Diligent Entities: Ook dochterondernemingen moeten goed beheerd worden

Vandaag is het voor een onderneming relatief gemakkelijk om wereldwijd nieuwe dochterondernemingen op te richten. Bedrijven overnemen of opsplitsen, verkoopfilialen installeren: het heeft dankzij het digitale tijdperk nog weinig voeten in de aarde…

Er is echter één belangrijke schaduwzijde waar zeker de bedrijfsjuristen en Company Secretaries voor zullen waarschuwen: deze expansie kan al gauw leiden tot een onoverzichtelijke wirwar van maatschappijen en vennootschappen in binnen- en buitenland. Omdat alle dochterondernemingen een aparte rechtspersoonlijkheid met rechten en plichten hebben, moeten ze natuurlijk ook goed bestuurd en beheerd worden. Elke rechtspersoon dient zich te schikken naar de heersende wetgeving, die per land en zelfs per regio danig kan verschillen.
100% compliance wordt dan een zware uitdaging. “Hoe meer filialen, hoe meer risico.” is hier geen loze kreet.

De moedermaatschappij van een groeiende en zich internationaliserende ondernemingsgroep moet er bijgevolg alles aan doen om in zijn vennootschapshuishouding een of andere vorm van consistent “entiteitsbeheer” te ontwikkelen. Denk hierbij aan een werkwijze om bij alle maatschappijen de administratieve verplichtingen correct na te leven en de wettelijke bedrijfsgegevens correct up to date te houden.

Zeker na de financiële crisis rust er een grotere aansprakelijkheid bij de bestuurders ten aanzien van een dergelijke governance- en compliancetaken. Zelfs als de concrete werklast hier vooral bij de secretaris-generaal (Company Secretary), de (fiscale) boekhouding of de bedrijfsjuristen terecht komt, blijven de bestuurders juridisch aansprakelijk voor mogelijke fouten. Verder worden die filialen meestal enkel door bedrijfsinterne bestuurders aangestuurd. Slecht heel zelden komen daar externen of onafhankelijken aan te pas.

Hoe kunt u nu zo gemakkelijk mogelijk die maximale juridische compliance voor de volledige entiteit en de dochterondernemingen georganiseerd krijgen?

We overlopen enkele mogelijkheden:

• Ofwel maakt u een bepaalde afdeling of subgroep volledig verantwoordelijk voor het beheer van alle entiteiten of dochterondernemingen. Die groep moet dan wel de concrete behoeften van alle andere belanghebbenden goed kennen.
• Ofwel blijft u verwachten dat uw interne juridische teams dit kunnen blijven bolwerken. Impliciet wil u dus dat ze steeds meer moeten doen met dezelfde of minder middelen. Al was het maar omdat de regelgeving blijft evolueren en de groep wellicht ook blijft groeien.
• Ofwel besteedt u dit gewoon uit aan externe en misschien te dure vakspecialisten.
• Ofwel – en dat lijkt ons de beste oplossing – implementeert u Diligent Entities, software voor het beheer van dochterondernemingen van Diligent. Deze staat in voor de automatisering van alle gegevensstromen rondom die wettelijke en administratieve formaliteiten van het vennootschapsbeheer

De voordelen zijn legio:

1. Het unieke kenmerk is ook het grootste voordeel: U beschikt over een bedrijfsbreed systeem dat alle data in real time op één enkele plek centraliseert. Via deze unieke rapporteringstool krijgt u meteen toegang tot de juiste en actuele overzichten. U creëert als het ware één centrale gezaghebbende bron van waarheid voor al uw gegevens omtrent elke dochteronderneming.
2. U beperkt de risico’s op niet-naleving, want dit systeem stelt u in staat om op een eenvoudige manier alle wettelijke verplichtingen voor elke dochteronderneming nauwkeurig, correct en tijdig na te leven.
3. U brengt de organisatie van moeder- en dochterondernemingen volledig en overzichtelijk in kaart. Voor audit- en rapportagedoeleinden hebt u vanop het centraal niveau een actueel zicht op de bedrijfsadministratie qua transacties, deponering, rapportering en audit.
4. U kan uw plaatselijke leidinggevenden van de filialen op tijd adviseren over hun bestuurlijke opdrachten en complianceverantwoordelijkheden. Tegelijk bent u bereikbaar voor al hun adviesvragen of deze van hun raadgevers of accountants.
5. U beschikt altijd snel over de relevante data, formulieren, documenten, statuten of akten. Het systeem functioneert als een beveiligde digitale archiefkast.
6. U kan er kwalitatieve en kwantitatieve gegevens uit extraheren. U kan die sorteren en visueel presenteren in grafieken. Zo maakt u een grote hoeveelheid informatie gemakkelijk verteerbaar.
7. U hebt controle over de toegangsrechten van ieder die bepaalde data moet kunnen gebruiken. Het platform stelt u zelfs in staat om beperkingen op te leggen aan wie de toegangsparameters kan wijzigen.
8. U krijgt de mogelijkheid om documenten zoals contracten en statuten rechtsgeldig te ondertekenen.
9. U kan dit entiteitsbeheer probleemloos aansluiten of integreren met andere Diligent-toepassingen.

Als lezer zal u intussen wel vermoeden dat Diligent hier instaat voor een mooie correlatie tussen de taken van dit “entiteitsbeheer” en die rond deugdelijk bestuur of corporate governance.