteuning met inzet van de juiste technologie zou een belangrijke stap in de goede richting zijn, blijkt uit het onderzoek. Een slimme combinatie van de juiste organisatorische en technologische veranderingen helpen bestuursleden beter samenwerken.

Het is interessant dat de enquête geen duidelijke consensus geeft over de vraag of bestuursvergaderingen te veel tijd in beslag nemen. Vooralsnog lijken secretarissen en bestuursleden te denken dat ze “de tijd in beslag nemen die nodig is.” Mogelijk ligt er voor menig directieteam nog een wereld aan kansen open om de daadkracht in boardroom verder een boost te geven.